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09.11.2022

Interne Kommunikation

5 Min. Lesezeit

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Interne Kommunikation verbessern in 5 Schritten [mit Vorlagen]

Wie kann man die interne Kommunikation verbessern? Wir liefern eine Schritt-fĂŒr-Schritt-Leitfanden mit Vorlagen.

Helena Kleine, freiberufliche Redakteurin mit langjÀhriger Erfahrung in der Tech-Branche

Helena Kleine

Redakteurin fĂŒr B2B-Tech-Themen

Die interne Kommunikation zu verbessern ist ebenso wichtig wie schwierig, denn sie folgt – genau wie die Kommunikation innerhalb einer Familie, einer Partnerschaft oder einer Freundesgruppe – keinen einfachen Regeln. Wann immer Menschen zusammenkommen, entstehen unweigerlich MissverstĂ€ndnisse; es kommt zu Streitigkeiten oder GerĂŒchten.

Mit den richtigen Fragen, Strategien und Instrumenten schaffen Sie dennoch die Grundvoraussetzungen fĂŒr einen produktiven, positiven und professionellen Austausch. Wir teilen einen Überblick und zeigen Ihnen Stellschrauben, an denen Sie noch heute drehen können. 

Warum ist interne Kommunikation so wichtig?

Sicherlich fallen Ihnen Beispiele aus Ihrem Arbeitsleben ein, in denen die interne Kommunikation versagt hat – in einer Krisensituation, bei einer Auseinandersetzung zwischen Kolleg:innen oder in Verbindung mit einer völlig ĂŒberforderten FĂŒhrungsperson. Was waren die Konsequenzen des Kommunikationsdesasters? Unzufriedene, abgelenkte Mitarbeiter:innen, schlechtes Betriebsklima oder vielleicht sogar KĂŒndigungen? 

81 Prozent weniger Fehlzeiten haben engagierte BeschÀftigte. Wer die interne Kommunikation verbessert, erhöht das Engagement.

Auch wenn die Forschung sich lange auf die externe Kommunikation fokussierte – schließlich sind es externe Akteure, die das Geld ins Unternehmen bringen – belegen einige Studien, dass es sich lohnt, die interne Kommunikation zu verbessern.

  • Gute interne Kommunikation verbessert nachweislich das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und FĂŒhrungskrĂ€ften. Das fĂŒhrt nicht nur zu guter interner Arbeit, sondern wirkt sich zudem positiv auf Kundenbeziehungen aus.
  • Interne Kommunikation kann die intellektuellen und kreativen FĂ€higkeiten der Mitarbeitenden aktivieren und fĂŒhrt so zu besserer ProduktivitĂ€t.
  • Interne Kommunikation verbessert das Engagement der Mitarbeiter:innen – also ihre Begeisterung fĂŒr die Arbeit und den Arbeitgeber.

Engagierte BeschÀftigte ...

✔ haben 81 % weniger Fehlzeiten

✔ arbeiten 18 % effektiver

✔ haben dabei 64 % weniger ArbeitsunfĂ€lle

✔ bleiben lĂ€nger im Unternehmen

✔ fĂŒhren zu 23 % höherem Profit

✔ erhöhen die Kundenbindung um 10 %

Quelle: Gallup GmbH

Interne Kommunikation verbessern in 5 Schritten

  1. Ausgangssituation analysieren
  2. Ziele und Strategie definieren 
  3. Verantwortlichkeiten klÀren 
  4. Kanal-Architektur optimieren
  5. Erfolg messen

Schritt 1: Ausgangssituation analysieren

Bevor irgendwas verbessert werden kann, muss der Status Quo analysiert werden. Nur so können Sie definieren, wie „Verbesserung” eigentlich aussieht. Um zu evaluieren, wo Ihre interne Kommunikation derzeit steht, setzen Sie an zwei Ausgangspunkten an:

  1. Am Bedarf der Mitarbeiter:innen
  2. An Ihren Tools und Instrumenten

Die interne Kommunikation können Sie nur verbessern, wenn Sie beides zusammen betrachten. Tools und Instrumente der internen Kommunikation sind ein Mittel zum Zweck, stehen aber nicht am Anfang Ihrer Überlegungen. Auf der anderen Seite lĂ€sst sich ein verĂ€nderter Bedarf der Mitarbeiter:innen oft nur durch neue Tools oder einen anderen Einsatz bestehender Instrumente erfĂŒllen.

Beginnen Sie Ihre Analyse bei den BeschĂ€ftigen und erstellen Sie Umfragen oder fĂŒhren Sie standardisierte Interviews mit einigen Mitarbeiter:innen. Vorlagen fĂŒr Befragungen finden Sie online, wie beispielsweise in dieser Studie. Folgende Aspekte können Sie durchgehen:

  • Wie gut funktioniert der Wissenstransfer? Wissen Mitarbeiter:innen, wo Sie relevante Informationen finden können? 
  • Wie glaubwĂŒrdig und authentisch wirken Ihre FĂŒhrungspersonen auf Ihre Mitarbeiter:innen?
  • Wie steht es um die Mitarbeiterzufriedenheit? Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Ihr Unternehmen als Arbeitgeber an Bekannte empfehlen wĂŒrden (interner Net Promoter Score)?
  • Wie sehr identifizieren sich BeschĂ€ftigte mit Ihrem Unternehmen? 
  • FĂŒhlen Ihre Mitarbeiter:innen sich wertgeschĂ€tzt und gehört? Wissen sie, wo sie Kritik Ă€ußern können?
  • Wie bewerten Mitarbeiter:innen verschiedene Dimensionen Ihres Unternehmens? Zum Beispiel wie aktiv oder passiv werden Sie wahrgenommen, wie dynamisch oder trĂ€ge, wie fortschrittlich oder konservativ? 

Machen Sie sich außerdem ein Bild davon, welche KommunikationskanĂ€le aktuell fĂŒr welche Informationen genutzt werden. Sie können die folgende Struktur nutzen, um Ihre KanĂ€le und Tools der internen Kommunikation miteinander zu vergleichen:

Beispiel fĂŒr eine Matrix, mit der sich KanĂ€le der internen Kommunikation aus Perspektive des Unternehmens und der BeschĂ€ftigten analysieren lassen

Schritt 2: Ziele und Strategie definieren

Aus den Ergebnissen aus Schritt eins können Sie nun ableiten, wo Ihre interne Kommunikation zu Verbesserungen beitragen oder selbst verbessert werden kann. Vielleicht haben Sie bereits Ideen im Kopf. Hier gilt: nicht sofort losrennen. Um KanĂ€le, Instrumente und Verantwortlichkeiten geht es erst im nĂ€chsten Schritt. Zuvor fokussieren Sie sich darauf, die Herausforderungen in Ziele zu ĂŒbersetzen und zu priorisieren. DafĂŒr bietet sich eine Aufwand-Nutzen-Matrix an.

Aufwand-Nutzen-Matrix, um die interne Kommunikation zu verbessern

Falls noch nicht geschehen, ist jetzt die Gelegenheit, die innere Haltung Ihres Unternehmens schriftlich und verbindlich auszuarbeiten. Vielleicht haben Sie bereits Unternehmenswerte fĂŒr sich definiert. Diese sind Ă€hnlich der Haltung, die Sie in Ihrer internen Kommunikation ausstrahlen wollen.

Unternehmenswerte gelten normalerweise fĂŒr alle Mitarbeiter:innen. Was Sie von Ihren Mitarbeiter:innen verlangen, muss in der FĂŒhrungskommunikation doppelt eingehalten werden. Die Werte bilden den Rahmen fĂŒr alle Maßnahmen und fĂŒr die operative Umsetzung Ihrer internen Kommunikation.

Beispiele sind: 

  • Ehrlichkeit
  • Bescheidenheit
  • Empathie
  • Transparenz 

Schritt 3: Verantwortlichkeiten klÀren 

Nachdem der strategische Rahmen steht, geht es jetzt ans Eingemachte. KlĂ€ren Sie zunĂ€chst, wer das Projekt "interne Kommunikation verbessern" federfĂŒhrend ĂŒbernimmt. GrĂ¶ĂŸere Unternehmen schaffen oft eine dedizierte Stelle als Chief Culture Officer, Internal Communications Manager oder Ă€hnliches. In kleineren Unternehmen liegt die interne Kommunikation beim Head of HR, in der Kommunikations- oder Marketing-Abteilung oder bei der GeschĂ€ftsfĂŒhrung, beziehungsweise deren Assistenz.

Der oder die Verantwortliche muss in engem Austausch mit sĂ€mtlichen FĂŒhrungspersonen stehen und laufend an den Prinzipien, Herausforderungen und Zielen der internen Kommunikation feilen. Denn ohne Abteilungsleiter:innen und Co. einzubeziehen, werden BemĂŒhungen fĂŒr eine bessere interne Kommunikation im Sand verlaufen. 

Auch fĂŒr jede einzelne Verbesserungsmaßnahme braucht es klare Verantwortlichkeiten. Halten Sie in einer Übersicht fest, wer wofĂŒr den Hut auf hat.

Beispiel fĂŒr eine Matrix, mit der sich die Verantwortlichkeiten fĂŒr die Verbesserung der internen Kommunikation festlegen lassen

Gelebt wird interne Kommunikation maßgeblich in den Teams. Das Stichwort lautet hier: bezugsgruppenorientierte Kommunikation. Alle KanĂ€le und Instrumente mĂŒssen fĂŒr eine bestimmte Bezugsgruppe bespielt werden und einen klaren Zweck erfĂŒllen. LĂŒcken in der Kanal-Architektur stehen einer verbesserten internen Kommunikation genauso im Wege wie Redundanzen.

Schritt 4: Kanal-Architektur optimieren

Sie haben den Ist-Zustand analysiert, Ziele sowie Handlungsfelder abgeleitet und Verantwortlichkeiten definiert – Zeit fĂŒr den vorletzten Schritt: Nehmen Sie sich die Kanal-Architektur vor. Der Trend zu mehr Remote-Work durch die Corona-Pandemie hat viele Entwicklungen beschleunigt, die lange ĂŒberfĂ€llig waren: Das schwarze Brett, Post-Its und Mundpropaganda funktionieren nicht mehr – und waren eigentlich nie wirklich verlĂ€ssliche Kommunikationswege.

Ein weiteres Problem: Oft werden Non-Desk-Worker bei der internen Kommunikation vernachlĂ€ssigt. Dabei machen sie weltweit 80 Prozent der BeschĂ€ftigten aus. Im Schnitt kommt dieser großen Mehrheit nur ein Prozent aller Software-Investitionen zugute. Mit dem Trend hin zu Mitarbeiter-Apps hat das Umdenken bereits begonnen.

Die Optimierungen in Ihrem Unternehmen sollten Sie jedoch nicht allein aus den Trends der internen Kommunikation ableiten, sondern vor allem aus Ihrer eigenen Bedarfsanalyse. Bringen Sie die Ergebnisse aus Schritt eins in einer Kanalauswahl-Matrix mit Ihren priorisierten Maßnahmen zusammen.

Beispiel fĂŒr eine Matrix, mit der sich die KanĂ€le fĂŒr die interne Kommunikation auswĂ€hlen lassen

Die Kanalauswahl-Matrix zeigt auf einen Blick, fĂŒr welche Maßnahmen Sie welche KanĂ€le und Instrumente benötigen und welche Tools nicht zu Ihren Zielen beitragen. Idealerweise gibt es in Ihrer Kanal-Architektur nach der Verbesserung keine LĂŒcken und keine Redundanzen mehr: Um beispielsweise Feedback durch Mitarbeiterbefragungen einzuholen, nutzen Sie neben persönlichen GesprĂ€chen nur ein einziges Tool. Zentrale Informationen werden an einem ebenso zentralen Ort gepflegt.

Instrumente der internen Kommunikation

Die Vorteile und Nachteile finden Sie in unserer Übersicht ĂŒber die Instrumente der internen Kommunikation.

Schritt 5: Messen und optimieren

Erinnern Sie sich noch an Schritt eins? Den gleichen Fragebogen, den Sie zur Status-Quo-Erfassung verwendet haben, können Sie nach Ihren Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation noch einmal nutzen. Hier werden sich – hoffentlich – Ihr Fortschritt und neue Verbesserungspotentiale zeigen.

Die Verbesserung der internen Kommunikation folgt also einem typischen „Plan, Do, Check, Act”-Zyklus: Sie ist kein einmaliges Projekt, sondern bedarf fortlaufender Anpassung. 

Fazit: Verbessern Sie die interne Kommunikation mit System

Wenn Sie die fĂŒnf Schritte zur verbesserten internen Kommunikation durchlaufen haben, sollten Sie eine Übersicht darĂŒber haben,...

  • was Sie kommunizieren wollen,
  • welche Ziele Sie dabei verfolgen,
  • wer dafĂŒr verantwortlich ist,
  • ĂŒber welche KanĂ€le welche Arten der Kommunikation ablaufen,
  • und wie Sie den Erfolg Ihrer BemĂŒhungen messen. 

Wie eingangs beschrieben hÀngen entscheidende Erfolgsfaktoren wie die Mitarbeitermotivation, ProduktivitÀt und letztendlich die ProfitabilitÀt Ihres Unternehmens von Ihrer internen Kommunikation ab. Mit einer ordentlich geplanten Strategie, klaren Verantwortlichkeiten und vor allen Dingen den richtigen Instrumenten können Sie sich von Ihrer Konkurrenz abheben.

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