10.08.2023
Digitalisierung
11 Min. Lesezeit
Warum digitale Mitarbeitererfahrungen für das Engagement wichtig sind
Da derzeit weltweit sechs von zehn Arbeitnehmer:innen mit ihrer Arbeit unzufrieden sind, liegt es in der Verantwortung der Arbeitgeber, diesen Trend umzukehren. Lesen Sie mehr darüber, wie die "digital Experience" Ihrer Mitarbeiter:innen die Lösung sein können, um ihr Engagement zu steigern.
Forrester, ein globales Marktforschungsunternehmen, definiert Digital Employee Experience (DEX) so:
Die Digital Employee Experience (DEX) umfasst alle Eindrücke, die Mitarbeiter:innen in Bezug auf die von ihnen genutzte Technologie und ihre Beziehung zum Arbeitgeber während ihrer gesamten Anstellungszeit haben.
Einfach ausgedrückt, dreht sich die DEX um die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen mit ihren alltäglichen digitalen Interaktionen. Dies kann alles von der Anmeldung bei E-Mails über Urlaubsanträge bis hin zur Teilnahme an virtuellen Team-Meetings sein. Im Allgemeinen variiert die DEX je nach Branche und Art der Arbeit.
Während Büroangestellte, die mit dem hybriden Arbeitsmodell jonglieren, sich mit asynchronen Kommunikationen und Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg befassen müssen, müssen die Mitarbeiter:innen vor Ort, wie Lager- oder Gesundheitspersonal, einfach auf Schichtpläne zugreifen können und leicht Kontakt zu Vorgesetzten aufnehmen können, wenn Probleme auftreten.
Trotzdem sind 52 Prozent der Mitarbeiter:innen der Meinung, dass die Software, die mit ihrer Arbeit zusammenhängt, veraltet und schwer zu bedienen ist. Eine Studie von G2 ergab, dass 24 Prozent der Mitarbeiter:innen in Erwägung gezogen haben, ihren Job zu kündigen, weil die von ihnen genutzten Apps und Software ihren Bedürfnissen nicht gerecht werden.
Für viele Arbeitgeber ist das eine Katastrophe, die nur darauf wartet, zu passieren. "Disengagement" und das Phänomen des "quiet quittings" sind bereits ein großes Problem – und dazu noch ein teures.
Da wir in das Zeitalter der Massendigitalisierung eintreten, müssen moderne Arbeitsplätze eine Strategie für ihre DEX haben, oder sie riskieren, ihre Talente an Konkurrenten mit besseren digitalen Lösungen zu verlieren.
Ein Problem zu verstehen ist die halbe Miete. In diesem Artikel möchten wir Ihnen einige Grundlagen der digitalen Mitarbeitererfahrung erläutern, etwa wie sich die Digitalisierung tatsächlich auf die Mitarbeitererfahrung auswirkt und welche Vorteile ein digitaler Arbeitsplatz insgesamt bietet.
Das digitale Mitarbeitererlebnis verstehen
Es mag sich so anfühlen, als ob der Begriff "Experience" gerade eine Konjunktur hätte, aber die Verlagerung hin zu erfahrungsbasierten Verbesserungen in allen möglichen Disziplinen findet schon seit Jahren statt. Bei so viel Wettbewerb ist das auch kein Wunder. Letztendlich ist die Zielgruppe wahrscheinlich ein Mensch – ob Kunde, Bewerber oder Kind. Und Menschen reagieren eher auf Dinge, die einfach, reibungslos und bequem sind.
Für Arbeitnehmer:innen könnte eine gute digitale Mitarbeitererfahrung etwa so aussehen:
- Sie sehen eine Anzeige für einen Weiterbildungs-Workshop im digitalen Newsfeed des Unternehmens.
- Sie klicken sich zu einem Anmeldeformular durch.
- Sie melden sich für den Workshop an. Der Termin wird automatisch zu ihrem Kalender hinzugefügt.
- Schließlich nehmen sie an dem Workshop teil und geben über eine Push-Benachrichtigung, die sie direkt nach der Veranstaltung erhalten, ein Feedback, wie es ihnen gefallen hat.
Man könnte meinen, dass die oben beschriebene Mitarbeitererfahrung viel zu stromlinienförmig und ausgeklügelt klingt, als dass ein Unternehmen sie seinen Mitarbeiter:innen bieten kann. Eine Studie von Salesforce hat ergeben, dass 71 Prozent der Mitarbeiter:innen bei der Arbeit die gleiche digitale Erfahrung machen wollen wie in ihrem Privatleben, doch 67 Prozent der Mitarbeiter:innen geben an, dass ihre digitale Erfahrung außerhalb der Arbeit besser ist als innerhalb der Arbeit. Hier besteht eindeutig eine Lücke, die es zu schließen gilt.
Das Wichtigste, was man über die DEX wissen muss, ist, wie sie sich auf die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter:innen auswirkt. Wie wir bereits dargelegt haben, sind unzufriedene Mitarbeiter ein globales Problem, das fast alle Branchen weltweit betrifft. Daher sollte die Verbesserung der allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit auf der HR-Agenda eines jeden Unternehmens an erster Stelle stehen. Eine gute DEX-Strategie kann die Kommunikation verbessern, Reibungsverluste verringern und den Beschäftigten letztlich mehr Autonomie und Kontrolle geben.
Wie neue Technologien und digitale Tools die Mitarbeitererfahrung verändern
Da ständig neue Technologien auftauchen, vor allem im Bereich der künstlichen Intelligenz, sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt! Hier sind die vier wichtigsten Möglichkeiten, wie digitale Werkzeuge die Art und Weise, wie Menschen ihre Arbeit erledigen, verändern:
Automatisierung: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben lassen digitale Tools den Beschäftigten mehr Zeit, sich auf Arbeiten zu konzentrieren, die menschliche Fähigkeiten und Fachkenntnisse erfordern. Eine Win-Win-Situation sowohl für Ihre Angestellten als auch für das Unternehmen.
Fernarbeit: Digitale Lösungen, insbesondere Videokonferenzen, Instant Messaging und Projektmanagement-Tools, ermöglichen es den Mitarbeiter:innen, von überall aus zu arbeiten. Dies erleichtert die Flexibilität und verbessert die Work-Life-Balance.
Kommunikation: So wie Social-Media-Kanäle die Verbindung und den Austausch von Informationen mit Freund:innen auf der ganzen Welt erleichtern, so tun dies auch Tools für die digitale Zusammenarbeit für die Mitarbeiter:innen an einem digitalen Arbeitsplatz.
Was sind die Vorteile einer verbesserten digitalen Mitarbeitererfahrung?
Auf den ersten Blick gibt es unzählige Vorteile für Unternehmen, die auf DEX setzen.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Binden Sie Ihre Beschäftigten ein, indem Sie die Zusammenarbeit fördern.
- Verbesserte Einarbeitung: Beziehen Sie neue Mitarbeiter:innen frühzeitig ein, um das Gefühl der Zugehörigkeit zu stärken.
- Bessere Mitarbeiterbindung: Verringern Sie die Mitarbeiterfluktuation und ziehen Sie Spitzenkräfte an, indem Sie zeigen, dass Sie ein moderner Arbeitsplatz sind.
- Höhere Flexibilität: Mit digitalen Lösungen können Sie schnell auf veränderte Geschäftsanforderungen reagieren.
Fördern Sie eine positive Arbeitskultur: Ein Fokus auf die Verbundenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter durch DEX führt zu einem besseren Engagement – und ist wichtig für den Erfolg des Unternehmens.
Erforschung der 6 Elemente der Mitarbeitererfahrung
Nachdem wir nun geklärt haben, was DEX eigentlich ist und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, wollen wir nun die sechs Schlüsselfaktoren untersuchen, die zu einem positiven Mitarbeitererlebnis beitragen.
1. Physischer Arbeitsbereich: Die Umgebung ist entscheidend
Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter:innen im Büro, an einem entfernten Standort, in einem Hybrid-Büro oder auf der Fläche arbeiten, wird jede:r Mitarbeiter:in von einem physischen Arbeitsplatz profitieren, der seine ergonomischen Bedürfnisse berücksichtigt und die Produktivität fördert.
Unabhängig davon, welche digitalen Lösungen Sie integrieren, sind persönliche Gespräche für die meisten Mitarbeiter immer noch die bevorzugte Form der Kommunikation. Stellen Sie also sicher, dass Sie einen komfortablen Arbeitsplatz haben, der die offene Zusammenarbeit fördert.
2. Technologie und Tools: Die Beschäftigten befähigen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen über intelligente digitale Lösungen, einschließlich Software, Tools und Geräte, verfügen, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Dies trägt nicht nur zur Zusammenarbeit bei, sondern kann auch die Produktivität steigern und Zeit sparen.
30 Minuten damit zu verbringen, einen überfüllten E-Mail-Posteingang auf der Suche nach einem Best-Practice-Dokument zu durchsuchen, ist ein Beispiel für ein Problem, das sich mit einer digitalen Lösung wie einer Mitarbeiter-App, die wichtige Dokumente an einem zentralen Ort zusammenfasst, leicht lösen lässt.
3. Zusammenarbeit und Kommunikation: Teamarbeit und Transparenz verbessern
Effiziente Kommunikation ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung – vor allem, wenn Sie eine Mischung aus Büro- und Frontline-Mitarbeiter:innen haben. Ein Plakat am schwarzen Brett, das eine Änderung der Arbeitszeiten ankündigt, reicht am modernen Arbeitsplatz nicht mehr aus.
Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen, indem Sie Kommunikationskanäle wie Instant-Messaging-Plattformen, Videokonferenz-Tools und Projektmanagement-Software einrichten.
4. Lernen und Entwicklung: Wachstum der Beschäftigten fördern
Indem Sie in Lernmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter:innen investieren, etwa in Online-Kurse, persönliche Workshops und Plattformen zum Wissensaustausch, zeigen Sie, dass Ihnen die persönliche und berufliche Entwicklung Ihrer Angestellten am Herzen liegt.
Dies trägt nicht nur dazu bei, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen weiterbilden und damit einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, sondern fördert auch das Wohlbefinden und die allgemeine Zufriedenheit.
5. Work-Life-Balance: Flexibilität unterstützen
Seit der Covid-19-Pandemie hat sich die Einstellung zur Work-Life-Balance gewandelt. Die Belegschaft besteht zunehmend aus Millennials und der Generation Z, die bekanntermaßen großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legen.
Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bieten, ihre Arbeitszeiten flexibel zu gestalten, und ihnen Instrumente zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben an die Hand geben, wie etwa eine digitale Zeiterfassung oder eine bestimmte Zeitplanung, kann dies die Arbeitszufriedenheit erhöhen und das Stressniveau senken.
6. Kultur und Führung: Einen integrativen Arbeitsplatz fördern
92 Prozent der Arbeitnehmer:innen geben an, es sei "sehr wichtig" oder "wichtig", dass ihre Leistungen von Führungskräften und Kolleg:innen anerkannt werden. Diese Statistik verdeutlicht, wie wichtig es für Arbeitgeber ist, Leistungen aktiv anzuerkennen und eine Arbeitskultur zu pflegen, die das Gefühl von Leistung und Zugehörigkeit fördert.
Ein digitales Tool wie eine Mitarbeiter-App erleichtert dies durch einen Newsfeed im Stil der sozialen Medien, in dem die Führungskräfte öffentlich ihre Dankbarkeit zeigen können, was zu einer größeren Mitarbeiterbindung beiträgt.
Faktoren, die die digitale Mitarbeitererfahrung beeinflussen
Ein Problem zu verstehen ist zwar schon die halbe Miete, aber ein wichtiges Element ist es, genau zu überlegen, wer und was die DEX beeinflussen kann.
- Zustimmung des Managements: Damit DEX-Initiativen erfolgreich sind, brauchen Sie die Unterstützung der obersten Führungsebene.
- Zielgruppe: Letztendlich wollen Sie das Arbeitsleben Ihrer Mitarbeiter:innen verbessern, also versuchen Sie, deren Bedürfnisse zu verstehen und fragen Sie nach ihren Präferenzen und ihrem Feedback.
- Benutzerfreundlichkeit: Alle neuen Tools sollten für die Mitarbeiter:innen schnell und einfach zu erlernen sein und nicht zu Frustrationen und Komplexität führen.
Die Bedeutung von Feedback und Engagement für DEX
Der zweite oben genannte Faktor, der zeigt, dass Sie berücksichtigen müssen, was Ihre Mitarbeiter:innen tatsächlich wollen und brauchen, führt uns zu einem weiteren sehr wichtigen Element jeder digitalen Mitarbeitererfahrung: Feedback. Das Feedback der Mitarbeiter:innen spielt nicht nur eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung Ihrer DEX-Initiativen, da sie ihre spezifischen Probleme und Erkenntnisse einbringen können, sondern auch die Möglichkeit, generell Feedback zu geben, ist der Schlüssel zu mehr Mitarbeiterengagement.
Wenn Sie sich für eine digitale Kommunikationslösung entscheiden, die über ein integriertes Feedback-System verfügt, werden Ihre Mitarbeiter:innen ein größeres Gefühl der Autonomie und Eigenverantwortung verspüren, was sich letztendlich positiv auf ihr Engagement auswirkt. Dies ist nicht nur ein Gewinn für die Mitarbeiter:innen, sondern auch für Ihr Unternehmen. Ihre Mitarbeiter:innen, vor allem die auf der Fläche, sind jeden Tag mit der Arbeit beschäftigt und können Probleme aufzeigen, die für die Geschäftsleitung unmöglich zu erkennen sind.
Wenn sie sehen, dass ihre Vorschläge und ihr Feedback in die Tat umgesetzt werden, fühlen sich die Beschäftigten engagierter und haben insgesamt ein stärkeres Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen – was sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirkt.
Auf 50 bis 60 Prozent der Ideen wären wir wahrscheinlich nie selbst gekommen. Wir verlassen uns auf diejenigen, die täglich an dem betreffenden Verfahren oder System arbeiten.
Kira Kebekus
Head of Innovation
Herausforderungen der digitalen Mitarbeitererfahrung
Wie in fast allen anderen Lebensbereichen hat die Digitalisierung einen tiefgreifenden Einfluss auf die Mitarbeitererfahrung, aber sie ist nicht ohne Tücken. Unternehmen müssen sich der potenziellen Hindernisse bewusst sein, wenn sie DEX-Initiativen in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass sie alle Probleme angehen, die dem Erfolg im Wege stehen könnten.
Die folgenden vier Herausforderungen sind es wert, in Betracht gezogen zu werden:
- Digitale Qualifikationslücke: Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Schulungen verfügen, um Ihre Angestellten bei der Anpassung an neue Tools oder digitale Lösungen zu unterstützen. Noch besser: Wählen Sie ein Tool, das intuitiv und benutzerfreundlich ist, damit sich alle Mitarbeiter:innen im Handumdrehen einarbeiten können.
- Datensicherheit und Datenschutz: Die Digitalisierung ist ein großartiger Fortschritt für jedes Unternehmen, aber es ist unerlässlich, dass Ihre Systeme über robuste Maßnahmen zur Cybersicherheit verfügen, um sensible Informationen zu schützen.
- Change Management: Jede große Prozess- oder Unternehmensänderung erfordert ein effektives Change Management, damit Ihre Beschäftigten die neuen DEX-Initiativen mit offenen Armen empfangen. Lesen Sie unseren Artikel "Effektive interne Kommunikation im Change Management", um mehr zu erfahren.
- Menschliche Interaktion: Technologie bringt zwar viele Vorteile für die digitale Mitarbeitererfahrung mit sich, kann aber die persönliche Interaktion nicht ersetzen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen neben den digitalen Möglichkeiten auch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen echten menschlichen Beziehungen haben, um die Mitarbeiterzufriedenheit hoch zu halten.
Tools zur Verbesserung der digitalen Mitarbeitererfahrung
Man sagt, dass ein schlechter Handwerker seinen Werkzeugen die Schuld gibt, aber wenn Sie von Anfang an die richtigen Werkzeuge für Ihr Unternehmen auswählen, werden Sie nur die Früchte einer höheren Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit ernten.
Es gibt viele verschiedene Tools auf dem Markt, die sich positiv auf Ihre digitale Mitarbeitererfahrung auswirken können, und was Sie letztendlich wählen, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Belegschaft ab. Im Großen und Ganzen konzentrieren sich diese Tools auf Kommunikation, Zusammenarbeit, Mitarbeiterfeedback, Leistungsmanagement, Lernen und Entwicklung und vieles mehr.
Slack und Microsoft Teams sind beliebte Instant-Messaging-Tools, die den Austausch und die Integration von Dateien ermöglichen. Leapsome ist ein HR-Tool, das Mitarbeiterfeedback erleichtert und beim Leistungsmanagement hilft. SharePoint ist ein Microsoft-Tool zum Speichern, Organisieren und Freigeben von Dateien. Coursera und Udemy sind Lernplattformen, die Ihren Mitarbeiter:innen Zugang zu digitalen Schulungen bieten.
Dann gibt es noch eine Mitarbeiter-App wie Flip, die alle Funktionen der zuvor genannten Tools (und noch mehr!) integriert. Mit Flip können Sie:
- Kommunizieren: über einen Chat mit eingebauter Übersetzungsfunktion, was besonders für globale Teams von Vorteil ist.
- Integrieren: Schichtplanung, Zeiterfassung, Urlaubsanträge und vieles mehr auf eine sehr benutzerfreundliche Weise.
- Einbinden: Feedback-Umfragen, Möglichkeiten zur Interaktion und ein Ideenportal sorgen dafür, dass die Mitarbeiter:innen eingebunden werden.
- Wissenszentrum: Mit Dateiablage und E-Learning haben Ihre Beschäftigten mit wenigen Klicks alle benötigten Ressourcen zur Hand.
Und das Beste daran? Flip kann auf jedem Gerät verwendet werden, auch auf dem eigenen Smartphone, und ist damit ideal für diejenigen, die auf der Fläche arbeiten oder häufig unterwegs sind.
Beispiele für Flip in der Praxis
Verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Die besten Fürsprecher für die Mitarbeiter-App von Flip sind unsere Kunden!
Success Story: Stadt Stuttgart
Seit Anfang 2021 kommuniziert die baden-württembergische Landeshauptstadt Stuttgart mit ihren knapp 700 Auszubildenden und Studierenden über Flip. Aufgrund der Vielzahl an Berufen und Studiengängen wie Forstwirtschaft, Straßenbau und Pädagogik, gestaltete sich eine einheitliche Kommunikation in der Vergangenheit schwierig. Vor allem in der Berufsschul- und Studienphase waren die Auszubildenden und Studierenden nur schwer zu erreichen.
Nach der Einführung von Flip:
- Die Qualität der Ausbildung stieg
- Die Kommunikation wurde effizienter
- Die Vernetzung der Auszubildenden wurde ermöglicht
"Es ist super einfach zu kommunizieren und die Qualität der Informationen ist besser. Es gibt einen digitalen Austausch in der App, die zum ersten Mal eine direkte Feedback-Möglichkeit bietet", sagt Projektleiter Maximilian Hubl.
Mehr über die erfolgreiche DEX-Initiative der Stadt Stuttgart mit Flip lesen Sie hier.
Success Story: mhplus
Die mhplus, eine der größten Betriebskrankenkassen Deutschlands, setzt seit 2018 auf die Mitarbeiter-App Flip. Mit dualen Studierenden und Auszubildenden, die bundesweit ausgebildet werden, brauchte mhplus ein flexibles und ortsunabhängiges Kommunikationstool, um jederzeit mit allen in Kontakt zu treten. Da die Jugendlichen zu den "Digital Natives" zählen, wollten sie ihren Auszubildenden ein einfaches, intuitives Onboarding ermöglichen.
Nach der Einführung von Flip:
- Etablierung eines erfolgreichen Kommunikationstools für Studierende, Auszubildende und Manager, egal wo sie sich befinden
- Die gesamte Kommunikation erfolgt über das datenschutzrechtlich geschützte Flip anstelle privater Tools
- Optimierte Benutzerfreundlichkeit, da Flip in die bestehende IT-Infrastruktur integriert wurde
- 25 % weniger Meetings
"Die Kommunikation über Flip ist modern und macht Spaß – und Spaß sollte immer zum Arbeitsalltag gehören", sagt Michael Heß, Leiter der Personalentwicklung bei mhplus.
Fazit: Digitales Mitarbeitererlebnis für mehr Engagement verbessern
Wenn Ihr Unternehmen mit unmotivierten Mitarbeiter:innen und schlechter Kommunikation zu kämpfen hat, ist es an der Zeit, Ihre Strategie für die digitale Mitarbeitererfahrung zu überdenken. Indem Sie Ihre Tools an das moderne Zeitalter anpassen und eine Lösung wählen, die die beliebten Social-Media-Apps nachahmt, die Ihre Angestellten bereits privat nutzen, können Sie die Zufriedenheit und Autonomie steigern.
Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter:innen von Anfang an einzubeziehen! Hören Sie sich ihre Bedürfnisse und Probleme an, um die beste Strategie für Ihr Unternehmen zu ermitteln, und stellen Sie sicher, dass sie bei jedem Schritt in den Feedback-Prozess einbezogen werden.
Demotivierte Mitarbeiter wieder zu motivieren ist eine große Herausforderung, aber mit der richtigen DEX-Strategie können Sie diesen Trend umkehren und eine neue, moderne und positive Arbeitsplatzkultur fördern.
