Mobile Mitarbeiter-Kommunikation im Überblick [+ 7 Vorteile für Ihr Unternehmen]

Mobile Mitarbeiterkommunikation: die interne Kommunikation der Zukunft 

Für Unternehmen ist es essenziell, mit der Zeit zu gehen. Das gilt auch für ihre interne Kommunikation. Die lässt sich mit Hilfe von mobiler Mitarbeiterkommunikation deutlich verbessern. Ein chinesisches Sprichwort besagt: „Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen.“

So ist es auch bei der Digitalisierung: Die einen sehen sie als Fluch, die anderen als Segen. Doch wer die Möglichkeiten der Digitalisierung richtig einsetzt, wird von ihnen profitieren. Und so können auch Unternehmen profitieren, wenn sie alle Beschäftigten gleichermaßen erreichen.

Für den Erfolg eines Unternehmens ist es wichtig, alle Mitarbeitenden an der internen Unternehmenskommunikation teilhaben zu lassen, dafür jedoch einen gesonderten Kanal zu verwenden, der nicht in der Freizeit genutzt wird. Gerade Angestellte in der Produktion, im Handel und der Logistik haben nicht die Möglichkeit, E-Mails und Newsletter abzufragen, da sie nicht (immer) an einem Rechner sitzen. Doch es gibt passende Instrumente für die interne Kommunikation.

Durch eine zuverlässige Weitergabe von Informationen erhält jede:r Angestellte das Gefühl, Teil des Unternehmens zu sein und die Zukunft des Arbeitgebers mitgestalten zu können. Das fördert die Zufriedenheit jedes einzelnen und damit auch die Motivation. Wer stets up-to-date ist, fühlt sich wertgeschätzt. Da aber ein Großteil der Angestellten nicht an einem Schreibtisch arbeitet, müssen gerade diese durch die mobile Mitarbeiterkommunikation einbezogen werden.

Mobile first: Mehrere Unternehmensbereiche profitieren

Nicht nur bei großen Unternehmen ist die mobile Mitarbeiterkommunikation einer der größten Trends der internen Kommunikation. Egal, ob ein Unternehmen 20 oder 20.000 Angestellte zählt, Führungskräfte sollten Informationen digital und transparent weitergeben – gleich mehrere Unternehmensbereiche und Branchen sind die Nutznießer.

Einzelhandel

Im Einzelhandel ist der Informationsfluss besonders relevant. Für Angestellte ist es wichtig, up-to-date zu sein. Wenn Kund:innen Fragen zu den neuesten Angeboten stellen und die Angestellten wissen davon nichts, fühlt sich das für Mitarbeitende unangenehm an und die Kundenzufriedenheit leidet.

Eine funktionierende interne Mitarbeiterkommunikation löst dieses Problem, indem neueste Angebote ganz einfach via Smartphone geteilt werden. Die Angestellten, die gerade im Lager oder auf der Verkaufsfläche tätig sind, erhalten sofort eine Benachrichtigung und sind über die neuesten Entwicklungen informiert.

Marketing

Auch im Marketing sollten Ideen umfassend und schnell diskutiert werden. Wenn sich nicht alle an einem Ort befinden, macht es die mobile Mitarbeiterkommunikation möglich, auch über lange Distanzen, Marketing-Projekte zu besprechen und neue Ideen im Team zu diskutieren. Da im Marketing ein schnelles Handeln nötig ist, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, ist die mobile Mitarbeiterkommunikation in diesem Bereich sogar ein Garant für den Erfolg.

Buchhaltung

Ein weiterer Bereich, der neben dem Marketing von der mobilen Mitarbeiterkommunikation profitiert, ist die Buchhaltung. Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Schichtpläne lassen sich über den digitalen Weg ganz einfach kommunizieren. Alle Angestellten sind über krank gemeldete Kolleg:innen sofort informiert und können sich auf den Ausfall einstellen.

Richtig kommunizieren mit dem richtigen Tool

Gerade für die interne Kommunikation in Unternehmen kann das richtige Tool Brücken zwischen Kolleg:innen untereinander, aber auch zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten bauen, an die vor wenigen Jahren noch gar nicht zu denken war.

Über eine Mitarbeiter-App erhalten Angestellte via Smartphone, Tablet oder PC Push-Nachrichten über die neuesten Entwicklungen und wichtigen Anordnungen im Unternehmen. Der integrierte Newsfeed teilt Informationen zu neuen Projekten und Ideen und gibt allen die Möglichkeit, sich an Diskussionen zu beteiligen.

Da die Tools einer Mitarbeiter-App an die privat genutzten sozialen Plattformen und Messenger-Dienste erinnern, können die meisten Mitarbeitenden ohne eine ausführliche Einweisung damit umgehen. Es handelt sich dabei um eine günstige und leicht einzuführende Lösung für die interne Unternehmenskommunikation. Da die Mitarbeiter-App nach Feierabend ganz einfach abgestellt werden kann, wird niemand in der Freizeit von unternehmensinternen News gestört.

Wie die interne Unternehmenskommunikation gelingt

Wer sich zufriedene und engagierte Mitarbeiter:innen wünscht, die ihren Teil zum Unternehmenserfolg beitragen, sollte die wichtigste Stellschraube nicht außer Acht lassen: die interne Kommunikation. Kolleg:innen, die auf dem gleichen Informationstand sind und Mitarbeitende, die ihre Ideen einbringen können, leisten gern ihren Teil zum Erfolg des Unternehmens. Damit die interne Kommunikation im Unternehmen gelingt, sollten Entscheider:innen drei wichtige Punkte beachten:

Punkt 1: Alle Beschäftigten gleichermaßen erreichen

In einem Unternehmen arbeiten die verschiedensten Menschen. Während Büroangestellte tagtäglich an einem Rechner sitzen, haben Angestellte in der Logistik, Produktion und im Handel oft keinen Zugang zu einem Computer. Es entstehen Diskrepanzen in der internen Informationsvermittlung, weil es Ihnen nicht gelingt, gewerbliche Mitarbeiter:innen zu erreichen.

Auch der Altersunterschied wirkt sich auf die Nutzung von digitalen Medien aus. Jüngere Angestellte gelangen womöglich eher an Informationen, da sie mit mobilen Plattformen vertrauter sind als ältere Generationen. Wer in Vollzeit angestellt ist, bekommt über den Flurfunk mehr mit als eine Teilzeitkraft.

Für ein harmonisches Arbeitsumfeld ist es aber wichtig, dass alle gleichermaßen über neueste Verordnungen, Leitlinien und Entwicklungen in der Produktion und im Marketing unterrichtet sind. Wer das Gefühl hat, Teil des Unternehmens zu sein, zeigt sich zufriedener und produktiver. Daher müssen für die Informationsvermittlung Lösungen gefunden werden, die niemanden übergehen.

Im Jahr 2022 nutzen über 60 Millionen Menschen in Deutschland ein Smartphone. Ein Großteil aller Mitarbeitenden besitzt also dieses Mittel der Kommunikation und kann auch mit ihm umgehen. Um alle im Unternehmen gleichermaßen zu erreichen, bieten sich daher moderne Kanäle als Lösung für Kommunikationshürden an.

Eine Mitarbeiter-App ist einfach über jedes beliebige Endgerät wie Smartphones oder Tablets zu bedienen und ermöglicht es allen Nutzer:innen, an der Kommunikation teilzuhaben. Durch den integrierten Messenger sind Fragen ohne Hürden gestellt und jeder kann seine Ideen problemlos einbringen.

Punkt 2: Gebrauch von digitalen Möglichkeiten machen

Trotz der digitalen Möglichkeiten, die sich uns heute allen bieten, nutzen die meisten Unternehmen nach wie vor veraltete Kommunikationsformen. Wer nach wie vor auf den Informationsaustausch über den Postweg setzt, verschwendet wertvolle Ressourcen – und verpasst eine Chance, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Zum einen benötigt diese Kommunikationsform sehr viel Zeit. Eine elektronische Nachricht kommt in Echtzeit bei den Empfänger:innen an. Das Papier muss zunächst den tatsächlichen Weg zwischen den Kommunizierenden zurücklegen, was bei großen Distanzen Tage dauern kann. Zudem fallen bei der Kommunikation über den Postweg Kosten für Papier, das Ausdrucken und Versenden an. Die Digitalisierung bietet Lösungen für die Unternehmenskommunikation, die auch eine nicht zu unterschätzende Kostenersparnis mit sich bringen.

Über E-Mails, Intranet und Newsletter, die von vielen Unternehmen genutzt werden, verbreiten sich Informationen zwar viel schneller als über den Postweg, dennoch bieten sie nicht annähernd die Möglichkeiten, die eine Mitarbeiter-App oder ein Social Intranet eröffnen. Die Kommunikation über Newsletter und E-Mails ist viel weniger transparent als Mitarbeiter-Messenger, an dem alle teilhaben können. Die Antwort eines Mitarbeitenden an einen Vorgesetzten findet nur zwischen den beiden Personen statt. Dabei werden womöglich Fragen gestellt, die auch andere Mitarbeiter:innen beschäftigen. Informationen, die über einen Messenger oder eine mitarbeiterinterne Plattform geteilt werden, erreichen alle Angestellten. Inhalte können öffentlich kommentiert und diskutiert werden.

Punkt 3: Keine Nachrichten nach Feierabend

Viele Unternehmensleiter:innen haben mittlerweile die Vorteile von Messenger-Diensten erkannt und nutzen diese zur Lösung des internen Kommunikationsproblems. Sie ermöglichen eine schnelle Weitergabe von Informationen und garantieren, dass Rückfragen schnell und einfach gestellt und beantwortet sind. Gegenüber einer gesonderten Mitarbeiter-App haben Sie jedoch den großen Nachteil, dass diese Dienste auch in der Freizeit verwendet werden.

Die Mitarbeitenden haben also niemals die Möglichkeit abzuschalten, da unter der Nachricht von Tante Evelyn und Cousin Benni auch der Mitarbeiter-Chat aufblinkt und jederzeit anzeigt, dass neue Nachrichten bereitstehen. Wenn die Mitarbeitenden in der Freizeit nicht abschalten können, kann es zu schweren psychischen Erkrankungen wie einem Burnout kommen.