Mitarbeiter-App: Vorteile, Erfahrungen, Vergleich [2023]

Wenn Sie sich im Internet umsehen, werden Sie Aussagen finden wie "pro Monat und Mitarbeiter:in so wenig wie ein Latte Macchiato". Diese Aussagen sind sehr pauschal und mit Vorsicht zu genießen.

Die tatsächlichen Kosten für eine Mitarbeiter-App hängen nicht nur von der Anzahl der Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen ab, sondern auch von den Funktionen, die Sie nutzen möchten, und den gewünschten Integrationen.

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf! Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot, das sich an Ihren Bedürfnissen orientiert und genaue Zahlen enthält – und Vergleiche mit dem Preis eines Heißgetränks überflüssig macht.

Der Datenschutz hängt in erster Linie vom Standort des Servers und den Sicherheitsstandards ab. Anforderungen, die eine datenschutzkonforme Mitarbeiter-App erfüllen sollte (Flip erfüllt sie alle):

✅ Unternehmensdaten werden sicher in der Cloud und nicht lokal auf dem privaten Gerät gespeichert

✅ Das Hosting erfolgt in Rechenzentren mit ISO 27001- und C5-Zertifikat

✅ Unabhängige Dritte testen regelmäßig die Plattformsicherheit

✅ Sie haben die volle Kontrolle über die Zugriffsrechte und Rollen

✅ Die Datenübertragung zwischen Endgeräten und dem Rechenzentrum ist verschlüsselt

✅ Der Anbieter informiert über technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten

✅ Alle Auftragsverarbeiter – zum Beispiel Partner des Anbieters – verarbeiten die Daten nach DSGVO

✅ Es gibt eine Mustervorlage für die Auftragsdatenverarbeitung

✅ Die App greift nicht auf private Smartphone-Daten zu, zum Beispiel auf die Kontakte des Users

✅ Als User-Daten reichen Benutzerkennung und Passwort

✅ Für die Registrierung werden keine privaten Kontaktdaten abgefragt

✅ Kein Always on: Die App bleibt nach Feierabend und im Urlaub stumm

✅ Die Nutzung der App ist freiwillig

✅ Die App wurde in Zusammenarbeit mit Betriebsräten entwickelt

✅ Keine Leistungsüberwachung: Weder lassen sich Nachrichten mitlesen noch Rückschlüsse auf die Arbeitszeit ziehen

Nachteile haben Mitarbeiter-Apps, die nicht gemäß den EU-Datenschutzbestimmungen und den Anforderungen von Mitarbeiter:innen ohne Schreibtisch entwickelt wurden.

Herkömmliche Mitarbeiter-Apps können jedoch folgende Nachteile haben:

• Die Nutzung von Cloud-Diensten außerhalb der EU birgt datenschutzrechtliche Risiken. Flip wird in Deutschland gehostet.
• Hohe Komplexität, etwa wenn zu viele Funktionen aus Office-Tools integriert sind, kann zu Problemen führen. Flip konzentriert sich auf die Funktionen, die auf dem Handy sinnvoll sind.
• Niedrige Nutzungsraten können auftreten, wenn das Menü und die Optionen die Nutzer überfordern. Flip erreicht oft Nutzungsraten von nahezu 100 Prozent.
• Branding ist nicht immer möglich oder kann extra kosten. Flip kann ohne zusätzliche Kosten an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens angepasst werden.
• Die fehlende Offline-Fähigkeit bedeutet, dass die App nicht ohne Internetverbindung geöffnet werden kann. Flip kann auch ohne Empfang genutzt werden.
• Die Verwendung von zwei Apps bedeutet, dass Intranet-Funktionen und Chats separat laufen. Flip ist eine All-in-One-Lösung.

Ein soziales Intranet wird für die Nutzung am PC oder Laptop entwickelt. Die vielen komplexen Funktionen aufs Smartphone zu bringen, führt zu überladenen Apps und schwachen Nutzungsraten. Eine Mitarbeiter-App wie Flip stellt dieses Konzept auf den Kopf. Das Prinzip lautet "mobile first".

5 wichtige Unterschiede zwischen einer Mitarbeiter-App und einem Social Intranet

💻 Social Intranet: Für den Desktop-Einsatz gebaut
„Desktop first": Das Tool bietet viele Funktionen und Optionen, die nur auf großen Screens nutzbar sind. Die Nutzung ist oft an Office-Lizenzen gekoppelt und aufs Firmennetz bzw. Firmengeräte beschränkt.

📱 Mitarbeiter-App: Für den mobilen Einsatz entwickelt
„Mobile first“: Das Tool bietet einen optimalen Überblick auch auf Smartphone-Bildschirmen. Die DSVO-konforme und sichere Nutzung ist auch auf privaten Smartphones und Tablets möglich.

💻Social Intranet: Nutzbar nur "mit Empfang"
Nutzer:innen können auf ein Social Intranet in der Regel nur mit Datenverbindung zugreifen.

📱 Mitarbeiter-App: Offlinefähigkeit
Nutzer:innen können in einer offlinefähigen Mitarbeiter-App wie Flip auch ohne Datennetz auf Inhalte zugreifen und Nachrichten erstellen. Das zahlt sich besonders auf der Fläche aus, wo der Empfang noch immer häufig schwach ist.

💻 Social Intranet: Für Bildschirmarbeiter optimiert
Die Tools richten sich an Büro-Beschäftigte, die den ganzen Tag am Rechner verbringen und daran gewöhnt sind, viele komplexe Tools zu nutzen.

📱 Mitarbeiter-App: Für alle Beschäftigten optimiert
Das Tool ist optimal geeignet auch für all diejenigen, die nur wenige Minuten pro Tag damit verbringen – in dieser Zeit aber alle wichtigen Informationen finden.

💻 Social Intranet: Einrichtung durch die User
Nutzer:innen können sich das Tool nach ihren Bedürfnissen einrichten. Sie müssen oft selbst entscheiden, welchen Gruppen sie beitreten und über welche Themen sie benachrichtigt werden wollen.

📱 Mitarbeiter-App: sofort startklar
Nutzer:innen loggen sich lediglich ein und sind sofort startklar. Zum Beispiel sind sie automatisch Teil der News-Gruppen, die für sie wichtig sind. Sie müssen nichts selbst einrichten. Funktionen und Inhalte sind automatisch auf ihre Rolle zugeschnitten.

💻 Social Intranet: oft eine reine Kommunikationslösung
Die Tools sind häufig auf interne Kommunikation ausgerichtet. Funktionen, die die Produktivität und Zusammenarbeit erhöhen, sind nicht vorhanden.

📱 Mitarbeiter-App: das ganze Unternehmen in der Hosentasche

Viel mehr als interne Kommunikation: Eine App wie Flip eignet sich als mobile Plattform, die u.a. die Schichtplanung, die Mitarbeiter-Karte, Corporate Benefits und die Zeiterfassung integriert.

Führen Sie vor dem Start der Mitarbeiter-App gezielte Onboarding-Kampagnen durch. Platzieren Sie zum Beispiel QR-Codes in der Kantine oder in Produktionshallen, die den Download des neuen Tools erleichtern. Verteilen Sie gebrandete Goodies, die auf die neue digitale Präsenz verweisen, oder veranstalten Sie Wettbewerbe in der Mitarbeiter-App.

Achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter-App Aufwand reduziert – über die Kommunikation hinaus. Was liegt näher, als die Mitarbeiter-App zur zentralen Drehscheibe für zeitraubende Themen wie Schichtpläne, Krankmeldungen und die Erfassung von Arbeitszeiten zu machen? Mit den richtigen Anreizen werden Sie schnell hohe Nutzerzahlen erreichen und die Produktivität steigern.

Um für alle Nutzer:innen Klarheit zu schaffen und um Mitarbeiter:innen die Angst vor eventueller Überwachung zu nehmen, sollten Sie in einer Nutzervereinbarung die jeweiligen Rechte und Pflichten, die sich durch die Nutzung einer Mitarbeiter-App ergeben, regeln.

Dazu gehört etwa, dass die Nutzung der App auf freiwilliger Basis geschieht. Auch die klare Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit kann hier definiert werden. Auch sollte in die Nutzervereinbarung aufgenommen werden, dass keine sensiblen Daten oder Kundendaten über die App verbreitet werden.

Bleiben Sie fokussiert: Vermeiden Sie lange und nichtssagende Texte. Binden Sie Bilder, Videos und GIFs in Ihre Beiträge und in den Newsfeed ein. Schreiben Sie kurze und knackige Texte. Getreu dem Motto "Content is Key" sollte die Planung der Inhalte Ihrer App stimmen. Wenn ein Mehrwert und ein hoher Informationsgehalt erkennbar sind, werden Ihre Mitarbeiter:innen schnell zu Fans des neuen Tools. Bei einigen Flip-Kunden nutzen mehr als 50 Prozent der Beschäftigten die Mitarbeiter-App sogar am Wochenende. Natürlich freiwillig.

Apropos Inhalte, die Menschen lesen wollen… In großen Unternehmen haben sich auch solche Gruppen bewährt, die eigentlich nichts mit der Arbeit zu tun haben. So gibt es im Intranet der Deutschen Bahn beispielsweise ein Dating-Portal. Auch Rezept- oder Sportgruppen sorgen erfahrungsgemäß für regen Austausch. 

Ellen Scheibl, Kommunikationsleiterin des Werbemittelproduzenten elasto, beschreibt eine Gratwanderung zwischen privaten Inhalten und fachlichen Infos:

„Unternehmen müssen ein Gleichgewicht finden – zwischen Geschichten und Geschäft. Aber wir haben festgestellt: Die Menschen fühlen sich mehr als Bestandteil des Unternehmens, wenn sie regelmäßig private Einblicke bekommen.“

Die Inhalte sind geplant, Ihre Mitarbeiter:innen nutzen die App und kommunizieren fleißig miteinander? Fantastisch! Aber Vorsicht: Der Reiz des Neuen kann sich schnell abnutzen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter:innen nicht nur zu informieren, sondern sie auch in das Unternehmensgeschehen einzubinden.

Mit der Kommentar- und Like-Funktion wird eine positive Feedback-Kultur im Unternehmen nicht nur gefördert, sondern aktiv eingefordert. Weitere Möglichkeiten zur Steigerung des Mitarbeiterengagements sind Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit und das Versenden von Terminen zur leichteren Planung des Tagesablaufs.

Genauso wichtig wie die technische Möglichkeit, Feedback zu geben: die Rückmeldungen ernst nehmen, beantworten und gute Mitarbeitervorschläge tatsächlich umsetzen.

Lassen Sie Ihre Beschäftigten nicht mit dem neuen Tool allein. Vielmehr sollten Sie alle im Unternehmen von Beginn an abholen sowie die aktive Nutzung der App fördern und auch vorleben. Halten Sie die Beschäftigten etwa über neue Funktionen auf dem Laufenden und animieren Sie dazu, die Kommunikation auf der neuen Plattform stattfinden zu lassen.