Mitarbeiter-App: So gelingt die Einführung in Ihrem Unternehmen

Eine Mitarbeiter-App ist ein leistungsstarkes Tool, um die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Doch wie wird Ihre Mitarbeiter-App zum Erfolg und erzielt eine hohe Nutzungsrate? Wie kann der Betriebsrat von der App überzeugt werden? Hier finden Sie die Antworten und Impulse, um eine Mitarbeiter-App reibungslos einzuführen.

Digitalisierung und die kommunikative Kluft im Unternehmen

Rund 60 Prozent der Mitarbeiter:innen haben das Gefühl, dass sie nicht alle relevanten Informationen ihres Unternehmens erhalten – das zeigt eine Studie der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW). Unternehmen investieren vorwiegend in digitale Lösungen für eine effizientere Kundenansprache, vernachlässigen allerdings oft interne Prozesse und die Kommunikation.

Insbesondere Non-Desk-Worker wie Mitarbeiter:innen in der Produktion, im Lager oder auf der Verkaufsfläche im Einzelhandel werden viel zu oft noch über analoge Kanäle wie das Schwarze Brett informiert. Investitionen für diese Zielgruppe beabsichtigen oft nur eine Steigerung der Produktivität. Kolleg:innen im Büro nutzen demgegenüber eine Vielzahl neuer Tools und Programme für den Arbeitsalltag.

Ob operative Mitarbeiter:innen oder Beschäftigte am Schreibtisch – sie alle haben dasselbe Problem: Sie werden häufig nicht gehört, haben keine Möglichkeit, intern Feedback zu geben, Ideen einzubringen und selbst die interne Kommunikation mitzugestalten. Oft steht der Belegschaft für die interne Kommunikation nur das veraltete Intranet zur Verfügung, welches weitere Probleme mit sich bringt: Informationen werden schlecht gepflegt und es ist oft nicht einfach in der Nutzung.

DHBW-Studie: Vor und nach der Einführung einer Mitarbeiter-App

Die DHBW befragte im Rahmen ihrer Studie sowohl Probanden, die noch keine Mitarbeiter-App benutzen, als auch solche, die schon über eine Mitarbeiter-App kommunizieren. Die Ergebnisse sprechen eine klare Sprache – und zeigen gewaltige Unterschiede:

Interne Kommunikation vor und nach der Einführung einer Mitarbeiter-App

Die Mehrwerte einer Mitarbeiter-App

Eine Mitarbeiter-App bietet Unternehmen eine moderne Lösung für die mobile Mitarbeiterkommunikation mit entscheidenden Vorteilen, beispielsweise gegenüber dem Intranet mit all seinen Nachteilen, das in vielen Unternehmen noch immer genutzt wird. Eine Mitarbeiter-App...

funktioniert auf den privaten Endgeräten der Belegschaft – ohne Mehraufwand für die IT.
zeigt relevanten Content, der auf die jeweiligen Zielgruppen zugeschnittenen Mehrwert bietet.
bietet neben der Top-Down-Kommunikation auch Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu interagieren, selbst Inhalte zu erstellen und zu teilen – mit positiven Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und das Wir-Gefühl.
erreicht alle Mitarbeiter:innen standortübergreifend.
ermöglicht einen schnellen Austausch und eine produktive Projektorganisation, indem auch Dokumente versendet werden können.
strukturierte Kollaboration mit Aufgabenverteilung.
macht Videokonferenzen mit nur zwei Klicks direkt in der App möglich.
macht Schicht- und Urlaubspläne, Vorlagen und Anträge verfügbar.
kann je nach Wunsch viele weitere Funktionen problemlos einbinden.

Den Betriebsrat von der Einführung einer Mitarbeiter-App überzeugen

Bei dem Vorhaben, Firmensoftware auf den privaten Smartphones der Mitarbeitenden zu installieren, schaltet sich erwartungsgemäß der Betriebsrat (kurz: BR) mit kritischen Fragen ein.

Moderne Mitarbeiter-Apps sind jedoch in höchstem Maße betriebsratskonform, da keine Leistungs- bzw. Arbeitsüberwachung stattfindet und keine privaten Kontaktdaten offengelegt werden.

Zudem lassen sich beispielsweise Push-Benachrichtigungen der App leicht deaktivieren, sodass Mitarbeitende nach Feierabend oder im Urlaub ungestört sind. Auch der Betriebsrat selbst profitiert von der Nutzung der App und deren zahlreichen Funktionen.

Checkliste: alles betriebsratskonform

Die App greift nicht auf private Smartphone-Daten zu, zum Beispiel auf die Kontakte des Users
Als User-Daten reichen Benutzerkennung und Passwort
Für die Registrierung werden keine privaten Kontaktdaten abgefragt
Kein Always on: Die App bleibt nach Feierabend und im Urlaub stumm
Die Nutzung der App ist freiwillig
Die App wurde in Zusammenarbeit mit Betriebsräten entwickelt
Keine Leistungsüberwachung: Weder lassen sich Nachrichten mitlesen noch Rückschlüsse auf die Arbeitszeit ziehen

Mitarbeiter-App einführen – aber richtig

Damit Ihre Mitarbeiter-App von der Einführung an erfolgreich ist und eine hohe Nutzungsrate im Team erzielt, sollten Sie folgende Tipps beherzigen.

Mitarbeiter-App einführen: 6 Erfolgsfaktoren

In einer Nutzungsvereinbarung Rechte und Pflichten festhalten (die Nutzung der Mitarbeiter-App ist freiwillig)
Den Betriebsrat früh einbeziehen
Strukturierte und zielgruppengerechte Content-Strategie verfolgen
Kommunikation und Interaktion auf die neue Plattform verlagern und zum Beispiel das Intranet abschalten
Die App aktiv als Instrument für offenes Feedback nutzen
Durch die App echten Mehrwert für die tägliche Arbeit bieten

Sie möchten tiefer in das Thema „Einführung einer Mitarbeiter-App" einsteigen? Weitere Informationen sowie Einblicke finden Sie in unserem Praxis-Guide.