Intranet Software: Funktionen, Vergleich und Einführung

Der Klassiker. Im Fokus: Informationen verbreiten und die Zusammenarbeit erleichtern. Funktionen: Basics. Wird heute kaum noch genutzt.

Der Name ist Programm. Orientiert sich an Social Media-Plattformen – Kommentare, Chats und Newsfeed sind typische Funktionen.

✅Vorteile:

• Soziale Interaktion
• Austausch über Chats
• Unkomplizierte Top-Down-Kommunikation

❌Nachteile:

• Kompliziert, oft Funktions-Overload
• optimiert für die Desktop-Nutzung

Anbieter: Haiilo, Staffbase, Yammer

Wikis, Foren und Projektmanagement. Ziel dieser Intranet-Software: Zusammenarbeit und Informationsaustausch verbessern.

✅Vorteile:

• erfüllt Standardanforderungen
• erleichtert Informationsaustausch

❌Nachteile:

• ermöglicht keinen Austausch in Chats und Gruppen
• eingeschränkt mobil-fähig

Anbieter: Microsoft, Atlassian, Google

Steigert Produktivität und Effizienz. Wie das geht? Informationen und Wissen werden organisiert, verwaltet und passend bereit gestellt.

✅Vorteile:

• Aufbau Wissensdatenbanken
• zentrale Dokumentenverwaltung

❌Nachteile:

• keine Interaktionsmöglichkeiten
• kein Aufgabenmanagement

Anbieter: Microsoft

Intranet to go. Am weitesten verbreitet: Mitarbeiter-Apps, die auf mobile Endgeräte optimiert sind. Alle Informationen in der Hosentasche.

✅Vorteile:

• unkomplizierte Nutzung
• optimiert für Smartphones
• integriert alle Mitarbeiter:innen

❌Nachteile:

• oft nicht offline-fähig

Anbieter: Beekeeper, Quiply

Mobiles Intranet weitergedacht. Mit einer Mitarbeiter-App von Flip wird das Intranet überall und jederzeit verfügbar – inklusive Integrationen aller bestehenden Systeme und HR-Tools.

✅Vorteile:

• unkomplizierte Nutzung
• offline-fähig
• Integriert bestehende IT-Systeme

Anbieter: Flip

Der Hauptunterschied liegt im Namen. Ein klassisches Intranet ist nicht "sozial". Heißt: Es gibt keine sozialen Elemente wie Likes, Kommentare oder andere Möglichkeiten der sozialen Interaktion.

Eine Intranet-Software ist also vor allem eine Datenbank - mit Informationen und Wissen, dass innerhalb einer Organisation geteilt werden soll. Im Vordergrund steht das Management von Dokumenten. Im Hintergrund: Der Austausch. 

Ganz anders beim Social Intranet. Sie ähneln in Optik und Nutzen bekannten Social Media-Kanälen. Die Funktionen? Typische Interaktionen, die Nutzer:innen aus dem täglichen Leben kennen:

• Newsfeed mit Kommentarfunktion
• Like-Button
• Einzel- und Gruppenchats
• Gruppen

Die kurze Antwort: Weil sie alles kann, was ein Intranet auch kann - und auch auf Smartphones optimiert ist. 

Die längere Antwort: 

✅ Inklusiv – Eine Mitarbeiter-App funktioniert auf dem Desktop genauso wie auf dem Smartphone. Damit ist sie auch auf operative Beschäftigte optimiert. 

✅ Übersichtlich – Funktionen, die Sinn machen statt Funktionalitäts-Overload. Die Mitarbeiter-App von Flip ist einfach nutzbar und enthält alles, was Ihre Mitarbeiter im Alltag brauchen. 

✅ Intuitiv – "Sieht aus wie bekannte Messenger-Dienste". Hören wir oft. Was wir auch oft hören: Verstehe ich sofort. Es braucht keine große Einführung.

✅ Erweiterbar – Bestehende Systeme integrieren ohne großen Entwicklungsaufwand. Flip wird so zur Plattform mit allen wichtigen Arbeits-Tools.

✅ Offlinefähig – Kein Empfang? Kein Problem für Flip. Nutzer:innen können die App auch ohne Datennetz starten und die neusten Informationen lesen.

Eine Intranet-Software verwaltet schon lange mehr als nur Informationen. Austausch, Vernetzen und das Steigern der Mitarbeiter-Motivation sind nur einige der Ziele, die mit dem Einführen eines Intranets verbunden sind.

Damit das Intranet ein Erfolg wird, haben wir zusammengefasst, wie Sie ein Intranet einführen. Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist oder in welcher Branche Sie arbeiten – wir zeigen Ihnen, wie Sie die typischen Fallstricke vermeiden und das Projekt zum Erfolg führen.

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Denn sie ist von vielen Faktoren abhängig. Dazu gehören unter anderem:

• Anforderungen – Welche Bedarfe werden an die Software gestellt?
• Kultur – Welche Funktionen passen zum Kompetenzniveau der Mitarbeiter und zum Innovationsgrad des Unternehmens?
• Struktur – Welche Software bildet die Struktur am besten ab?
• Technik – Welche IT-Lösungen sind bereits vorhanden?
• Dauer – Wie lange läuft der Vertrag mit dem Anbieter?

Außerdem zu bedenken: Bei einem hohen Anteil an Non-Desk-Workern bietet sich eine Mitarbeiter-App an. Die initialen Kosten und Aufwand für die Einführung sind teilweise geringer.

Nein, SharePoint ist keine Alternative – auch wenn die Microsoft-Lösung gerne als Intranet genutzt wird. Warum das nicht sinnvoll ist? Hier kommen die Gründe:

1. SharePoint ist kein Intranet, sondern ein Website-Baukasten mit Dokumentenmanagementsystem.
2. SharePoint fehlen die wichtigsten Funktionen und solche, die ein Intranet braucht, um sinnvoll genutzt zu werden. Dazu gehören: Chats, Gruppen und Integrationen zu anderen Systemen.
3. SharePoint ist umständlich – vor allem für Redakteure. Eine Intranet-Software sollte aber vor allem eins sein: Einfach zu benutzen.
4. SharePoint ist teuer – zumindest dann, wenn es ein Intranet werden soll. Das ist mit entsprechend hohem Programmieraufwand verbunden.
5. SharePoint ist zwar im Lizenzpaket von Microsoft 365 enthalten, also theoretisch schnell einsetzbar. In der Praxis sieht das dagegen anders aus. Um es wirklich sinnvoll als Intranet Ersatz zu etablieren, ist viel Zeit nötig.

Alternativen für Unternehmen sind z.B. eine Mitarbeiter-App, wie die von Flip.