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05.01.2022

Interne Kommunikation

5 Min. Lesezeit

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Mit diesen Tools verbessern Sie Ihre interne Kommunikation

Erreichen Sie mit Ihrer internen Kommunikation nur Tools oder auch die Menschen dahinter? Wer die interne Kommunikation verbessern möchte, beginnt beim Bedarf der Beschäftigten – und leitet daraus die passenden Tools ab. Welche digitalen Tools für die interne Kommunikation Sie berücksichtigen sollten, zeigt dieser Überblick.

Vor den Tools kommt der Mensch

"Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel." Damit es dazu in Ihrer internen Kommunikation erst gar nicht kommt, sollten Sie den Status Quo unter Ihren Mitarbeitern abfragen. Aus den Antworten ergibt sich, ob Sie tatsächlich bei den Tools ansetzen müssen oder vielleicht eher bei den Inhalten.

Stellen Sie Fragen wie:

  • Wer kommuniziert mit wem im Team und über welche Themen?
  • Wie wichtig ist die Kommunikation für einen erfolgreichen Arbeitsablauf?
  • Welche weiteren Funktionen, wie etwa der Versand von Dateien, sind neben dem reinen kommunikativen Aspekt sinnvoll und gewünscht?

Sie können anhand einer solchen Mitarbeiterbefragung auch Aussagen darüber treffen, ob die interne Kommunikation an den technischen Voraussetzungen scheitert, oder ob negative Glaubenssätze der Mitarbeiter einer gelingenden Kommunikation im Wege stehen.

Negative Glaubenssätze können etwa aus einer über längeren Zeit schlecht organisierten internen Kommunikation heraus entstehen. Beispiele für negative Glaubenssätze sind:

  • Die interne Kommunikation in unserem Unternehmen funktioniert nicht.
  • Bereitgestellte Informationen sind veraltet, schlecht gepflegt und nicht relevant.
  • Wir als Mitarbeiter werden nicht gehört.

Negative Glaubenssätze können Sie mit einem durchdachten internen Kommunikationskonzept, relevanten Inhalten sowie Positivbeispielen nach und nach auflösen und so die Stimmung unter den Mitarbeitern verbessern.

Unabhängig davon, welches Tool Sie künftig in der internen Kommunikation einsetzen, arbeiten Sie an einem vertrauensvollen Verhältnis innerhalb des Teams. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Feedback-Gespräche sowie die lückenlose und ehrliche Kommunikation wichtiger Umstrukturierungen und anderer Neuigkeiten zuerst intern im Team, bevor die Informationen an die Presse gehen. Ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihren Mitarbeitern sowie innerhalb des Teams trägt maßgeblich zur Motivation und einer positiven Bindung zum Unternehmen bei.

Was sind die wichtigsten Tools der internen Kommunikation?

Tools der internen Kommunikation sind alle Instrumente, mit denen Unternehmen den Austausch zwischen Unternehmensführung und Beschäftigten sowie innerhalb der Belegschaft organisieren. Zu den wichtigsten Tools der internen Kommunikation zählen:

  • Intranet
  • Foren
  • Messenger und Chats
  • Projektmanagement-Apps
  • Blogs
  • Social Intranet
  • Mitarbeiter-Apps

Intranet und Foren

Das Intranet ist fast so alt wie das Internet und ist das wohl älteste digitale Tool für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Wie das Internet ein weltweites Datennetzwerk bereitstellt, handelt es sich beim Intranet um ein unternehmensinternes Netzwerk, auf das nur Firmenangehörige Zugriff haben.

Im Intranet können Informationen schnell an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Der Informationsfluss verläuft jedoch nur „Top down“, Mitarbeiter haben kaum Möglichkeiten, auf Nachrichten zu reagieren oder gar selbst News bereitzustellen. Zudem ist der Content im Intranet oft veraltet und schlecht gepflegt.

Ebenso veraltet ist die firmeninterne Kommunikation über Foren. Diese findet ähnlich wie bei der E-Mail asynchron statt und die Möglichkeiten zur Interaktion zwischen den Mitarbeiter:innen sind allenfalls begrenzt.

Messenger und Chat-Programme

Chats und Messenger ermöglichen eine unkomplizierte, digitale Kommunikation im Team – schnell, einfach und in Echtzeit. Die Kommunikation verläuft deutlich effizienter, da weniger Zeit für das Schreiben einer Chat-Nachricht als für das Verfassen einer E-Mail aufgewendet werden muss. Jedoch ist die Datensicherheit bei zahlreichen Messengern im Unternehmen mehr als fraglich. Darüber hinaus besteht im Zusammenhang mit reinen Chat-Programmen das Problem, dass diese in den meisten Fällen keine weiteren digitalen Funktionen wie Blogs oder Wikis beinhalten und daher für ein umfassendes internes Kommunikationskonzept nur bedingt geeignet sind.

Apps für das Projektmanagement

In vielen Unternehmen kommt im Team bereits moderne, digitale Software für das Projektmanagement wie Asana oder Workfront zum Einsatz. Sie ermöglichen ein übersichtliches Aufgabenmanagement: Aufgaben für unterschiedliche Projekte lassen sich einfach priorisieren und einzelnen Mitarbeitern oder Teams zuordnen. Insbesondere für das Management komplexer Projekte und deren Workflow ist Projektmanagement-Software eine nützliche Lösung.

An Ihre Grenzen stoßen die Tools jedoch, sobald die Kommunikation über die reine Projektarbeit hinaus geht. Insbesondere die interne Kommunikation lässt sich mit einer Projektmanagement-Software allein nicht realisieren. Auch viele Social Intranet-Lösungen und Mitarbeiter-Apps verfügen bereits über eigene Module für das Projektmanagement und haben im Bereich der Kollaboration stark aufgeholt.

Blogs

Blogs sind eine sehr einfache Form der internen Kommunikation und stellen ein probates Mittel dar, digitalen Content emotional zu vermitteln. Ein Blog ermöglicht etwa der Unternehmensführung, wichtige News und Umstrukturierungen zu verbreiten. Zudem wirkt der Geschäftsführer deutlich nahbarer, wenn er etwa persönlich in regelmäßigen Abständen einen eigenen Blog bespielt, was sich positiv auf das Vertrauensverhältnis auswirkt.

Leider verläuft die Kommunikation mittels eines Blogs nur einseitig in Richtung der Mitarbeiter und dient der bloßen Übermittlung von Nachrichten. Viele Führungskräfte geben auf die Frage nach internen Kommunikationslösungen an, das Unternehmen verfüge über einen Blog. Ein Blog allein genügt jedoch nicht, um die interne Kommunikation nachhaltig zu verbessern. Im Zusammenspiel mit anderen Lösungen, etwa als Modul innerhalb einer Mitarbeiter-App, entfaltet der Blog aber sein kommunikatives Potenzial.

Social Intranet und Mitarbeiter-Apps

Das Social Intranet und Mitarbeiter-Apps sind die logische Weiterentwicklung des Intranets. Mitarbeiter-Apps stellen sämtlichen Mitarbeitern im Unternehmen eine digitale Plattform für die Kommunikation sowie das gemeinsame Arbeiten zur Verfügung. Dank der praktischen Chatfunktion können sich einzelne Mitarbeiter, größere Teams oder auch gesamte Abteilungen austauschen und organisieren. Der Austausch erfolgt unmittelbar und nicht etwa asynchron wie im Falle der E-Mail.

Auch der Versand von Dateien funktioniert schnell und unkompliziert. Neben dem Chat informiert ein übersichtlicher Feed über aktuelle Unternehmensthemen, Termine und sonstige wichtige Meldungen. Über eine Mitarbeiter-App lässt sich interner Content wie Tipps & Tricks, Anleitungen, Stories und vieles mehr effektiv und zielgerichtet kommunizieren. Zudem können Mitarbeiter aktiv am Kommunikationsfluss teilnehmen und etwa selbst Inhalte bereitstellen.

Der Vorteil: Während einige Social Intranet-Lösungen nur Webseiten oder aufgeblähte Chatprogramme sind, läuft eine Mitarbeiter-App wie von Flip sowohl als Desktop-Variante als auch als App schnell und mit überzeugender Performance. Sie kann auf den Smartphones der Mitarbeiter betrieben werden, wodurch Kosten eingespart werden können. Sämtliche Daten werden zuverlässig auf deutschen Servern mit ISO-27001 Zertifizierung gehostet – die Nutzung der App ist DSGVO-konform.

Neben reinen Kommunikationslösungen bietet Flip die Möglichkeit, weitere Software wie HR-Tools, Blogs oder Wikis sowie andere IT-Systeme anzudocken und dadurch ein umfassendes Tool für das tägliche Arbeiten bereitzustellen.

Fazit

Die E-Mail ist berechtigterweise immer noch die meist genutzte Kommunikationsform im professionellen Geschäftsumfeld, hinkt jedoch in Bezug auf schnellen Austausch sowie die Verbreitung von Content hinterher. Zum Glück stehen durch die kontinuierliche technische Weiterentwicklung und Digitalisierung heute attraktive und umfangreiche Softwares zur Verfügung, mit denen Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen nachhaltig verbessern können und somit auch die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitermotivation fördern.

Bei der Wahl der geeigneten digitalen Tools für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen ist es wichtig, zunächst die individuellen internen Anforderungen zu identifizieren. Die meisten Tools sind prädestiniert für einen bestimmten Anwendungsbereich wie etwa Projektmanagement oder Chat, haben jedoch hinsichtlich zusätzlicher Funktionen ihre Grenzen.

Enormes Potenzial sowohl für die Kommunikation als auch die Kollaboration im Unternehmen haben die sogenannten Mitarbeiter-Apps. Diese bieten neben der praktischen Chat- und Newsfeed-Funktion auch die Möglichkeit, weitere Systeme für das gemeinsame Arbeiten anzudocken.

Mitarbeiter-Apps lassen sich sowohl am Desktop als auch auf dem Smartphone betreiben und holen in Bezug auf die Kommunikation alle Mitarbeiter, egal ob Verwaltung oder Produktion, ins Boot.

Woman is holding phone with Flip App and production site in background

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