Beschreibung des Softwaredienstes – Flip Flows

Flip Flows ist das Automatisierungsmodul der Flip-Plattform. Es ermöglicht, wiederkehrende Abläufe und personalisierte Prozesse für Mitarbeitende zu konfigurieren und automatisiert auszuspielen. Flip Flows läuft innerhalb der Flip-Plattform und nutzt deren Funktionen, insbesondere Nutzerverwaltung, Rollen und Rechte sowie Profilattribute. Flip Flows stellt die folgenden Funktionen bereit:

Automatisierung und Prozesse

Automatisierte Onboarding-Journeys. Konfigurierbare Onboarding-Abläufe stellen Nutzern über einen längeren Zeitraum schrittweise Inhalte bereit (z. B. zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender).

Automatisierte Workflow-Journeys. Automatisierte Workflows werden den Mitarbeitenden individuell über eine Chat-Oberfläche bereitgestellt und ermöglichen es ihnen, personalisierte, maßgeschneiderte Journeys zu durchlaufen. Die Abläufe können an Ereignissen, Attributen oder Nutzeraktionen ausgelöst werden.

Individuelle Workflows und Agenten. Kunden können benutzerdefinierte Workflows und Agenten definieren, um wiederkehrende Prozesse effizienter zu gestalten und zu automatisieren. Der Funktionsumfang komplexer bzw. externer Integrationen kann eingeschränkt sein und wird einzelfallbezogen bereitgestellt.

Gezielte, attributbasierte Kommunikation. Interaktive Rich-Media-Nachrichten können an definierte Zielgruppen ausgespielt werden, ausgewählt anhand von Profilattributen und Aktivitäten. Die Auswahl der Empfänger erfolgt über die Nutzerverwaltung der Flip-Plattform.

Integration in die Flip-Plattform

Nutzerverwaltung, Rollen und Rechte. Flip Flows nutzt die bestehende Nutzerverwaltung sowie das Rollen- und Rechtemodell der Flip-Plattform. Die Ausspielung von Journeys und Nachrichten erfolgt ausschließlich im Rahmen der Berechtigungen und Zielgruppen der Plattform; eine gesonderte Nutzer- oder Rechteverwaltung ist nicht erforderlich.

Attribut- und ereignisbasierte Steuerung. Journeys und Kommunikation können anhand von Profilattributen, Gruppenzugehörigkeiten und Nutzeraktionen ausgesteuert werden. Die hierfür genutzten Daten stammen aus der Flip-Plattform.

Plattformbindung. Flip Flows ist funktional eigenständig, technisch aber an die Flip-Plattform gebunden und ohne diese nicht lauffähig.

Betrieb, Sicherheit und Datenschutz

Aktivierung und Deaktivierung. Flip Flows wird auf Ebene des Tenants aktiviert. Der Kunde kann das Modul im Rahmen der vertraglichen Regelungen wieder deaktivieren.

Datenschutz. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach Maßgabe der Plattform-AVV (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Die Ausspielung erfolgt stets zugriffsrechtebasiert. Die anbieterseitigen Anforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) werden eingehalten.

Hosting. Flip Flows wird als Teil der Flip-Plattform in DSGVO-konformen Rechenzentren betrieben.

Verfügbarkeitsreporting. Der Verfügbarkeitsstatus ist unter getflip.com/status/ jederzeit einsehbar.

Aufbewahrung und Export

Die Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Datenkategorien ergeben sich aus der nachfolgenden Übersicht. Als konfigurierbar gekennzeichnete Fristen kann der Kunde innerhalb der vorgesehenen Grenzen selbst einstellen. Kundeninhalte können in den angegebenen Formaten und über die angegebenen Wege exportiert werden. Im Übrigen richtet sich die Löschung nach Vertragsende nach dem Hauptvertrag und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Für die vorstehend als „Kein Selbstbedienungsexport“ gekennzeichneten Datenkategorien stellt der Anbieter die Kundeninhalte auf Anfrage des Kunden über den Support in einem gängigen elektronischen Format bereit. Die Angaben in der Spalte „Export“ betreffen die während der Vertragslaufzeit verfügbaren Exportfunktionen; die Rechte des Kunden nach dem Hauptvertrag (Wechselunterstützung) und nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bleiben unberührt.

Für die als „Kein Export“ gekennzeichneten Datenkategorien besteht keine Exportfunktion; enthalten sie Kundeninhalte im Sinne der Ziff. 1 der AGB, stellt der Anbieter diese auf Anforderung über den Support in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit. Ziff. 9.5 der AGB sowie die Rechte des Kunden nach Ziff. 16.2 der AGB (Wechselunterstützung) bleiben unberührt.

Systemvoraussetzungen

Für Betriebssysteme und Browser der Endgeräte gelten folgende Mindestanforderungen:

Betriebssysteme

• Windows: letzte 3 Hauptversionen

• macOS: letzte 3 Hauptversionen

• iOS: letzte 3 Hauptversionen

• Android: letzte 6 Hauptversionen

• Flip App: iOS letzte 2 Hauptversionen, Android letzte 2 Hauptversionen

Browser

• Chrome Desktop & Mobile: letzte 3 Hauptversionen

• Edge Desktop: letzte 3 Hauptversionen

• Firefox Desktop: letzte 3 Hauptversionen

• Safari Desktop: letzte 3 Minor-Versionen

Flip Flows wird innerhalb der Flip-Plattform genutzt; es gelten ergänzend die Systemvoraussetzungen der Flip-Plattform.

Rechtlicher Rahmen

Diese Beschreibung des Softwaredienstes beschreibt die Beschaffenheit des Softwaredienstes Flip Flows. Welche Funktionen im Einzelfall geschuldet sind, ergibt sich aus dem Angebot in Verbindung mit dem Hauptvertrag. Flip Flows setzt die Nutzung der Flip-Plattform voraus; ergänzend gilt die Beschreibung des Softwaredienstes der Flip-Plattform. Die geschuldete Servicequalität und -verfügbarkeit richtet sich nach dem Service-Level-Agreement der Flip-Plattform. Der Anbieter kann den Dienst im Rahmen der vertraglichen Regelungen weiterentwickeln. Die aktuelle Fassung dieser Beschreibung des Softwaredienstes ist unter https://www.getflip.com/de/legal/softwarebeschreibung-flows/ abrufbar.