ūüďÖ [Expert Talks 2023] Live-Impulse f√ľr erfolgreiche HR & interne Kommunikation ūüďÖ

09.01.2023

Interne Kommunikation

7 Min. Lesezeit

Instrumente der internen Kommunikation: alle Vor- und Nachteile

Welche Instrumente der internen Kommunikation Sie 2023 einsetzen sollten und welche besser nicht mehr, zeigt die √úbersicht. Und der Vergleich der Vorteile und Nachteile.

Helena Kleine, freiberufliche Redakteurin mit langjähriger Erfahrung in der Tech-Branche

Helena Kleine

Redakteurin f√ľr B2B-Tech-Themen

‚ÄěDas Medium ist die Botschaft‚ÄĚ, lautet die Theorie des kanadischen Medientheoretikers Marschall McLuhan. Die vielzitierte Aussage ist √ľber 100 Jahre alt, McLuhan hatte also eher Kommunikationsmittel wie B√ľcher, Filme, Zeitungen und Telegramme im Kopf. Doch die Theorie hat dem Zahn der Zeit getrotzt und ist nicht weniger wahr, wenn es um Newsletter, Zoom-Konferenzen und Mitarbeiter-Apps geht.¬†Wenn Sie Tools f√ľr Ihre interne Kommunikation ausw√§hlen, behalten Sie daher immer zwei Dinge im Hinterkopf:

  1. Welche Informationen (Bilder, Grafiken, Emotionen etc.) k√∂nnen √ľber das Medium vermittelt werden?
  2. Was sagt die Auswahl des Kommunikationsmittels √ľber Sie aus ‚Ästwelche implizite Botschaft kommt bei Ihren Mitarbeiter:innen an?

Was sind die Instrumente der internen Kommunikation?

Die Instrumente der internen Kommunikation umfassen alle Tools, Kan√§le und Mittel, die dem Austausch innerhalb des Unternehmens dienen ‚Äď zwischen Management und Besch√§ftigten und innerhalb der Belegschaft.

Analoge Instrumente der internen Kommunikation

  • Meetings und Events
  • Aush√§nge
  • Mitarbeiterzeitschrift

Digitale Instrumente der internen Kommunikation

  • E-Mail
  • Online-Meetings
  • Internes Wiki
  • Mitarbeiterblog
  • Social Intranet
  • Digital Signage
  • Instant Messenger
  • Umfragen
  • Mitarbeiter App

Worauf kommt es bei der Auswahl der Instrumente an?

Meist wird bei der Auswahl von Kommunikationsmitteln in erster Linie die F√ľhrungskommunikation betrachtet, also die Kommunikation zwischen Management und Belegschaft.¬†¬†

Wer eine gute Feedback-Kultur aufbauen m√∂chte, k√ľmmert sich au√üerdem um Tools f√ľr den Informationsfluss in die andere Richtung: von Mitarbeiter:innen zur√ľck an die F√ľhrungsebene. Zus√§tzlich wird untereinander kommuniziert.¬†¬†

Ob offizielle Unternehmenskommunikation oder der zwanglose Austausch unter Mitarbeiter:innen: Durch die Auswahl der richtigen Kan√§le f√ľr die interne Kommunikation nehmen Sie unter anderem Einfluss darauf, wie gut Informationen aufgenommen werden, welcher Grundtenor sich dabei entwickelt, wie effizient der Wissensaustausch funktioniert und wie sehr sich Ihre Mitarbeiter:innen dabei wertgesch√§tzt f√ľhlen.¬†¬†

Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen √úberblick √ľber die breite Palette der Instrumente, die Sie nutzen k√∂nnen, um die interne Kommunikation zu verbessern.

Tipps zur Auswahl des internen Kommunikationsinstruments. Zahlen von eins bis vier mit Inhalten.

Analoge interne Kommunikationsinstrumente

Der Trend geht zweifellos zu digitalen Kommunikationsmitteln. Trotzdem gibt es Gespr√§che, die bestenfalls pers√∂nlich gef√ľhrt werden. Und nur weil ein Kommunikationskanal nicht auf dem World Wide Web basiert, muss er nicht veraltet sein. Team-Events und pers√∂nliche Mitarbeitergespr√§che beispielsweise werden nie komplett zu ersetzen sein.

Meetings, Kick-offs und Team-Events

Meetings f√ľr ganze Teams oder das gesamte Unternehmen dienen nicht nur der Informationsvermittlung, sondern verfolgen immer auch einen sozialen Aspekt. Selbst komplett dezentralisierte Unternehmen wie Komoot treffen sich regelm√§√üig und besprechen alle wichtigen Themen, essen und trinken gemeinsam und schaffen so Raum f√ľr einen offenen Austausch.¬†¬†

Hier k√∂nnen solche Themen angesprochen werden, die einen hohen Diskussionsbedarf haben und/oder sich mit dem ‚ÄěBig Picture‚ÄĚ befassen.

Vorteile

  • M√∂glichkeit zum Netzwerken
  • Einfaches Team-Building
  • Auch Non-Desk-Besch√§ftigte werden erreicht
  • Effektiv f√ľr Mitarbeitermotivation und Employer Branding

Nachteile

  • Aufw√§ndig und kostenintensiv¬†
  • Fr√ľhzeitige Planung erforderlich¬†
  • Infos m√ľssen gut vorbereitet und dargestellt werden
  • Alle Beteiligten m√ľssen vor Ort sein

Schwarzes Brett und Aushänge

Auch das Schwarze Brett ist ein analoges Tool, das noch immer zum Einsatz kommt. Besonders in Pflegeeinrichtungen oder in Unternehmen, in denen Besch√§ftigte im Lager oder der Produktion t√§tig sind, sind die Aush√§nge das Mittel der Wahl. Auch wenn analog nicht immer veraltet bedeutet, ist das schwarze Brett inzwischen ein √ľberholtes Kommunikationsmittel und kann durch digitale Alternativen, die im n√§chsten Kapitel angesprochen werden, abgel√∂st werden. Dazu z√§hlen beispielsweise ein interner Newsletter oder eine Mitarbeiter-App.

Vorteile

  • Ist vielerorts fest etabliert
  • Jede:r kann Informationen aush√§ngen
  • Fungiert als Treffpunkt f√ľr Besch√§ftigte
  • Kosteng√ľnstig
  • Kann alle Mitarbeiter:innen erreichen, die vor Ort sind

Nachteile

  • Informationen sind oft veraltet¬†
  • Nicht zielgruppenspezifisch¬†
  • Keine R√ľckkanal
  • Aufw√§ndig zu bespielen
  • Ortsgebunden

Mitarbeiterzeitschrift

Wie viele andere Print-Medien kommen Mitarbeitermagazine, die in regelm√§√üigen Abst√§nden gedruckt werden, bei den Leser:innen nach wie vor gut an. Warum? Sie sch√§tzen es, etwas Haptisches in der Hand zu haben, in dem sie in ihrer Kaffeepause bl√§ttern k√∂nnen. Trotzdem befindet sich diese klassische Variante der internen Kommunikation im Abw√§rtstrend. Digitale Kan√§le f√ľr die interne Kommunikation l√∂sen Mitarbeiterzeitungen ab ‚Äď auch, weil es f√ľr Unternehmen g√ľnstiger ist.

Vorteile

  • Gef√ľhl von Hochwertigkeit
  • Reichweitenstark
  • Viele M√∂glichkeiten zur Visualisierung von Inhalten
  • Ortsunabh√§ngig
Nachteile
  • Hohe Druck- und Logistikkosten
  • Langsam und nicht aktuell
  • Hoher redaktioneller Aufwand
  • Keine Interaktion

Digitale interne Kommunikationsinstrumente

Die Zukunft ist auch bei Instrumenten zur internen Kommunikation digital. Die meisten digitalen Tools einen Vorteile wie zielgruppenspezifische Ansprache, bessere M√∂glichkeiten f√ľr die Analyse und standortunabh√§ngigen Zugang.¬†

E-Mail und interner Newsletter

Der wohl beliebteste Kommunikationskanal zur internen Kommunikation: die E-Mail. Sie bedarf keiner langen Erklärung. Auch die Zahlen zeigen, dass jede:r mit dieser Art der Kommunikation vertraut ist: Laut Statista kommen bei allen befragten Unternehmen häufig bis sehr häufig E-Mails zum Einsatz. Auch unternehmensinterne Newsletter werden meistens via E-Mail verschickt.

Vorteile

  • Schneller und direkter Kommunikationskanal
  • Einfach auszuwerten
  • Verkn√ľpfung mit Kalender leicht m√∂glich
  • Leichte Handhabung

Nachteile

  • Gefahr von E-Mail-√úberflutung
  • Newsletter werden oft ignoriert¬†
  • Erreicht nur Besch√§ftigte mit E-Mail-Adresse
  • Nicht geeignet f√ľr kritische Informationen

Online-Meetings und Videokonferenzen

Ein weiterer Klassiker der Unternehmenskommunikation: das Online-Meeting. Es eignet sich vor allem f√ľr kleinere Gruppen oder gro√üe Runden, in denen nur wenige Teilnehmer:innen redeberechtigt sind.¬†F√ľr die meisten Konzerne scheinen die Vorteile zu √ľberwiegen: Die Statistiken zeigen, dass Online-Meetings von knapp drei Viertel der befragten Unternehmen f√ľr die interne Kommunikation genutzt werden.

Vorteile

  • Verbaler Austausch bietet Raum f√ľr Fragen¬†
  • Erreicht auch Besch√§ftigte im Home-Office
  • Kaum technische Kenntnisse n√∂tig

Nachteile

  • Gefahr von ‚ÄěZoom-Fatigue‚Äú ‚Äď der M√ľdigkeit von zu vielen Online-Meetings¬†
  • Non-Desk-Worker k√∂nnen nicht partizipieren
  • Nicht alle Dienstleister sind DSGVO-konform

Internes Wiki

Ein internes Wiki ist eine Wissensdatenbank, in der Beschäftigte Antworten auf all ihre Fragen finden sollten. In der Regel ist das interne Wiki Teil des (Social) Intranets. Im Sinne des Wissensmanagements sollen Mitarbeiter:innen vom Wissen anderer profitieren sowie selbst Inhalte einstellen können. Dazu zählen Infos aller Formate wie etwa Videos, Präsentationen, Onboarding-Dokumente oder Notizen.

Vorteile

  • Alle wichtigen Dokumente an einem Ort
  • Suchfunktion
  • Leicht zu verwalten dank nutzergenerierter Inhalte

Nachteile

  • Wenig M√∂glichkeiten zur Interaktion
  • Kann un√ľbersichtlich werden
  • Nur f√ľr Besch√§ftigte mit PC-Arbeitsplatz

Mitarbeiterblog

Oft ist der Mitarbeiterblog Teil des internen Wikis. Auch hier k√∂nnen Mitarbeiter:innen Inhalte in Text-, Bild- oder Videoform ablegen. Das k√∂nnen Beitr√§ge mit Tipps zu bestimmten Aufgaben, Erfahrungsberichte oder Neuigkeiten sein. Mitarbeiterblogs funktionieren nur, wenn Besch√§ftigte √ľber neue Inhalte informiert werden ‚Äď zum Beispiel per E-Mail, Push-Nachricht auf Slack oder in einer Mitarbeiter-App. Aus eigenem Antrieb besuchen Besch√§ftigte einen unternehmenseigenen Blog eher nicht. Das k√∂nnte ein Grund daf√ľr sein, warum nur etwa jedes zehnte Unternehmen den Blog h√§ufig als Kommunikationskanal nutzt.

Vorteile

  • F√∂rdert Austausch zwischen Besch√§ftigten
  • Zwangloses Format¬†
  • Alle Mitarbeiter:innen sind gleichberechtigt

Nachteile

  • Umfangreiche Datenpflege ist notwendig¬†¬†
  • Non-Desk-Worker bleiben au√üen vor
  • Chat-Plattform fehlt oft

Social Intranet

Heutzutage setzen viele Konzerne auf das Intranet als prim√§res Instrument f√ľr die interne Kommunikation. Auf der nur f√ľr Unternehmensangeh√∂rige zug√§nglichen Plattform werden Informationen, Dokumente und vieles mehr f√ľr die Mitarbeiter:innen bereitgestellt.

Im Social Intranet kommt die Möglichkeit zur Interaktion hinzu: Über Direktnachrichten können Beschäftigte mit Kolleg:innen kommunizieren und Dateien versenden. Der Aufbau des Social Intranets erinnert an bekannte Soziale Netzwerke und versorgt Nutzer:innen auch hier durch einen Newsfeed mit aktuellen Informationen, Neuigkeiten aus Gruppen und vielem mehr.

Vorteile

  • F√∂rdert Austausch zwischen Besch√§ftigten
  • Auch f√ľr die F√ľhrungskommunikation geeignet
  • Hohe Nutzerzahlen durch Vergleichbarkeit mit Social Media

Nachteile

  • Oft un√ľbersichtlich¬†
  • Fokus nur auf Desktop-Mitarbeiter:innen¬†
  • Nicht zielgruppenspezifisch
  • Bottom-Up-Kommunikation findet kaum statt

Digital Signage

Sie funktionieren wie digitale Pinnw√§nde oder digitale Schwarze Bretter: elektronische Schilder, die Informationen wie Plakate bereitstellen ‚Äď nur eben im digitalen Format. W√§hrend diese Art der Kommunikation vor allem auf Bahnh√∂fen und Flugh√§fen zur elektronischen Anzeige genutzt wird, spielt Digital Signage auch im Rahmen der internen Kommunikation eine Rolle. Der Bildschirm ersetzt also die analoge Pinnwand oder das Schwarze Brett.

Vorteile

  • Leicht zu aktualisieren
  • Fungiert als Treffpunkt
  • Eignet sich f√ľr alle Mitarbeiter:innen vor Ort

Nachteile

  • Ortsgebunden
  • Keine Interaktion
  • Keine zielgruppengerechte Ansprache
  • Zus√§tzliche Laufwege

Private Instant Messenger

Insbesondere langsame und veraltete Tools der internen Kommunikation, die keinen direkten Austausch der Nutzer:innen erm√∂glichen und nicht mobil nutzbar sind, haben die Nutzung privater Messenger im Unternehmen beg√ľnstigt.¬†Laut der Statista-Befragung verwendet die H√§lfte der Unternehmen Messenger-Dienste zum internen Austausch.

Mitarbeiter:innen, die wenig bis √ľberhaupt nicht am Schreibtisch t√§tig sind, chatten √ľber ihr Smartphone mit Kolleg:innen, um informiert zu bleiben. Dabei werden oft Apps verwendet, die nicht zu empfehlen sind: Nicht nur WhatsApp birgt Gefahren beim Datenschutz. Der Facebook Messenger und Telegram sind weitere Beispiele.

Vorteile

  • Einfacher Austausch zwischen Mitarbeiter:innen¬†
  • M√∂glichkeit zur Erstellung von Gruppenchats¬†
  • Privates Smartphone reicht aus¬†
  • Mitarbeiter:innen m√ľssen nicht am Arbeitsplatz sein

Nachteile

  • Keine redaktionelle Aufbereitung¬†¬†
  • Gefahr von Spam
  • Beruf und Privatleben¬†verschwimmen
  • H√§ufig schlechter Datenschutz¬†
  • Funktionen gehen nicht √ľber den Chat hinaus

Instant Messenger speziell f√ľr Unternehmen

Die bessere Alternative sind Messenger f√ľr Unternehmen, die einen ebenfalls unkomplizierten Austausch zwischen Kolleg:innen erm√∂glichen, aber auf die Nutzung im Business-Kontext ausgelegt sind: beispielsweise Slack, Teams und RocketChat. Zwar gibt es gute mobile Apps, doch die Nutzung ist ‚Ästanders als bei Messenger-Apps f√ľr das Mobiltelefon ‚Äď auf die Desktop-Anwendung ausgelegt.

Vorteile

  • Einfacher Austausch zwischen Mitarbeiter:innen¬†
  • M√∂glichkeit zur Erstellung Gruppen
  • Einfaches Versenden von Dokumenten

Nachteile

  • Keine redaktionelle Aufbereitung¬†¬†
  • Nicht auf Non-Desk-Worker ausgelegt¬†
  • Eingeschr√§nkte Funktionen

Online-Mitarbeiterbefragungen

√úber digitale Mitarbeiterbefragungen oder dedizierte HR-Tools k√∂nnen moderne Unternehmen sich anonym ein Bild √ľber die Mitarbeiterzufriedenheit machen, Vorschl√§ge einholen und spontan das Stimmungsbild in Teams abfragen.

Vorteile

  • Anonymes und damit ehrliches Feedback¬†¬†
  • Alle Besch√§ftigten k√∂nnen gefragt werden¬†
  • Filtern nach Team oder Arbeitsstandort m√∂glich

Nachteile

  • Oft schwache Beteiligung
  • Online-Umfragen erreichen Non-Desk-Worker meist nicht

Mitarbeiter-App

In einer Mitarbeiter-App werden die Vorteile von Messenger-Apps mit denen des Social Intranets kombiniert. Dank praktischem Newsfeed stellt die App relevante Informationen √ľbersichtlich und kompakt dar. Eigene Inhalte, Kommentare oder auch Videokonferenzen k√∂nnen die Nutzer:innen mit wenigen Klicks erstellen.¬†¬†

Dadurch erhalten auch Mitarbeiter:innen im Lager oder der Produktion aktuelle interne Informationen und k√∂nnen ihre Erfahrungen, Kompetenzen und Verbesserungsvorschl√§ge aus der Praxis direkt zur√ľckspielen. Der Statista-Befragung zufolge sind Unternehmens-Apps derzeit bei rund einem F√ľnftel der interviewten Betriebe h√§ufig oder sehr h√§ufig in Benutzung.

Vorteile

  • Non-Desk-Worker werden erreicht
  • Direkter Austausch zwischen Mitarbeiter:innen¬†
  • Vereinfacht Bottom-up-Kommunikation
  • DSGVO-konform auf privaten Smartphones nutzbar

Nachteile

  • Nicht sinnvoll f√ľr Unternehmen ohne Non-Desk-Worker
  • Datenschutz-Risiken bei Cloud-Services von au√üerhalb der EU
  • Komplex, wenn zu viele Funktionen integriert werden
Instrumente der internen Kommunikation. Eine Tabelle mit analogen und digitalen Instrumenten.

Fazit: Die Mischung macht's

Die Auswahl von Instrumenten zur internen Kommunikation ist keine Entweder-oder-Frage. Und weniger ist nicht unbedingt mehr, denn die Instrumente erf√ľllen sehr unterschiedliche Zwecke. Mehrere Kan√§le zu kombinieren, ist einer der Trends in der internen Kommunikation.¬†

Im oberen Vergleich wird deutlich, dass fast jedes Tool seine Vorz√ľge hat. Wichtig ist, der Parallelnutzung entgegenzuwirken. Mitarbeiter:innen sollten genau wissen, √ľber welchen Kanal welche Art von Kommunikation laufen sollte. Und das klappt nur, wenn F√ľhrungskr√§fte die Kan√§le selbst entsprechend nutzen.

Wie lässt sich die interne Kommunikation verbessern?

Wie gut Ihre interne Kommunikation ankommt, hängt auch von der Auswahl der Instrumente ab. Zuvor kommt es allerdings auf etwas anderes an.

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