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18.11.2022

Mitarbeiter App

3 Min. Lesezeit

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Innovation ist nicht nur Chefsache: Wie EUROPART Ideen generiert

Die gesamte Belegschaft als Treiber von Innovation? Diese Erfahrung macht Europart. Wir haben nachgefragt, wie unsere Mitarbeiter-App das Innvationsmanagement vorantreibt.

Portrait von Steffen Heritsch von Flip

Steffen Heritsch

Communication Specialist

Zum zweiten Mal in Folge gehört Europart zu den TOP 100 der innovativsten mittelständischen Unternehmen in Deutschland. Ein Erfolgsfaktor: Flip – und Hunderte Ideen, die Mitarbeiter:innen über die Mitarbeiter-App eingereicht haben. Unsere Gesprächspartnerin ist Executive Assistant Kira Kebekus. Sie gibt Einblicke in das Innovationsmanagement beim führenden Partner für Nutzfahrzeugwerkstätten und Betreiber von Lkw- und Busflotten in Europa.

Kira Kebekus, Executive Assistant, Europart
Kira Kebekus, Executive Assistant, Europart

"Auf 50 bis 60 Prozent der Ideen wären wir selbst wohl nie gekommen. Wir sind auf diejenigen angewiesen, die täglich im betroffenen Prozess oder System arbeiten."

Kira Kebekus, Executive Assistant bei Europart

Europart nutzt die Mitarbeiter-App auch für das Einreichen von Verbesserungsvorschlägen. Wie genau habt ihr das verankert?

Die App ist unsere Plattform, um das Thema Innovationsmanagement abzubilden. Die Ideen gab es vorher schon, aber jetzt haben wir einen strukturierten Prozess und ein System, um alles zu steuern. Im Menü unter “Ideen und Innovationen” gibt es eine eigene Kachel, wo Mitarbeiter ihre Ideen einreichen können mit Videos, Bildern und einer Dokumentation. Die Idee wird dann im Ideen- und Innovationsteam weiter bearbeitet.

Wir haben also mit unserer Mitarbeiter-App einen kurzen und simplen Prozess geschaffen, um die Ideen und Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Organisatorisch haben wir eine zentrale Stelle aufgebaut, die gemeinsam mit Fachexperten die Ideen bewertet und bestmöglich umsetzt. Künftig gehen wir noch einen Schrift weiter und bauen ein Team auf, dass sich mit verwandten Themen wie Digitalisierung, Innovationen und Nachhaltigkeit beschäftigt.

Die Ideen und Verbesserungswünsche können über die Mitarbeiter-App nicht anonym eingereicht werden – warum?

Wir haben darüber nachgedacht, uns letztendlich aber gegen anonyme Vorschläge entschieden. Zu einen, weil kritisches Hinterfragen bei uns dazu gehört – zum anderen, damit wir diejenigen, die eine Idee einreichen, bei der Umsetzung einbeziehen können. Außerdem incentivieren wir alle Beschäftigten, deren Vorschlag umgesetzt wird.

Verbesserungsvorschläge gab es also schon immer – wie sind die Ideen denn vorher geäußert worden?

Meistens lief das im Arbeitsalltag über die Führungskraft oder es wurde in einem Arbeitskreis angesprochen. Da das aber eher unstrukturiert passiert ist und es keine Dokumentation gab, ist einiges im Sande verlaufen.

Aus welchen Bereichen kommen die Vorschläge vor allem?

Vor allem aus dem Vertrieb und den Niederlassungen, weil die Kolleginnen und Kollegen dort am Produkt sitzen und die Pain Points in den Prozessen selbst erleben – entsprechend profitieren sie dann auch selbst von den Verbesserungen. Natürlich pushen wir das Engagement zusätzlich mit Incentives, zum Beispiel mit Gutscheinen, aber letztendlich gibt es eine große Eigeninitiative, dass etwas verbessert wird.

Welche Ideen werden denn eingereicht?

Unter anderem Verbesserungsvorschläge für die Systeme wie zum Beispiel zusätzliche Programmierungen. Aber auch Ideen für die Mitarbeiter-App selbst. Es sind meistens prozessuale Ideen, um den eigenen Arbeitsplatz und Arbeitsalltag zu verbessern.

So reichen Beschäftigte ihre Ideen ein

Diese Informationen sind die Basis für jeden Verbesserungsvorschlag bei Europart:

  • Name
  • Abteilung
  • Thema
  • Wie sieht die Situation aktuell aus?
  • Was ist negativ an der aktuellen Situation?
  • Was ist Ihr Vorschlag, um die Situation zu optimieren?
  • Effekt: Prozess-Optimierung / Kosteneinsparung / Umsatzsteigerung / Mitarbeiterzufriedenheit / Sonstiges
  • Datei hochladen

Worauf zahlen die Vorschläge ein?

Es geht in viele Richtungen. Wir geben dem Mitarbeiter die Möglichkeit, den Bereich schon beim Einreichen in der App auszuwählen. Meistens geht es darum, Zeit, Aufwand oder Kosten zu sparen. Aber auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit zahlen die Vorschläge ein.

Eines ist dabei ganz wichtig: Wenn ein Kollege eine Idee einreicht, die vielleicht klein aussieht, weil wir in einem Prozessschritt "nur" zwei Minuten einsparen – dann muss man diese zwei Minuten mit mindestens 160 Niederlassungen multiplizieren. Oder sogar mit allen knapp 1000 Vertriebsmitarbeitern. Und dann erzielen wir für die gesamte EUROPART-Gruppe einen riesigen Erfolg.

Gibt es ein konkretes Beispiel für eine eingereichte Idee?

Eine Kollegin hat angeregt, dass wir mit Produktbildern und technischen Details individuelle Angebotsblätter für unsere Kunden erstellen. Die Idee hat unser eCommerce und Data Development Team innerhalb weniger Monate umgesetzt. Jetzt können unsere Vertriebler mit nur fünf Klicks ein individuelles Angebot erstellen und sind für Kundenbesuche bestens ausgestattet. Ein wirklich toller Verbesserungsvorschlag!

Kira Kebekus, Executive Assistant, Europart
Kira Kebekus, Executive Assistant, Europart

"Wichtig ist: Die Wertigkeit der App nicht auf Daumen hoch reduzieren, sondern auf das, was in den Köpfen der Menschen passiert. Wir haben das Feedback bekommen, dass es sehr gut in der Fläche ankommt.”

Wie wirkt sich die Mitarbeiter-App auf die Qualität der Vorschläge aus?

Der größte Unterschied zu früher ist, dass uns Vorschläge zentral und strukturiert erreichen. Indem wir den Beschäftigten einen Rahmen bieten, die aktuelle Situation zu beschreiben, gehen sie gleich tiefer ins Detail. Dadurch hat sich die Qualität der Vorschläge verbessert.

Bekommt ihr Feedback von Kolleginnen und Kollegen, deren Ideen umgesetzt wurden?

Ja, definitiv. Die Verbesserungsvoschläge werden nun strukturiert angegangen und wir kommunzieren über unsere App, wer die Idee für umgesetzte Verbesserungen hatte. Das kommt gut an. Außerdem gibt es Kolleginnen und Kollegen, die immer wieder Vorschläge einreichen. Daran sehen wir: Das System funktioniert.

Daniel Zinn, Marketing-Leiter bei Europart

Expert Talk: Interne Kommunikation meets YouTube

Wie nutzt Europart die Mitarbeiter-App, um Beschäftigte mit Social-Media-Formaten auf den gleichen Stand zu bringen wie Lieferanten und Kunden? Marketing-Leiter Daniel Zinn hat die Antworten.