Wie die Kasseler Sparkasse mit Flip und einem KI-Maskottchen ihre Belegschaft in Rekordzeit für die neue Mitarbeiter-App begeisterte

Die Kommunikationsgeschichte der Kasseler Sparkasse ist auch eine Geschichte der Geduld. Über Jahre wurden Informationen in Papierform verteilt, über sogenannte Postkoffer an Abteilungen und Geschäftsstellen. Die Verbreitung war langsam, eine Nachricht brauchte nicht selten ein bis zwei Wochen, bis sie wirklich alle erreichte.

Im Jahr 2000 setzte das Haus ein frühes Zeichen und führte mit kaspa.net ein eigenes Intranet ein. Der Etat der eingestellten Mitarbeiterzeitung floss in die neue Plattform, angetrieben von zwei Themen, die bis heute aktuell sind: Wissensmanagement und demografischer Wandel . Erstmals waren Informationen sofort für alle verfügbar.

Zwanzig Jahre später, 2020, folgte der Wechsel auf das ICM, den Intranet-Standard der Sparkassen . Die veraltete Technologie machte den Schritt notwendig, doch der Standard hatte eine Kehrseite: Er erfüllte die Basisaufgaben, bot aber nur begrenzte Möglichkeiten zur Interaktion. Gerade in der Zeit hybrider Arbeit und wachsender Standortvielfalt reichte das nicht mehr. Es fehlte ein Kanal, der nicht nur sendet, sondern verbindet.

Die Herausforderungen im Überblick:

• Langsame Informationswege, historisch bis zu ein bis zwei Wochen per Postkoffer

• Ein Intranet auf Sparkassen-Standard mit begrenzten Interaktionsmöglichkeiten

• Mitarbeitende im Homeoffice und in den Geschäftsstellen schwer erreichbar

• Kein echter Rückkanal von der Fläche zur Zentrale

• Wunsch nach mehr Gemeinschaft über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg

Die Entscheidung für Flip: Benutzerfreundlichkeit und Datenschutz als Hauptkriterien

Im Mai 2025 startete die Kasseler Sparkasse ein rund viermonatiges Projekt zur Prüfung und Auswahl einer Mitarbeiter-App. Das Vorgehen war gründlich: eine Mitarbeiterumfrage zur Akzeptanz und Nutzungserwartung, an der 315 Mitarbeitende teilnahmen, ein Austausch mit anderen Sparkassen zu deren Erfahrungswerten sowie eine Prüfung verschiedener Anbieter.

Die Umfrage zeigte eine hohe Offenheit gegenüber einer App. Gewünscht wurden vor allem Beiträge, eine Chat-Funktion, ein Kalender, Kommunikation untereinander und Feedback-Tools. Für ein reguliertes Finanzinstitut waren zwei Kriterien nicht verhandelbar: Benutzerfreundlichkeit und Datenschutz. Gefordert waren unter anderem Hosting in Deutschland, DSGVO-Konformität, die Vorbereitung auf DORA inklusive Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie ein sauberes Rechte- und Rollenkonzept . Ebenso wichtig: eine einfache, selbsterklärende Oberfläche, Barrierefreiheit, eine mögliche Desktop-Variante und die Nutzung mit privaten Geräten (BYOD).

Bereits im August 2025 fiel die Entscheidung für Flip. Ab September folgte ein weiteres, rund viermonatiges Projekt zur Einführung. Der Anspruch an die neue App war klar formuliert: Sie sollte freiwillig sein, bestehende WhatsApp-Gruppen ersetzen können, die Mitarbeitenden der Sparkasse wirklich repräsentieren und echte Interaktion ermöglichen.

Mit Flip erhielt die Kasseler Sparkasse eine Mitarbeiter-App, die operative wie tarifliche Anforderungen zusammenbringt : einfach in der Bedienung, sicher im Betrieb und offen für echten Dialog. Der Zugang ist mobil und funktioniert auch für Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz, die Inhalte lassen sich über Channels gezielt steuern.

Was den Rollout besonders macht, ist nicht ein einzelnes Feature, sondern die Art, wie die App eingeführt wurde.

Der spannendste Teil dieser Geschichte ist kein Feature, sondern eine kreative Idee mit KI. Aus dem Namen Hilde sollte zunächst nur ein App-Symbol werden. Mithilfe von KI wurde daraus etwas anderes: ein lebendiges, charmantes rotes Sparschwein mit Sonnenbrille und Hoodie, das die App verkörpert.

Am 15. Dezember 2025 ging Hilde live. Die Zugangsdaten kamen per Mail, doch der eigentliche Auftakt war analog und herzlich: Über die Hauspost erhielten alle Mitarbeitenden eine Postkarte ("Hi, ich bin die Hilde") und ein süßes Schweineöhrchen als Einstandsgruß. Aus einer Software-Einführung wurde ein Moment, den man erleben konnte.

Die Reaktion ließ sich sofort messen. Bereits nach Tag zwei lag die Onboarding-Quote bei über 40 Prozent. Nach der Aktivierung auf der Weihnachtsfeier, mit Fotoaktion, Gewinnspiel und einem Amazon-Gutschein als Anreiz, stieg sie nach Tag drei auf über 60 Prozent. Vom Schwein zum Star in wenigen Tagen.

Doch Hilde blieb nicht beim Icon stehen. Das Team nutzte KI, um Channel-Symbole und Bilder für Beiträge zu erzeugen und Hilde in immer neuen Situationen zu zeigen. A us einem statischen Logo wurde eine Figur mit Charakter, die informiert, begrüßt und begleitet.

Der eigentliche Effekt trat ein, als die Belegschaft die Idee übernahm. Bei einem Gewinnspiel zur Weihnachtsfeier riefen große Hilde-Aufsteller zu Selfies auf, und in der App galt: Poste ein Bild mit Hilde. Es entstand eine kreative Eigendynamik. Mitarbeitende erzeugten selbst KI-generierte Bilder von Hilde, beim Skifahren, auf dem Weihnachtsmarkt, im Oktoberfest-Outfit oder als Weihnachtsmann. Aus dem Maskottchen wurde eine echte Identifikationsfigur, getragen von den Menschen im Haus.

Damit zeigt die Kasseler Sparkasse einen Use Case, der weit über Technik hinausgeht: KI nicht als Selbstzweck, sondern als kreativer Motor für Beteiligung und Adoption. Der emotionale, erlebbare Start ersetzte die klassische, rein technische Einführung, und genau das erklärt die außergewöhnlich schnellen Onboarding-Zahlen .

Die Zahlen der Kasseler Sparkasse sind auch deshalb bemerkenswert, weil die Nutzung der App vollkommen freiwillig ist. Es gab keine Pflicht, sich anzumelden, und trotzdem entschied sich die große Mehrheit sehr schnell für Hilde.

• Über 40 % Onboarding nach Tag 2 , ein Tag nach dem Go-live

• Über 60 % Onboarding nach Tag 3 , deutlich beschleunigt durch die Aktivierung auf der Weihnachtsfeier

• 73 % aktuelle Onboarding-Quote , klar über das Ziel von 70 Prozent nach sechs Monaten

• Hohe, freiwillige Interaktion durch selbst erstellte Beiträge und KI-Bilder rund um Hilde

Jenseits der Zahlen zählt der kulturelle Effekt. Die App verbindet Menschen über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg, gibt der internen Kommunikation ein Gesicht und schafft genau die unerwarteten Verbindungen, die sich die Kasseler Sparkasse seit jeher gewünscht hat.

So geht es weiter mit Hilde

Hilde ist erst der Anfang. Die Kasseler Sparkasse plant, die App mit relevanten Inhalten weiter zu füllen: regionale Benefit-Aktionen, Gewinnspiele wie ein Oster-Special oder ein WM-Tippspiel, Seiten des Personal-Service sowie praktische Kniffe, die den Arbeitsalltag über die App einfacher machen. Auch der Austausch rund um Events soll über Hilde laufen.

Für die Zukunft hat sich das Team drei Ziele gesetzt: über natürliche Fluktuation weiter wachsen, den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender über die App abbilden und eigene Communities aufbauen, etwa für Kolleginnen und Kollegen in Elternzeit oder im Ruhestand. Aus einer Mitarbeiter-App wird so Schritt für Schritt ein digitaler Heimathafen für die gesamte Sparkassen-Familie .