Unterstützung beim Anbieterwechsel

Der Kunde ist nach Maßgabe der Ziffer 16.2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Flip GmbH berechtigt, mit einer Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten zu einem Datenverarbeitungsdienst desselben Dienstetyps eines anderen Anbieters zu wechseln, alle exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte auf eine IKT-Infrastruktur in eigenen Räumlichkeiten zu übertragen oder seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte löschen zu lassen, und den Vertrag hierfür zu beenden (Art. 25 Abs. 2 lit. d und Abs. 3 Data Act).

Der Anbieter stellt die in dieser Wechselunterstützung vereinbarten Informationen zu Wechselverfahren, Formaten, Schnittstellen und technischen Beschränkungen bereit. Nach dieser Maßgabe stellt der Anbieter dem Kunden zudem ein Online-Register bereit, das regelmäßig aktualisiert wird. Soweit einschlägige gemeinsame Spezifikationen oder harmonisierte Interoperabilitätsstandards veröffentlicht sind, stellt der Anbieter innerhalb der gesetzlichen Frist Kompatibilität her. Fehlen solche Standards, erfolgt der Export in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

Während der Übergangsfrist verpflichtet sich der Anbieter dabei, dem Kunden und von ihm autorisierten Dritten beim Vollzug des Wechsels angemessene Unterstützung zu leisten, mit der gebotenen Sorgfalt zu handeln, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs aufrechtzuerhalten, über bekannte Risiken für die unterbrechungsfreie Erbringung der Funktionen oder Dienste zu unterrichten, die auf den Anbieter zurückgehen, und während des Wechselvollzugs für ein hohes Maß an Sicherheit zu sorgen, insbesondere für die Sicherheit der Daten während ihrer Übertragung und die kontinuierliche Sicherheit der Daten während des Abrufzeitraums. Der Anbieter unterstützt die Exit-Strategie des Kunden und stellt alle hierfür relevanten Informationen bereit. Die Parteien sowie ein benannter Zielanbieter kooperieren in guter Treue, um den Wechsel wirksam und fristgerecht zu ermöglichen und die Kontinuität der Datenverarbeitungsdienste sicherzustellen.

Fristen. Der Wechselvorgang wird nach Ablauf der Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten eingeleitet. Der Übergangszeitraum beträgt 30 Kalendertage; der Kunde kann ihn einmalig um eine von ihm für angemessen erachtete Dauer verlängern (Art. 25 Abs. 5 Data Act). Ist der Übergangszeitraum technisch nicht durchführbar, teilt der Anbieter dies dem Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Zugang des Wechselverlangens mit, begründet die technische Undurchführbarkeit und benennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten (Art. 25 Abs. 4 Data Act); die Kontinuität der Leistungserbringung bleibt auch in diesem Zeitraum gewahrt. Nach Ende des Übergangszeitraums beginnt ein Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen, in dem der Kunde seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte abrufen kann (Art. 25 Abs. 2 lit. g Data Act).

Beendigung und Löschung. Der Vertrag gilt als beendet und der Anbieter teilt dem Kunden die Beendigung mit, sobald der Wechselvorgang erfolgreich abgeschlossen ist oder – wenn der Kunde nicht wechseln, sondern seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte löschen lassen möchte – mit Ablauf der Ankündigungsfrist (Art. 25 Abs. 2 lit. c Data Act). Nach Ablauf des Abrufzeitraums oder eines abweichend vereinbarten späteren Zeitpunkts löscht der Anbieter alle unmittelbar vom Kunden erzeugten oder ihn unmittelbar betreffenden exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte vollständig (Art. 25 Abs. 2 lit. h Data Act); Backups werden im regulären Sicherungszyklus nach Ziffer 16.4 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen überschrieben und unterliegen bis zur Löschung den Vertraulichkeitspflichten; die Löschung personenbezogener Daten richtet sich ergänzend nach der AVV.

Für die Unterstützungsleistungen nach Ziffer 16.2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen kann der Anbieter bis zum 11. Januar 2027 ein ermäßigtes Entgelt erheben, das die ihm unmittelbar durch den betreffenden Wechselvorgang entstehenden Kosten nicht übersteigt (Art. 29 Abs. 2 und 3 Data Act) ( “Wechselentgelt“). Ab dem 12. Januar 2027 werden keine Wechselentgelte erhoben. Vorvertragliche Informationen zu den Standardentgelten, zu einem etwaigen Ausgleichsbetrag bei vorzeitiger Vertragsbeendigung nach Ziffer 16.3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (höchstens 90 % der für die Restvertragslaufzeit zu zahlenden anteiligen laufenden Vergütung, unter Berücksichtigung der dort genannten Bemessungskriterien und des Rechts des Kunden, einen geringeren Betrag nachzuweisen; ein Ausgleichsbetrag fällt nicht an, wenn der Kunde den Vertrag beendet, um zu einem anderen Anbieter zu wechseln, seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte zu übertragen oder diese nach Ziffer 16.2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen löschen zu lassen) sowie zu den ermäßigten Wechselentgelten werden dem Kunden in dieser Wechselunterstützung und unter www.getflip.com/de/legal bereitgestellt (Art. 29 Abs. 4 und 6 Data Act).

Für individuell entwickelte Dienste oder Testumgebungen gelten die Pflichten dieser Wechselunterstützung nicht, sofern die Voraussetzungen des Art. 31 Data Act erfüllt sind. Der Anbieter informiert den Kunden vor Vertragsschluss über etwaige Ausnahmen.

Begriffe wie „Datenverarbeitungsdienst“, „Dienstetyp“, „exportierbare Daten“ und „digitale Vermögenswerte“ richten sich nach den Definitionen des Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854).

1. Informationen zum Anbieterwechsel

1.1 Exportierbare Daten und digitale Assets

Die folgenden Daten und digitalen Assets können vom Kunden exportiert werden:

• Benutzerprofile, Abwesenheitsnotizen und Attribute

• Benutzergruppen, Berechtigungen und Attribute

• Chat-Verläufe und Metadaten

• Kanäle und Metadaten

• Beiträge und Metadaten

• Post-Lesezeichen

• Wissensdatenbankseiten und Metadaten

• Kalenderereignisse

• Aufgaben und Attribute

• Branding-Einstellungen

• Flip Flows und Lebenszyklusdaten

• Anhänge & Livestream-Aufzeichnungen

• Audit-Protokolle

• Menükonfiguration

• Ergänzend für das Modul gyde (Flip Learning): Kurse (Selbstbedienungsexport je Sprachfassung als SCORM 2004 (4th Edition) oder cmi5; die Exportfunktion ist je Mandant freischaltbar und wird auf Anforderung des Kunden freigeschaltet), Wissensseiten, hochgeladene Quelldokumente, Lernfortschritt und Ergebnisse (REST-API), Zertifikate und Verifizierungs-Hashes, Seminar-, Anmelde- und Anwesenheitsdaten, Antworten aus Anmeldeformularen sowie Nutzerprofile, Attribute und Teamzugehörigkeiten, jeweils nach Maßgabe der Servicebeschreibung gyde (Flip Learning). Soweit für einzelne dieser Kategorien keine Selbstbedienungs-Exportfunktion besteht, stellt der Anbieter die Daten auf Anforderung über den Support in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit.

• Ergänzend für das Modul Frontline Identity by Flip: Nutzerkonten und Attribute, Rollen, Berechtigungen und Gruppenzugehörigkeiten sowie Identitäts-Audit-Protokolle (JSON über API; der API-Abruf der Audit-Protokolle ist auf die letzten zwölf Monate begrenzt, ältere Protokolldaten stellt der Anbieter auf Anforderung über den Support bereit), jeweils nach Maßgabe der Servicebeschreibung Frontline Identity by Flip.

• Ergänzend für das Modul Flip Fusion: die von einer generierten Anwendung erhobenen Daten sowie die vom Kunden hochgeladenen Dokumentationen, jeweils auf Anforderung über den Support. Generierte Apps werden nicht als eigenständige Anwendung oder als Quellcode exportiert.

• Für die Module gyde (Flip Learning), Frontline Identity by Flip und Flip Fusion gelten ergänzend die in der jeweiligen Servicebeschreibung als „Kein Export“ gekennzeichneten Datenkategorien; hierzu zählen insbesondere temporäre KI-Verarbeitungsdateien, Suchindizes und abgeleitete Daten, Sicherungskopien sowie generierte Anwendungen als eigenständige Anwendung oder als Quellcode.

1.2 Ausgeschlossene interne Datenkategorien

Die folgenden internen Datenkategorien sind vom Export ausgeschlossen:

• Automatische Übersetzungen

• Authentifizierungsdaten, -einstellungen, -sitzungen, -ereignisse und -abläufe

• Meta- & Technische Daten (inkl. temporärer Daten): z.B. Nachrichtenwarteschlangen, Systemprotokolle, Traces & Metriken, Backups, Zertifikate, Anwendungsfehlerverfolgung, Technischer Support & Diagnosedaten, E-Mail-Protokolle, Caches, Digitale Analysen, registrierte mobile Geräte, Berichte, Suchindizes

• Zwischengespeicherte Integrationsdaten

• Mobile App-Konfiguration

• Benachrichtigungen

1.3 Formate und Schnittstellen

Verfügbare Verfahren zum Wechseln und Übertragen von Inhalten:

• Exportanfragen über Support-Ticket.

• Abschluss innerhalb von 14 Kalendertagen

• Ein vollständiger Datenexport wird bereitgestellt; im Übergangszeitraum leistet der Anbieter darüber hinaus angemessene Unterstützung einschließlich erforderlicher Nachlieferungen

• Der Export erfolgt in folgenden Formaten:

• CSV: Strukturierte Daten

• Delta: Rich-Text-Inhalte (z.B. Post-Texte und Wissensdatenbankseiten)

• Originalformate: Anhänge, Bilder, Videos

• Verfügbare Schnittstellen:

• Support-Ticket

1.4 Technische Einschränkungen

Der Export umfasst die exportierbaren Daten nach Ziff. 1.1 für den gesamten Zeitraum, für den sie beim Anbieter vorgehalten werden. Daten, die nach den vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfristen bereits gelöscht sind, können nicht exportiert werden. Der über die Exportfunktionen des Softwaredienstes unmittelbar abrufbare Zeitraum ist auf die letzten 24 Monate begrenzt. Ältere Daten stellt der Anbieter auf Anforderung über den Support unentgeltlich in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit, soweit sie zu diesem Zeitpunkt noch vorgehalten werden. Weitergehende zeitliche Beschränkungen bestehen nicht.

1.5 Online-Register

Die Informationen nach Art. 26 und Art. 28 Abs. 1 Data Act – insbesondere zu den verwendeten Datenstrukturen, Datenformaten, Standards und offenen Interoperabilitätsspezifikationen, zur Jurisdiktion der eingesetzten IKT-Infrastruktur sowie zu den Maßnahmen gegen internationalen behördlichen Zugriff auf nicht personenbezogene Daten – sind abrufbar unter https://trust.getflip.com/ . Datenstrukturen und Datenformate sowie relevante Standards und offene Interoperabilitätsspezifikationen sind ferner hierin festgelegt und z.B. im AVV unter folgendem Link verfügbar: www.getflip.com/de/legal . 

1.6 Wechselgebühr

Für Supportleistungen während des Übergangs- und des Abrufzeitraums kann der Anbieter bis zum 11. Januar 2027 ein ermäßigtes Wechselentgelt nach Maßgabe von Art. 29 Abs. 2 und 3 Data Act erheben; ab dem 12. Januar 2027 entfällt jedes Wechselentgelt. Die Vergütungspflicht für die vereinbarte Mindest- oder Verlängerungslaufzeit nach Ziffer 16.2 der AGB bleibt unberührt; sie ist Gegenleistung für die vereinbarte Laufzeit und kein Wechselentgelt.