Flip SharePoint Sync ist eine Plattform-Option der Flip-Plattform. Sie überträgt vom Kunden ausgewählte Inhalte aus seiner SharePoint-Online-Umgebung (Microsoft 365) in die Flip-Plattform, und zwar als Beiträge in Kanälen (Newsfeed) oder als Seiten der Wissensdatenbank. Die Synchronisierung erfolgt ausschließlich in eine Richtung, von SharePoint zu Flip. Übernommene Inhalte werden in Flip als Beiträge und Seiten der Wissensdatenbank angelegt und stehen danach wie andere Inhalte dieser Bestände auch der KI-gestützten Suche zur Verfügung. Flip SharePoint Sync stellt die folgenden Funktionen bereit:

Synchronisierung

Synchronisierte Inhalte. Websiteseiten und Newsbeiträge aus den vom Kunden freigegebenen SharePoint-Websites werden als Beiträge in Flip-Kanälen oder als Seiten der Flip-Wissensdatenbank angelegt. Werden Änderungen an einer Seite in SharePoint veröffentlicht, aktualisiert der Softwaredienst den zugehörigen Beitrag oder die zugehörige Seite in Flip. Wird eine Seite in SharePoint gelöscht, archiviert der Softwaredienst die daraus synchronisierten Beiträge und Seiten der Wissensdatenbank in Flip; sie werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Dasselbe gilt, wenn der Kunde das Sync-Kennzeichen einer Seite entfernt. Der Softwaredienst prüft die freigegebenen Websites in regelmäßigen Abständen (voreingestellt jede Minute) auf Änderungen. Dateien, auf die eine synchronisierte Seite verweist, insbesondere Bilder, Videos und Dokumente aus Webparts, werden als Anhänge in Flip übernommen. Enthält eine Seite einen Ereignis-Webpart, werden die angezeigten Ereignisse als Kalenderdateien (.ics) übernommen und als Anhänge eingebunden. Begriffe aus den konfigurierten Metadatenspalten (Managed Metadata) werden als Tags übernommen.

Steuerung durch den Kunden. Welche Inhalte in welches Ziel synchronisiert werden, bestimmt der Kunde in SharePoint. In der empfohlenen Konfiguration geschieht dies über eine Ja/Nein-Spalte (Sync-Kennzeichen) und über Begriffe im Terminologiespeicher (Term Store), die jeweils einem Flip-Kanal oder einer Seite der Wissensdatenbank zugeordnet sind; synchronisiert wird dann nur, was der Kunde auf diese Weise kennzeichnet. Abweichende Konfigurationen werden bei der Einrichtung vereinbart.

Keine Rückübertragung. Der Softwaredienst schreibt keine Daten in SharePoint und verändert dort weder Inhalte noch Berechtigungen oder Einstellungen.

Unterstützte Webparts. Übernommen werden die vom Anbieter unterstützten Webparts; die jeweils aktuelle Liste stellt der Anbieter auf Anfrage bereit. Nicht unterstützte Webparts werden bei der Synchronisierung übersprungen. Kann ein verlinkter Inhalt, ein Bild oder ein Video nicht übernommen werden, zeigt Flip einen vom Kunden festgelegten Ersatzlink, ein Ersatzbild oder ein Ersatzvideo an.

Veröffentlichung über einen technischen Nutzer. Synchronisierte Beiträge werden in Flip durch einen technischen Nutzer (API-Client) veröffentlicht, den der Kunde anlegt und dessen Darstellung (Anzeigename, Profilbild, Beschreibung) er festlegt.

Sichtbarkeit in Flip. Berechtigungen aus SharePoint werden nicht übernommen. Eine in SharePoint eingerichtete Zielgruppenadressierung oder sonstige Einschränkung der Sichtbarkeit einer Seite wird bei der Übernahme nicht ausgewertet; eine dort nur einem kleinen Kreis zugängliche Seite kann dadurch in Flip einem größeren Kreis sichtbar werden. Wer einen synchronisierten Inhalt in Flip sehen kann, richtet sich ausschließlich nach der Konfiguration des jeweiligen Kanals oder der jeweiligen Seite in der Flip-Plattform. Der Kunde stellt durch Auswahl der Websites, Kennzeichnung der Inhalte und Konfiguration der Flip-Ziele sicher, dass Inhalte nur Personen zugänglich werden, die sie sehen dürfen.

Zugriff auf SharePoint

Umfang des Zugriffs. Der Softwaredienst greift ausschließlich lesend und nur auf die in der Konfiguration ausdrücklich benannten Websites einschließlich ihrer Unterwebsites zu. Gelesen werden die Websiteseiten-Liste, bei Ereignis-Webparts die Einträge der zugehörigen Ereignisliste (ID, Kategorie, Titel, Beginn, Ende, Beschreibung, Ort), die zur Synchronisierung erforderlichen Metadaten der Seiten (insbesondere Titel, Beschreibung, Erstellungs- und erstes Veröffentlichungsdatum, Seiten-ID und URL, Hervorhebungsstatus, Übersetzungsinformationen und Begriffe der konfigurierten Metadatenspalten) sowie die Websitedaten Titel, ID, Hub-ID und Startseiten-URL. Dokumentbibliotheken werden nicht durchsucht; einzelne Dateien werden nur abgerufen, wenn eine synchronisierte Seite auf sie verweist.

Personenangaben auf Seiten. Nutzerkonten aus SharePoint oder Microsoft Entra ID werden nicht synchronisiert. Enthält eine synchronisierte Seite einen Personen-Webpart, werden die dort angezeigten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) als Teil der Seite übernommen.

Berechtigungen der App-Registrierung. Der Kunde legt in seiner Microsoft Entra ID eine App-Registrierung an und erteilt ihr lesende Anwendungsberechtigungen. Empfohlen ist Sites.Selected, womit der Zugriff auf die einzeln freigegebenen Websites beschränkt ist; alternativ kann der Kunde nach eigener Entscheidung Sites.Read.All erteilen. Für die Zuordnung der Inhalte ist zusätzlich TermStore.Read.All erforderlich. Diese Berechtigung ist nicht auf die freigegebenen Websites beschränkt, sondern erlaubt den lesenden Zugriff auf den Terminologiespeicher des gesamten Mandanten; eine auf einzelne Websites beschränkte Variante bietet Microsoft nicht an. Der Softwaredienst liest daraus ausschließlich die zur Zuordnung der Inhalte erforderlichen Begriffe. Die Anmeldung erfolgt über ein vom Anbieter bereitgestelltes Zertifikat. Der Kunde kann die Berechtigungen jederzeit einschränken oder entziehen; die Synchronisierung endet dann für die betroffenen Inhalte.

Schnittstelle. Der Softwaredienst kommuniziert unmittelbar mit dem SharePoint-Online-Tenant des Kunden über die SharePoint-REST-API. SharePoint bleibt ein System des Kunden, das Microsoft auf Grundlage des Vertrages zwischen dem Kunden und Microsoft betreibt.

Einrichtung und Betrieb

Einrichtung. Der Anbieter richtet für jeden Kunden eine eigene Instanz des Softwaredienstes ein. Der Kunde wirkt nach Ziff. 6 der AGB mit, insbesondere durch Anlage des technischen Nutzers, der Ziel-Kanäle, der Seiten der Wissensdatenbank und der Ersatzseite in Flip, durch Anlage und Berechtigung der App-Registrierung in Microsoft Entra ID sowie durch Einrichtung von Sync-Kennzeichen, Terminologiespeicher, Metadatenspalten und Ersatzmedien in SharePoint. Einzelheiten ergeben sich aus dem Einrichtungsleitfaden des Anbieters.

Betriebsumgebung. Jede Kundeninstanz wird in einer von der Kernplattform getrennten Integrationsumgebung des Anbieters in Microsoft Azure, Region Germany West Central (Frankfurt am Main), betrieben. Die Synchronisierungsdaten der Instanz liegen in einer Datenbank in derselben Region. Die Instanzen laufen in abgesicherten Containern ohne erhöhte Rechte; Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.

Abhängigkeit von Microsoft-Schnittstellen. Die Funktion setzt die Verfügbarkeit von SharePoint Online und seiner Schnittstellen voraus. Ändert oder beschränkt Microsoft diese Schnittstellen, passt der Anbieter den Softwaredienst im Rahmen des wirtschaftlich Zumutbaren an; im Übrigen gilt Ziff. 2.9 der AGB.

Fehlerbehandlung. Kann eine Seite nicht synchronisiert werden, wird der Fehler in der Betriebsumgebung des Anbieters protokolliert.

Verfügbarkeitsreporting. Der Verfügbarkeitsstatus ist unter getflip.com/status/ jederzeit einsehbar.

Inhalte und Datenschutz

Kundeninhalte. Synchronisierte Inhalte sind Kundeninhalte im Sinne von Ziff. 9 der AGB. Der Anbieter übernimmt Inhalte nur nach Maßgabe der vom Kunden eingerichteten Konfiguration. Der Kunde stellt sicher, dass er die synchronisierten Inhalte in Flip nutzen darf. Das gilt auch für Bilder, Vorlagen und sonstige Inhalte, die Microsoft oder Dritte innerhalb von Microsoft 365 bereitstellen und deren Lizenzbedingungen eine Nutzung außerhalb der Microsoft-Anwendungen einschränken können.

Datenschutz. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach Maßgabe der Plattform-AVV (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). SharePoint-Seiten können personenbezogene Daten von Personen enthalten, die keine Nutzer von Flip sind. Der Softwaredienst filtert Inhalte nicht; für besondere Kategorien personenbezogener Daten gilt Ziff. 3.6 der AVV. Der Kunde steuert über die Kennzeichnung, welche Inhalte übertragen werden.

Aufbewahrung und Export

Die Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Datenkategorien ergeben sich aus der nachfolgenden Übersicht. Kundeninhalte können in den angegebenen Formaten und über die angegebenen Wege exportiert werden. Im Übrigen richtet sich die Löschung nach Vertragsende nach dem Hauptvertrag und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Von der Datenbank der Instanz werden keine Sicherungskopien angelegt. Beim Trennen der Verbindung und nach Vertragsende löscht der Anbieter die Kundeninstanz, ihre Datenbank und ihre Konfiguration. Synchronisierte Inhalte bleiben bis dahin Inhalte der Flip-Plattform und werden nach deren Servicebeschreibung und der AVV gelöscht. Die Ausgangsinhalte verbleiben unverändert in SharePoint. Die Angaben in der Spalte „Export“ betreffen die während der Vertragslaufzeit verfügbaren Exportfunktionen; die Rechte des Kunden nach dem Hauptvertrag (Wechselunterstützung) und nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bleiben unberührt.

Systemvoraussetzungen

• SharePoint Online als Teil eines Microsoft-365-Tenants des Kunden, mit modernen Websiteseiten

• Microsoft Entra ID mit Administratorrechten zur Anlage und Berechtigung der App-Registrierung

• Administratorrechte für die zu synchronisierenden Websites und den Terminologiespeicher

• Nutzung der Flip-Plattform; es gelten ergänzend deren Systemvoraussetzungen

Rechtlicher Rahmen

Diese Beschreibung des Softwaredienstes beschreibt die Beschaffenheit des Softwaredienstes Flip SharePoint Sync. Welche Funktionen im Einzelfall geschuldet sind, ergibt sich aus dem Bestellformular in Verbindung mit dem Hauptvertrag. Flip SharePoint Sync setzt die Nutzung der Flip-Plattform voraus; ergänzend gilt die Beschreibung des Softwaredienstes der Flip-Plattform. Die geschuldete Servicequalität richtet sich nach dem Service-Level-Agreement der Flip-Plattform nach Maßgabe der dortigen Regelung zu Flip SharePoint Sync. Der Anbieter kann den Dienst im Rahmen der vertraglichen Regelungen weiterentwickeln.