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25.06.2021

Interne Kommunikation

5 Min. Lesezeit

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Kanäle der internen Kommunikation im Vergleich

Die Arbeitswelt befindet sich in einem kontinuierlichen Wandel. Allein in den vergangenen 20 Jahren haben die umfassendsten Veränderungen seit der Industrialisierung stattgefunden. Zusammen mit der Arbeitswelt verändern sich auch die Herausforderungen für Unternehmen. Die wichtige Stellung der internen Kommunikation wird von Unternehmen zwar endlich mehr und mehr erkannt. In diesem Beitrag nehmen wir die bekanntesten Kanäle für die interne Kommunikation unter die Lupe und zeigen, warum eine moderne Mitarbeiter-App die Nase vorn hat.

3 Gründe, warum interne Kommunikation wichtig ist

Neue Arbeitsformen wie Mobile Work und Home-Office stehen im Kontrast zu dem hohen weltweiten Anteil an Mitarbeitenden ohne Schreibtisch (rund 80 Prozent) und veralteten Lösungen wie dem Intranet mit all seinen Nachteilen. Eine gut funktionierende und strategisch geplante interne Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsgarant für Arbeitsprozesse, stärkt die Mitarbeiterbindung sowie die Teamkultur und wirkt sich auch wirtschaftlich positiv aus.

1. Mitarbeiter:innen erwarten eine funktionierende und transparente interne Kommunikation

Mitarbeitenden ist ein funktionierender Informationsfluss im Unternehmen äußerst wichtig, da eine verlässliche Informationsstruktur die Basis für das Gelingen sämtlicher Aufgaben im Tagesgeschäft sowie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit darstellt. Zugleich ziehen Beschäftigte ein hohes Maß an Mitarbeitermotivation aus dem Gefühl, dazuzugehören und durch zielgruppengerechte interne Kommunikation als wichtiges Mitglied im Unternehmen Wertschätzung zu erfahren. Zu einer wertschätzenden Kommunikation gehört auch, dass Mitarbeitende wichtige Neuigkeiten über die internen Kanäle mitgeteilt bekommen und nicht erst aus der Presse erfahren.

In einer Studie der Universität Hohenheim gaben die befragten Mitarbeiter:innen unter anderem an, dass die interne Kommunikation für sie persönlich wichtig bzw. sehr wichtig sei (91,5 Prozent)

2. Die Kluft überwinden und motivieren

Rund 80 % der Arbeitnehmer:innen weltweit arbeiten nicht am Schreibtisch. Das Problem: Diese sogenannten „Non-Desk-Worker“ werden durch herkömmliche Kanäle wie etwa E-Mail nicht erreicht und bekommen relevante interne Informationen nicht rechtzeitig mit. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter:innen, die am Schreibtisch tätig sind, von immer neuen Tools und Programmen profitieren, während sich für ihre Kolleg:innen im Lager oder der Produktion meist nichts verändert: Sie beziehen Informationen noch immer über Aushänge am Schwarzen Brett. Die nötigen Tools vorausgesetzt, sollte die interne Kommunikation darauf abzielen, die Kluft im Unternehmen zu überwinden und alle Mitarbeitenden standortunabhängig zu erreichen.

Eine funktionierende interne Kommunikation, die jedes Teammitglied ernst nimmt, wirkt sich auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen aus, die sich wertgeschätzt fühlen und daraus einen Großteil ihrer Motivation ziehen. Zu dem gleichen Ergebnis kommen die Studienteilnehmer der Universität Hohenheim: 90,7 Prozent halten die interne Kommunikation für wichtig bzw. sehr wichtig für die Mitarbeitermotivation.

3. Kollaboration stärken und Unternehmenserfolg sichern

Auch die Art und Weise, wie in Unternehmen zusammengearbeitet wird, hat sich Laufe der vergangenen Jahre und im Zuge von New Work verändert. Gab es früher feste Abteilungsstrukturen, in denen einzelne Projektschritte nacheinander durch die Abteilungen abgearbeitet wurden, dominiert in modernen Unternehmen immer mehr die Projektarbeit. Für jedes Projekt werden kompetente Mitarbeiter:innen z.B. aus Marketing, HR, IT oder Produktentwicklung in hoch spezialisierten, interdisziplinären Teams zusammengefasst. Für eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit muss auch die interne Kommunikation durch die entsprechenden Tools effizient und intuitiv bedienbar aufgestellt sein 88,8 Prozent der Studienteilnehmer der Universität Hohenheim bezeichnen die interne Kommunikation als wichtig bzw. sehr wichtig für die effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen.

Doch auch auf den Unternehmenserfolg wirkt sich eine funktionierende interne Kommunikation aus. Im Einzelhandel beispielsweise können gut informierte Mitarbeiter:innen deutlich umfassender und kundenfreundlicher auf der Fläche agieren – ein klarer Wettbewerbsvorteil. Zudem fühlen sich gut informierte Mitarbeiter:innen besonders wertgeschätzt und bauen eine starke Bindung zu ihrem Unternehmen auf, wodurch Fluktuationskosten geringer ausfallen.

Interne Kommunikation: Kommunikationskanäle im Vergleich

Mit einem modernen internen Kommunikationskonzept sollten zum einen sämtliche Mitarbeitenden im Unternehmen standortübergreifend erreicht und darüber hinaus mit für sie relevantem Content informiert werden.

Dazu ist es wichtig, dass Sie:

  • Ihre Zielgruppe kennen und verstehen (welche Sorgen, Ängste, Wünsche und Probleme haben die Personas im Betrieb?)
  • wissen, wer mit wem über welche Inhalte kommuniziert
  • analysieren, welche Rolle die Kommunikation im täglichen Workflow spielt
  • erkennen, welche Schwierigkeiten eindeutig auf eine schlechte interne Kommunikation zurückzuführen sind

Wir stellen Ihnen nachfolgend die bekanntesten Kommunikationskanäle, die heute in Unternehmen nach wie vor genutzt werden, vor.

E-Mail

Die klassische E-Mail ist der wohl verbreitetste Kanal der internen Kommunikation. Sie ist günstig und bietet die Möglichkeit, Informationen zum Beispiel mittels Newsletter breit gefächert zu verteilen. Jedoch kann die E-Mail frustrierend sowohl für den Verfasser als auch die Adressaten sein. Einzelne Zielgruppen fühlen sich von den Inhalten nicht angesprochen. Zudem gibt es keine Möglichkeit für den Verfasser, Feedback auf die mühsam zusammengestellten Informationen zu erhalten. Problematisch ist auch, dass viele Mitarbeitende, insbesondere diejenigen, die über keinen (festen) Schreibtisch verfügen, vom E-Mail-Verkehr ausgeschlossen sind es sei denn, sie sind über ihren privaten Account erreichbar. Nicht nur aus Sicht des Datenschutzes, sondern auch aus Sicht des Betriebsrates ist dies keine gute Lösung.

Schwarzes Brett

Kaum zu glauben, aber wahr: Viele Unternehmen nutzen noch immer das Schwarze Brett oder Aushänge in den Pausenräumen für die interne Kommunikation. Insbesondere im Lager, der Produktion oder auch in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, wo Mitarbeitende ohne Schreibtisch tätig sind, wird auf Aushänge zurückgegriffen. Nicht nur ist eine zielgruppengerechte Kommunikation am Schwarzen Brett unmöglich, Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, auf Nachrichten zu reagieren bzw. selbst Informationen bereitzustellen. Darüber hinaus entstehen zusätzliche Laufwege für die Belegschaft, die sich stets aktuelle News „abholen“ müssen. Nicht zuletzt sind auch aus Datenschutzsicht Aushänge wie Schicht- und Urlaubspläne mit privaten Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Telefonnummer höchst bedenklich.

Blog und Mitarbeiterzeitung

Viele Unternehmen sind noch immer der Meinung, mit einem internen Blog bereits viel für eine funktionierende interne Kommunikation getan zu haben. Zwar besteht der Vorteil gegenüber Schwarzem Brett und E-Mail, dass zum Beispiel aktuelle Informationen stets zuerst angezeigt werden. Doch auch ein Blog bietet weder die Möglichkeit, zielgerichtet noch Botton-Up zu kommunizieren und wird von den Mitarbeitenden oft nicht gelesen. Gleiches gilt für eine Mitarbeiterzeitung, die darüber hinaus auch schnell mit jährlichen Kosten im fünf- bis sechsstelligen Bereich zu Buche schlagen kann.

Intranet

Auch heute noch nutzen zahlreiche Unternehmen eine Intranet-Lösung. Die Plattform ist leider in der Regel nicht nur veraltet und bietet ähnlich wie ein Blog keinerlei Möglichkeit der Interaktion, sondern darüber hinaus auch schlecht gepflegt: Dokumente sind nach einiger Zeit nicht mehr auffindbar, werden schnell unübersichtlich und abgesehen vom Kantinen-Speiseplan oder der internen Telefonliste kaum genutzt.

Mitarbeiterversammlung

Der wohl älteste Kanal der internen Kommunikation bietet zwar die angenehme Möglichkeit des direkten realen Austauschs, doch genau hier liegt auch der limitierende Faktor. Nicht immer können alle Mitarbeiter:innen an der Versammlung teilnehmen, Räume müssen zur Verfügung gestellt, bestuhlt und bewirtet werden. Dadurch entstehen hohe Kosten. Auch gibt es keine Möglichkeit, im Rahmen der reinen Top-Down-Veranstaltung auf die Wünsche und Probleme einzelner Personen gezielt einzugehen.

Private Messenger

Heutzutage ist nahezu jede Person über ihr privates mobiles Endgerät jederzeit erreichbar. Da über die klassischen Kanäle der internen Kommunikation Mitarbeiter:innen nicht erreicht werden und sich zudem nicht austauschen können, greifen viele notgedrungen auf private Messenger zurück. Im Einzelhandel oder dem Lager sieht so leider die Realität aus. Doch die Nutzung privater Messenger ist aus Datenschutzsicht keine geeignete Lösung.

Die Beste Lösung: Mitarbeiter-App

Mitarbeiter:innen wünschen sich eine zielgerichtete interne Kommunikationslösung, die sowohl Bottom-Up- als auch Top-Down-Kommunikation ermöglicht, alle Beschäftigten im Unternehmen erreicht und zudem einfach und intuitiv zu bedienen ist. Eine Mitarbeiter-App ist ein effizientes und kollaboratives Tool, welches mobil nutzbar ist und keine geschäftlichen Endgeräte für die Nutzung voraussetzt. Trotz der Installation auf den privaten Endgeräten der Mitarbeitenden erfüllt die Mitarbeiter-App alle Datenschutz-Vorgaben.

Auch ist die App aus Sicht des Betriebsrates unbedenklich – Benachrichtigungen können jederzeit deaktiviert werden; eine Überwachung von Arbeitszeit und -leistung ist nicht möglich. Die intuitive Nutzung kennen Beschäftigte aller Altersgruppen von privaten Messengern und Netzwerke und können das Tool somit umgehend und effizient nutzen.

Die Mitarbeiter-App vereint in ihrer Funktionalität die Vorteile sämtlicher anderer Kanäle und bieten noch viel mehr:

  • Newsletter-Versand an spezifische Zielgruppen
  • Alle Mitarbeitenden standortübergreifend mit nur zwei Klicks erreichen
  • Chat und Gruppenchat-Funktion für unmittelbaren Austausch
  • Hohes Maß an Interaktion durch liken, teilen und kommentieren von Beiträgen
  • Beiträge können von Mitarbeitenden selbst erstellt werden
  • Akzeptanz und Nutzen der internen Kommunikation sind direkt messbar (Likes, Kommentare etc.)
  • Operative Mitarbeiter:innen können ihre Kompetenzen direkt zurückspielen und mit ihren Ideen direkt aus der Praxis und kritischen Prozessanalysen dem Unternehmen hohe Ersparnisse in Bezug auf Zeit und Kosten ermöglichen