Mitarbeiter-App für die Stadtverwaltung: Wie die Stadt Stuttgart 15.000 Beschäftigte über 32 Ämter hinweg erreicht, informiert und einbindet
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Eine Stadtverwaltung ist kein Büro. Ein großer Teil der Stadt Stuttgart arbeitet fernab eines Schreibtischs: in der Forstwirtschaft, im Straßenbau, in Kitas, im Bürgerbüro oder in der Abfallwirtschaft. Feste PC-Arbeitsplätze, dienstliche E-Mail-Adressen und der tägliche Blick ins Intranet sind für diese operativen Angestellten die Ausnahme, nicht die Regel.
Die Landeshauptstadt Stuttgart nutzt seit 2021 die Mitarbeiter-App von Flip, um ihre mehr als 15.000 Beschäftigten über 32 Ämter hinweg zu erreichen. Was im Ausbildungsbereich begann, ist heute ein direkter, mobiler Kanal für die Verwaltung: schnellere Kommunikation, weniger Papier und Beschäftigte, die sich informiert und eingebunden fühlen.
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Branche
Öffentlicher Dienst / Stadt
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Unternehmensgröße
15.000+ Beschäftigte
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Use Cases
Standort- und ämterübergreifende Kommunikation | Newsfeed & Channels | Aufgabenmanagement | Formulare | Ausbildungskommunikation |
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Über die Stadt Stuttgart
Stuttgart ist die Landeshauptstadt von Baden-Württemberg und mit rund 608.260 Einwohnern die sechstgrößte Stadt Deutschlands. Mit mehr als 15.000 Mitarbeitenden gilt die Verwaltung als einer der größten Arbeitgeber der Stadt. Jedes Jahr beginnen zudem mehr als 300 Auszubildende ihre berufliche Laufbahn bei der Stadt.
Vorteile der Flip Mitarbeiter-App
Herausforderung
Kein einheitlicher, direkter Kommunikationsweg zur gesamten Belegschaft, verteilt auf verschiedenen Ämtern. Informationen liefen über Papier und erreichten nicht alle.
Lösung
Ein Mitarbeiter-Zugang ohne E-Mail, unabhängig von der städtischen IT ermöglicht Updates zielgruppengenau an ganze Ämter, einzelne Berufsgruppen oder alle, in Sekunden und mobil.
Ergebnis
Schnellere Kommunikation, weniger Papierprozesse, ein direkter Rückkanal von der Fläche und Beschäftigte, die sich erstmals durchgängig informiert und eingebunden fühlen.
Die Herausforderung
Wie erreicht eine Stadt Beschäftigte ohne Schreibtisch?
Der öffentliche Dienst steht vor einem strukturellen Kommunikationsproblem. Eine große, dezentrale Belegschaft verteilt sich über Dutzende Ämter, Standorte, Schichten und Berufsbilder. Ein einheitlicher, direkter Kommunikationsweg zu allen Beschäftigten existierte für die Stadt Stuttgart lange nicht. Wichtige Informationen liefen über Aushänge, Briefe und Papierausdrucke und erreichten damit nur einen Teil der Belegschaft.
Besonders betroffen: operative Angestellte ohne dienstliche E-Mail. Für sie gab es keinen strukturierten digitalen Zugang. Ein Login für operative Angestellte, das mobil, einfach und ohne E-Mail funktioniert, fehlte. Damit fielen große Teile der Belegschaft faktisch aus den digitalen Kommunikationsprozessen der Stadt heraus.
Die Flip-Erfahrung
Die Lösung: ein mobiler Kanal für die gesamte Belegschaft
Flip gibt der Stadt Stuttgart eine einfach administrierbare Plattform, mit der Beschäftigte erstmals direkt, strukturiert und in Echtzeit erreicht werden. Kein fester PC, keine dienstliche E-Mail-Adresse: Der Mitarbeiter-Login erfolgt mobil über das eigene Smartphone. Entscheidend ist nicht ein einzelnes Feature, sondern die Kombination aus Einfachheit, Reichweite und Relevanz im Arbeitsalltag.
1. Newsfeed und Channels: alle auf dem gleichen Stand
Über den Newsfeed gehen tagesaktuelle Informationen, Termine und Updates in Sekundenschnelle an die richtigen Beschäftigten. Channels erlauben eine granulare Steuerung, sodass ein einzelnes Amt, eine Berufsgruppe oder die gesamte Verwaltung gezielt angesprochen werden kann.
2. Einzel- und Gruppenchats: ein direkter Rückkanal
Mit einer Nachricht im Einzel- oder Gruppenchat lassen sich Fachbereiche, Ämter oder einzelne Personen zielgruppengenau erreichen. Zum ersten Mal gibt es einen digitalen Austausch mit direkter Feedback-Option: Die Verwaltung erreicht ihre Beschäftigten schneller und erhält viel schneller Rückmeldung.
3. Aufgaben und Formulare: Schluss mit Papier
Prozesse, die bisher über Papierausdrucke und Briefe zwischen den Ämtern liefen, werden nun über die App gesteuert. Aufgaben lassen sich strukturiert verteilen und nachverfolgen, Formulare digital ausfüllen und direkt weiterleiten.
4. Vernetzung über Ämtergrenzen hinweg
Flip vernetzt Beschäftigte aus unterschiedlichen Bereichen miteinander. Informationen und Best Practices reisen nicht mehr mündlich von Amt zu Amt, sondern sind für alle sichtbar und abrufbar. Das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl über die Verwaltung hinweg.
5. Erreichbar auch außerhalb der städtischen IT
Der entscheidende Punkt für den öffentlichen Dienst: Mit der mobilen Lösung ist es für die Beschäftigten erstmals möglich, auch außerhalb der städtischen IT-Infrastruktur erreichbar zu sein und alle relevanten Informationen digital zur Verfügung zu haben. Für operative Angestellte ohne festen PC ist das ein grundlegend neuer Zugang, ein Mitarbeiter Zugang ohne E-Mail, der die digitale Identität von operativen Angestellten überhaupt erst adressiert.
Begonnen hat die Zusammenarbeit 2021 im Ausbildungsbereich. Rund 700 Auszubildende und Studierende, verteilt über viele Berufe und Studiengänge, waren gerade während der Berufsschul- und Hochschulphasen schwer erreichbar. Flip löste genau dieses Problem, und lieferte damit den Beleg, der die breitere Nutzung anstieß.
Die Ergebnisse aus dem Ausbildungsbereich sprechen für sich: 166 % mehr Kontakt vor Ausbildungs- und Studienbeginn, eine erstmals mögliche direkte Feedback-Option und eine gestiegene Ausbildungsqualität. Was im Kleinen funktionierte, war die Blaupause für den direkten Draht zur gesamten Belegschaft.
Das Warum
Warum sich ein direkter Draht zur Belegschaft für eine Stadt rechnet
Kommunikation ist im öffentlichen Dienst kein weiches Thema, sondern ein harter Hebel. Eine Belegschaft, die schnell und vollständig erreicht wird, arbeitet abgestimmter, ist stärker gebunden und lässt sich in Veränderungen mitnehmen. Der messbare Nutzen von Flip zeigt sich an mehreren Stellen:
Reichweite: Ein einziger Kanal erreicht Beschäftigte über alle 32 Ämter hinweg, unabhängig von Standort, Schicht oder Berufsschulphase. Keine Berufsgruppe fällt mehr durchs Raster.
Geschwindigkeit: Informationen, die früher Tage über Briefe brauchten, sind heute in Sekunden bei allen, mit direkter Feedback-Option zurück.
Effizienz: Papierprozesse zwischen Ämtern und Fachbereichen werden digital. Das entlastet die Verwaltung und spart Zeit.
Bindung: Beschäftigte, die sich informiert und eingebunden fühlen, bleiben eher. Im Ausbildungsbereich zeigt sich das besonders deutlich, ein wichtiger Faktor im Fachkräftemangel.
Wie stark der Fachkräftemangel den öffentlichen Dienst trifft und welche Rolle Technologie dabei spielt, zeigte jüngst auch der Flip-Report Fachkräftemangel 2026: Wie hilft KI?.
Fazit
Eine Mitarbeiter-App, die im öffentlichen Dienst wirklich alle erreicht
Eine Stadtverwaltung ist dezentral, vielfältig und in Teilen weit vom Schreibtisch entfernt. Genau in diesem Umfeld zeigt Flip seinen Wert. Nicht als IT-Großprojekt, sondern als Tool, das einen direkten Draht zu der Belegschaft schafft, die vorher schwer erreichbar war.
Vor Flip und heute
| Vorher | Heute |
|---|---|
| Aushänge, Briefe und Papierausdrucke zwischen den Ämtern | Digitaler Newsfeed in Echtzeit |
| Keine Möglichkeit, die gesamte Belegschaft zu erreichen | Zielgruppengenaue Nachrichten an Ämter, Berufsgruppen oder Einzelne |
| Operative Angestellte ohne E-Mail digital nicht erreichbar | Mobiler Zugang, auch ohne festen PC oder dienstliche E-Mail |
| Kein Rückkanal von der Fläche | Direkte Feedback-Option in der App |
| Informationen an die städtische IT gebunden | Push-Benachrichtigung auf jedes Smartphone |
FAQ
Häufig gestellte Fragen zur Mitarbeiter-App der Stadt Stuttgart
Beschäftigte melden sich mobil über ihr Smartphone in der Flip-App an und erhalten Informationen, Termine und Nachrichten direkt per Push. Über Newsfeed, Channels und Chats erreicht die Verwaltung einzelne Personen, ganze Ämter oder die gesamte Belegschaft gleichzeitig, unabhängig von der städtischen IT-Infrastruktur.
Ja. Genau dafür ist Flip gebaut. Der Mitarbeiter Zugang ohne E-Mail ist eine Kernfunktion: Einladung und Anmeldung erfolgen über die App selbst, nicht über E-Mail-basierte Prozesse. So sind auch operative Angestellte in Forst, Straßenbau, Kitas oder Abfallwirtschaft erreichbar, die selten am Schreibtisch sitzen.
Die Zusammenarbeit begann Anfang 2021 im Ausbildungsbereich mit rund 700 Auszubildenden und Studierenden. Aus diesem Startpunkt hat sich die Nutzung als direkter Kommunikationskanal in der Verwaltung entwickelt.
Im Zentrum steht die direkte, ämterübergreifende Kommunikation: Newsfeed und Channels für tagesaktuelle Informationen, Einzel- und Gruppenchats für den Austausch, Aufgaben und Formulare statt Papierprozessen sowie die Ausbildungskommunikation als ursprünglicher Anwendungsfall.
Ja. Flip ist DSGVO-konform, ISO 27001-zertifiziert und SOC-2-geprüft. Zugänge werden zentral administriert, Berechtigungen sind granular steuerbar, und die Plattform ersetzt datenschutzrechtlich problematische Behelfslösungen wie private Messenger-Gruppen durch einen kontrollierten Kanal.
Einen direkten, schnellen Kanal zur gesamten Belegschaft, weniger Papierprozesse und einen Rückkanal von der Fläche. Aus dem Ausbildungsbereich ist der Effekt belegt: 166 % mehr Kontakt vor Ausbildungs- und Studienbeginn und eine gestiegene Ausbildungsqualität.
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