Employee Experience in Gefahr: Wenn zu viele Tools am Arbeitsplatz zu Frust führen

„Tool Overload“ wird zum Problem

Eine Aufgabe in der To-do-Software, die andere als E-Mail im Posteingang, die Idee zur Verbesserung eines Prozesses liegt im Mind-Mapping-Tool, während der schnelle Austausch mit den Kolleg:innen per Messenger abläuft. Weitere Programme für Prozess- und Projektmanagement, Rechnungsstellung u.v.m. kommen noch hinzu. Rund 45 Prozent der Mitarbeitenden greifen laut einer Studie pro Woche auf mindestens sechs bis zehn verschiedene Anwendungen zurück. Mindestens drei bis viermal pro Stunde wechseln 78 Prozent der Mitarbeiter:innen zwischen Anwendungen hin und her – das führt bei jeder vierten Person zu großem Frust.

Dieses Überangebot an Tools führt zu Doppelarbeit, wie jede dritte befragte Person angibt, da die Tools nicht intuitiv in der Nutzung sind (33 Prozent der Befragten) und Mitarbeitende das Gefühl haben, das Potenzial der Anwendungen nicht auszunutzen (40 Prozent). Insgesamt leidet sogar die eigene Effizienz unter zu vielen Tools im täglichen Arbeitsprozess, wie 27 Prozent der Arbeitnehmer:innen angeben. Das steht in keinem Verhältnis zu den teils hohen Kostenaufwendungen für immer neue Software-Lösungen.

3 Gründe, warum zu viele Tools schädlich sind

1. Digitale Kluft wird verstärkt

Rund 80 Prozent aller Arbeitnehmer:innen weltweit sind operativ tätig, verfügen über keinen (festen) Schreibtisch und oftmals noch nicht einmal über eine eigene E-Mail-Adresse. Immer neue digitale Tools haben jedoch oft nur ihre am Schreibtisch tätigen Kolleg:innen im Fokus. Das führt zu einem kommunikativen Ungleichgewicht und damit zu Unmut im Unternehmen.

2. Zeitverlust und wartungsintensiv

Immer mehr und immer neue Tools bedeuten auch einen erheblichen Mehraufwand für die unternehmenseigene IT. Die Programme müssen stets auf dem neuesten Stand gehalten und Probleme mit der Software umgehend behoben werden. Zusätzlich muss Zeit für entsprechende Schulungen und Weiterbildungen zu den jeweiligen Tools eingeplant werden.

3. Toollandschaft zu komplex und unspezifisch

Mit immer größer werdenden Toollandschaft ist auch die Arbeit insgesamt komplexer geworden – das sagen 71 Prozent einer Studie des Unternehmens Citrix. Meist erfüllt ein einzelnes Tool nur eine sehr spezifische Aufgabe. Jeder dritte Mitarbeitende gibt nachvollziehbarerweise an, unsicher zu sein, wann und für welche Aufgaben welches Tool genutzt werden soll. Vielmehr sollten neue Tools ein möglichst breites Spektrum an Anwendungsmöglichkeiten bieten, anstatt nur spezifisch anwendbar zu sein (43 Prozent der Befragten Arbeitnehmer:innen). Zudem müssen die Tools einen klaren Mehrwert bieten (46 Prozent), abteilungsübergreifend von allen im Unternehmen genutzt werden (43 Prozent) und in bestehende Prozesse sowie Tools integrierbar sein (51 Prozent).

Wie hängen effiziente Tools und Employee Experience zusammen

Die Employee Experience, also das Arbeitserlebnis und die Erfahrung (zusammengesetzt aus der Summe der Eindrücke und Emotionen), die Mitarbeiter:innen in ihrem Job erleben, ist eng mit der Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation verbunden und ist ein wichtiger Hebel für deren tägliches Engagement. Eine hohe Employee Experience im Unternehmen zu erreichen, ist demnach das erklärte Ziel von Führungskräften und HR-Mitarbeitenden, sind zufriedene und engagierte Mitarbeitende doch maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt. Im Umkehrschluss wirken sich frustrierende Tools, die Arbeitsabläufe unnötig verkomplizieren und Zeit sowie Effizienz kosten, negativ auf die so wichtige Employee Experience aus.

Interne Kommunikation und Kollaboration in nur einem Tool – die Mitarbeiter-App

Eine Mitarbeiter-App stellt eine moderne und intuitive Lösung für die interne Kommunikation dar. Als „mobile first“- Plattform werden alle Mitarbeiter:innen, auch operative Kolleg:innen, im Unternehmen standortübergreifend erreicht. Neben der Möglichkeit, sich im Einzel- und Gruppenchat auszutauschen, Beiträge zu erstellen und Beiträge anderer zu liken, zu teilen und zu kommentieren, ist eine Mitarbeiter-App ein effizientes Tool für die Organisation und Kollaboration. Dokumente können versendet, Videokonferenzen mit nur zwei Klicks gestartet werden, ein übersichtliches Aufgaben-Feature erlaubt die Erstellung, Verteilung und strukturierte Abarbeitung von Aufgaben. Darüber hinaus lassen sich bestehende IT-Systeme sowie HR-Prozesse unkompliziert an die Mitarbeiter-App andocken, sodass z. B. Urlaubs- und Krankmeldungen oder Gehaltsabrechnung auf einer Plattform organisiert werden können.

Da für die Nutzung der App keine geschäftlichen Endgeräte notwendig sind und die App schnell, sicher und DSGVO-konform aufgesetzt ist, entsteht zudem kein Mehraufwand für die unternehmenseigene IT.