Wie elasto die interne Kommunikation revolutioniert hat

70 Prozent der Belegschaft von elasto haben keine eigene E-Mail-Adresse und waren lange Zeit nur per Aushang zu erreichen. Die Verwaltung dagegen kämpfte mit einem E-Mail-Overload. Kommunikationsleiterin Ellen Scheibl hat beides in den Griff bekommen – mit der passenden Mitarbeiter-App, einem klaren Prozess für die Einführung, überzeugenden Inhalten und einer Portion Social Media Management in der internen Kommunikation.

Ausgangslage: Kommunikationswüste vs. Informationsflut

Bei der Belegschaft auf der Fläche kamen relevante Informationen nur tröpfchenweise an, bei den Kolleg:innen im Büro gingen sie zuweilen in einer E-Mail-Flut unter. Die drei größten Herausforderungen bei elasto:

1. Kommunikation als Einbahnstraße

Information zur Kenntnis genommen: Mehr ist mit interner Kommunikation per Aushang nicht zu erreichen. Feedback? Fehlanzeige. “Außerdem studiert in der Nachtschicht niemand das schwarze Brett”, berichtet Ellen Scheibl. Tagsüber kommen Informationen nur an, wenn Mitarbeitende sie sich selbst am Aushang abholen.

2. Hoher Aufwand fürs IK-Team

"Ein Teil unserer Beschäftigten in der Produktion kommt aus osteuropäischen Ländern. Doch nicht nur die Sprachbarriere ist analog kaum zu meistern”, sagt Ellen Scheibl. Die kurzfristigen und ständig wechselnden Vorgaben während der Corona-Pandemie per Aushang kommunizieren? "Bei einem Drei-Schicht-Betrieb in der Produktion und mehreren Standorten ist das ein unverhältnismäßiger Aufwand.”

3. E-Mail-Overload in der Verwaltung

“80 Prozent meiner E-Mails kamen von intern”, schätzt Ellen Scheibl. Wie ihre Kolleg:innen in der Verwaltung kämpft sie mit einer E-Mail-Flut. Und mit Informationen, die nicht immer für alle Empfänger:innen relevant sind.

Der Game Changer: die passende Mitarbeiter-App

“Es kann nur über eine App gehen!” Für Ellen Scheibl war schnell klar, welches Tool die Herausforderungen lösen soll. Eine Mitarbeiter-App verspricht Echtzeit-Kommunikation und passt perfekt in die Digitalisierungsstrategie von elasto. Worauf Ellen Scheibl bei der Anbieterwahl geachtet hat? Die Kommunikationsspezialistin antwortet nicht mit einer Feature-Liste, sondern mit drei viel wichtigeren Punkten, die den Ausschlag für Flip gaben.

1. Value for Money: “Wir haben uns gut überlegt, was wir wirklich brauchen. Und vor allem, was für unsere Mitarbeiter:innen einen Mehrwert bietet.”
2. Bauchgefühl: “Es hat einfach von Beginn an gepasst.” Schon beim ersten Kontakt per Webinar hat Ellen Scheibl einen guten Eindruck von Flip. Und der bestätigte sich im persönlichen Gespräch.
3. Support: Wichtig vor allem für die erfolgreiche Einführung. “Am Ende war es einfacher als ich es mir vorgestellt habe – auch weil viele Promotion-Materialien bereits von Flip vorbereitet waren.”

Erfolgsfaktor I: die Einführung

Die richtige Einführung der Mitarbeiter-App entscheidet, wie gut die neue Kommunikationslösung ankommt – und ob die Beschäftigten die Mitarbeiter-App auf ihrem privaten Smartphone installieren. “Wir haben alle Mitarbeitenden mitgenommen und genau erklärt, warum wir ein neues Tool einführen”. Die Schritte, mit denen elasto 100 Prozent der Beschäftigten zu Usern gemacht hat: 

1. Rollout-Material vorbereiten

Flyer, Aushänge, Poster: die Basis für die Rollout-Kampagne. Erfolgserprobte Templates lieferte Flip.

2. IK-Team schulen

”Guidelines für unsere Redaktion hat uns Flip als Vorlage an die Hand gegeben.” Ein wichtiger Faktor: Denn Kommunikation per Mitarbeiter-App ist Social Media Management.

3. Alle vorhandenen Kanäle nutzen

Schwarzes Brett, Aushang, Intranet: Um die Mitarbeiter App zu pushen, sollten alle „alten“ Kanäle zum Einsatz kommen.

4. Die Mitarbeiter-App priorisieren

Am 5.8.2021 hat Ellen Scheibl im Intranet die Umstellung auf die Mitarbeiter-App angekündigt – es war der letzte Intranet-Beitrag bei elasto. Auch Schwarze Bretter und Aushänge kommen nicht mehr zum Einsatz.

Erfolgsfaktor II: die Inhalte

Elasto nutzt die Mitarbeiter-App nicht allein als Kommunikationstool, sondern als zentrale Plattform für die Kollaboration. Ellen Scheibl liefert vier Beispiele für Inhalte und Integrationen, die zum Erfolg beigetragen haben.

• Produktdaten, Arbeitssicherheit, Onboarding-Guide
  Produktdatenblätter, Zertifikate, alle Informationen rund um das Thema Arbeitssicherheit, der Onboarding Guide – alles liegt zentral auf einer Plattform. Vorbei sind die Zeiten, in denen Beschäftigte einen rund 40-seitigen Leitfaden als Ausdruck per Post erhielten.
• Kurze Videos statt langer Präsentationen
  “Wir setzen immer häufiger auf kurze, persönliche Videos.“ Die eigenen Kolleg:innen sind dabei Sprecher:in und Absender:in zugleich. Und noch viel wichtiger: Per Kommentar und Direktnachricht sind sie direkt erreichbar.
• Integrierte Zeiterfassung
  Nachgelagert zur Einführung der Mitarbeiter-App hat elasto die Zeiterfassung digitalisiert. Mittlerweile ist die Funktion in die App integriert.
• Corporate Benefits
  ”Unsere Mitarbeitenden bekommen bei einigen Unternehmen Rabatte und andere Goodies. Das Corporate-Benefits-Programm haben wir in die App integriert”, sagt Ellen Scheibl. Wer sparen will, schaut allein deswegen regelmäßig in die App.

Ergebnis: Mehrwert und mehr Spaß

Die Ergebnisse nach etwas mehr als einem halben Jahr interne Kommunikation per Mitarbeiter-App bei elasto:

• 100 Prozent Registrierungsquote erreicht
  Je besser die Einführung, desto mehr User. Je mehr User, desto mehr Mehrwert. Elasto hat beides optimal kombiniert.
• Feedback-Kultur geschaffen
  Die Mitarbeitenden sind endlich in der Lage, sich selbst an der Kommunikation zu beteiligen.
• Sprachbarriere aufgelöst
  Die App übersetzt mit einem Klick in die eigene Muttersprache.
• E-Mail-Overload überwunden
  “Meine internen E-Mails haben sich um rund die Hälfte reduziert”, sagt Ellen Scheibl.
• Den privaten Austausch zugelassen
  Teambuilding first: Auch private und "halb-private" Themen sind in der App willkommen, zum Beispiel in einer Feierabend-Gruppe.
• Zielgenauer Informationsfluss etabliert
  "Alle sind keine gute Zielgruppe." Was im Marketing gilt, trifft auch auf die interne Kommunikation zu. Informationen fließen bei elasto über individuelle Gruppen genau zu denjenigen, für die sie auch relevant sind.