Beschreibung des Softwaredienstes – gyde 

gyde stellt die folgenden Funktionen zur Erstellung von Lerninhalten, zur Durchführung von E-Learning, Microlearning und Seminaren sowie zum Wissensmanagement im Web und in nativen Apps bereit:

Lerninhalte und Autorenwerkzeuge

Kurse und interaktive Lerninhalte. Lerninhalte sind als Kurs → Modul → Kapitel → Lektion → Folie strukturiert und unterstützen mehr als 17 interaktive Elementtypen, darunter formatierter Text, Bild, Video, Audio, Datei, Links, Single- und Multiple-Choice-Quizze, Sortieren per Drag-and-drop, Lückentext, Freitext- und numerische Eingaben, Schieberegler, Berechnungs- und Bewertungselemente sowie Querverweise.

Kurserstellung (Content-Management-System, „CMS“). Autoren erstellen, bearbeiten und ordnen die vollständige Kurshierarchie. Kurse werden als versionierte Snapshots veröffentlicht; Bearbeitungssperren verhindern konkurrierende Änderungen, und einzelne Module oder ganze Kurse können kopiert und eingefügt werden.

SCORM-Import. SCORM-1.2-, SCORM-2004- und cmi5-konforme Kurspakete können importiert und über einen integrierten, standardbasierten Player abgespielt werden. Die Importfunktion wird über einen Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in den Vereinigten Staaten erbracht (Anlage 3 der AVV); die Übermittlung richtet sich nach Ziff. 3.3 und Ziff. 10 der AVV. Der Kunde kann die Funktion auf Tenant-Ebene deaktivieren lassen; ohne Aktivierung findet über sie keine Verarbeitung statt. Die Erstellung von Kursen in gyde erfolgt in einem nativen Format ohne Nutzung von SCORM. Unabhängig von der Importfunktion können in gyde erstellte Kurse je Sprachfassung als SCORM 2004 (4th Edition) oder cmi5 exportiert werden; die Exportfunktion ist je Mandant freischaltbar und wird auf Anforderung des Kunden freigeschaltet.

KI-gestützte Funktionen

KI-Assistent. Ein dialogbasierter Assistent führt Anweisungen in natürlicher Sprache über die gesamte Plattform hinweg aus, nicht nur das Erstellen und Bearbeiten von Kursinhalten, sondern auch die alltägliche Administration wie die Verwaltung von Nutzern, Teams, Seminaren und Anmeldungen. Er handelt über die plattformeigene Schnittstelle ausschließlich im Rahmen der Berechtigungen des anfragenden Nutzers, kennt das jeweils geöffnete Objekt und antwortet in der Sprache des Nutzers. Es werden grundsätzlich in der EU gehostete Modelle eingesetzt, Prompts werden in der EU verarbeitet, und es werden keine Kundendaten zum Training der Modelle verwendet (Ausnahmen sind für das KI-Videostudio möglich, das vom Kunden optional freigeschaltet werden kann). Die KI-Funktionen sind deaktivierbar, ihre Nutzung wird ausschließlich zu Zwecken der Fehlerbehebung protokolliert, und die anbieterseitigen Anforderungen des EU AI Act werden eingehalten.

KI-gestützte Kurserstellung aus Dokumenten. Aus einem Quelldokument (z. B. einem PDF), einer Wissensseite oder einer Themenvorgabe kann ein vollständiger Kurs mit Struktur, Folien und Elementen generiert werden. Jeder Vorschlag wird als Vorschau angezeigt und erst nach ausdrücklicher Freigabe durch den Autor erstellt. Hochgeladene Quelldokumente werden ausschließlich in der Kundenumgebung gespeichert und sind nur dem Kunden zugänglich; temporäre Dateien werden nach der Verarbeitung gelöscht. Die Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Betrieb und Infrastruktur sind nach ISO 27001 zertifiziert.

KI-Bildgenerierung. Bilder für Kurse, Module und Folien können generiert und über einen Vorschau-und-Freigabe-Ablauf hinzugefügt werden.

Automatische Übersetzung. Kursinhalte können automatisch in die konfigurierten Zielsprachen übersetzt werden; mehr als 30 Inhaltssprachen werden unterstützt.

Wissensmanagement

Wissensdatenbank. Administratoren pflegen hierarchische Wissensräume und Seiten mit reichhaltigen Inhalten, die den Lernenden als versionierte Snapshots veröffentlicht werden, mit semantischer und Volltextsuche über alle Inhalte.

KI-Wissensassistent. Ein dialogbasierter Assistent beantwortet Fragen ausschließlich auf Grundlage der veröffentlichten Wissensdatenbank der Organisation, mit verpflichtenden Quellenangaben; allgemeines Modellwissen wird nicht herangezogen. Die Antworten werden per Grounding mit den hinterlegten Fakten abgeglichen; optional kann der Assistent so konfiguriert werden, dass er ausschließlich Quellenverweise statt generierter Antworten ausgibt.

Prüfungen und Zertifizierung

Prüfungen und Assessments. Strukturierte Prüfungen mit Informations- und Fragefolien validieren das Wissen der Lernenden und unterstützen mehrere Versuche.

Zertifikate. Von Administratoren definierte Zertifikate werden automatisch bei Erfüllung konfigurierbarer Kriterien (Kursfortschritt und Teilnahme) ausgestellt oder manuell vergeben. Jedes Zertifikat enthält einen manipulationssicheren Hash und ein generiertes PDF und kann ohne Anmeldung öffentlich verifiziert werden; externe ausstellende Stellen werden unterstützt.

Seminare und Präsenztrainings

Seminar- und Präsenzverwaltung. gyde verwaltet von Trainern geleitete Trainings durchgängig, als eigenständige Seminare oder mit einem Kurs verknüpft. Administratoren erstellen, veröffentlichen, verschieben, stornieren und duplizieren Seminare, und einzelne Termine können unabhängig verschoben oder storniert werden. Angemeldete Lernende und Trainer können den Terminplan eines Seminars als standardkonforme .ics-Kalenderdatei exportieren.

Seminarreihen und automatische Terminplanung. Wiederkehrende Programme werden in Seminarreihen mit gemeinsamen Metadaten, Preisvorgaben und einem iCalendar-Zeitplan organisiert. Neue Seminare werden vorab automatisch aus einer Vorlage der Reihe generiert, mit konfigurierbarer Vorlaufzeit und optionaler automatischer Veröffentlichung.

Durchführungsformen. Jeder Termin ist online, in Präsenz, hybrid oder asynchron, mit einem Einwahllink für Online-Termine und Raum- und Ortsangaben für Präsenztermine. Räume werden als buchbare Ressourcen mit Kapazität, Ausstattung, Adresse und Zeitzone verwaltet.

Trainerverwaltung. Trainer pflegen ihre eigenen Verfügbarkeits- und Sperrkalender; das System erkennt automatisch Raum- und Trainer-Terminkonflikte beim Speichern oder Verschieben eines Termins und kann Trainer anhand der erforderlichen Qualifikation und Mindestkompetenzstufe zuordnen. Trainer haben Self-Service-Zugriff auf ihren Terminplan, Teilnehmerlisten und die Anwesenheitserfassung.

Anmeldung und Einschreibung. Seminare unterstützen offene, genehmigungspflichtige, nur auf Einladung oder geschlossene Anmeldung mit interner oder externer (öffentlicher) Sichtbarkeit. Teilnehmende melden sich selbst an, werden von einem Administrator hinzugefügt oder per CSV im Stapel importiert; ein Genehmigungs- und Ablehnungs-Workflow steuert genehmigungspflichtige Seminare, und Teilnehmende können sich bis zu einer konfigurierbaren Frist selbst abmelden. Externe Anmeldende können über zeitlich befristete, widerrufbare Links eingeladen werden und sich über einen öffentlichen Endpunkt anmelden; mit jeder Anmeldung wird ein Preis- und Mehrwertsteuer-Snapshot zu Dokumentationszwecken erfasst.

Wartelisten und Gruppenbuchungen. Ist ein Seminar ausgebucht, werden Anmeldungen auf eine Warteliste gesetzt und automatisch nachgerückt, sobald Plätze frei werden. Gruppenbuchungen reservieren ein Kontingent an Plätzen mit Bestellnummer-(PO-)Referenz und einer Nominierungsfrist für einzelne Teilnehmende; mögliche Terminkonflikte eines Teilnehmenden können vor der Bestätigung der Anmeldung geprüft werden.

Individuelle Anmeldeformulare. Jede Seminarreihe kann ein konfigurierbares Anmeldeformular mit Text-, E-Mail-, Einwilligungs-, Einfachauswahl-, Mehrfachauswahl- und Skala-Feldern enthalten. Formulare folgen einem Entwurf-und-Veröffentlichung-Lebenszyklus, jede veröffentlichte Version wird als unveränderlicher Snapshot gespeichert, und die übermittelten Antworten werden bei der Anmeldung erfasst.

Anwesenheit und Abschluss. Die Anwesenheit wird je Termin und Teilnehmendem in sechs Status erfasst (anwesend, abwesend, entschuldigt, teilweise, nicht erschienen, kurzfristig abgesagt), mit optionalen Notizen, erfassten Minuten und einem Check-in-Zeitpunkt, und kann einzeln oder im Stapel eingegeben werden. Der Abschluss kann auf Kursfortschritt, einem Anwesenheitsschwellenwert oder manueller Bestätigung beruhen, und sprachabhängige Anwesenheitslisten werden als PDF erzeugt.

Öffentlicher Seminarkatalog. Kunden können Katalogseiten veröffentlichen, die Seminarreihen und eigenständige Seminare als Karten mit verfügbaren Plätzen, Preis, Zeitplan, Ort und Bewertungen darstellen, jeweils mit eigenem Anmeldeformular.

Seminarunterlagen und Ablauf-Checklisten. Dateien können an einen Termin, eine Terminvorlage oder eine Reihe angehängt werden, mit getrennter Sichtbarkeit für Teilnehmende oder Trainer, und seminarbezogene Aufgaben-Checklisten verfolgen vor- und nachbereitende Schritte mit Zuständigen und Status.

Video und Microlearning

Microlearning (Flashes). Kurze, mobil-optimierte Videos werden als Microlearning-Einheiten an Teams verteilt, mit Abschlussverfolgung.

KI-Videostudio. Aus einer Textvorgabe können kurze Lernvideos generiert werden, als einzelne Clips oder als mehrteilige Kompositionen, die KI-Video, Text- und Bildkarten, KI-generierte Hintergrundmusik und gestaltete Untertitel kombinieren. Hierfür werden die global (ohne EU-Datenresidenz) betriebenen Videomodelle von Google eingesetzt; die Funktion ist daher standardmäßig deaktiviert und kann vom Kunden optional freigeschaltet werden. Sobald eine EU-gehostete Variante verfügbar ist, wird diese angeboten.

Video-zu-Tutorial. Eine lange Trainingsaufzeichnung kann in ein strukturiertes, in Kapitel gegliedertes und untertiteltes Tutorial umgewandelt werden, mit einem manuellen Prüfschritt vor der Veröffentlichung; diese Verarbeitung erfolgt in der EU.

Kompetenzmanagement

Qualifikationen und Kompetenzen. Kompetenzen mit Niveaustufen sowie Rollen mit erforderlichen Kompetenzen und Zertifikaten können definiert werden, mit Dashboards zu Kompetenzlücken und Rollenreife.

Lernerlebnis und Endgeräte

Lernerlebnis (Web und Mobil). Dieselben interaktiven Inhalte werden in der Webanwendung und in den nativen Apps identisch dargestellt, mit personalisierter Startseite, Favoriten, Bewertungen nach Abschluss, Notizen je Lektion und Umschalten der Inhaltssprache.

Offline-Fähigkeit. Kurse können für die Offline-Nutzung auf Mobilgeräten heruntergeladen werden; Medien werden lokal zwischengespeichert, und der Lernfortschritt wird bei erneuter Verbindung automatisch synchronisiert.

Organisationswechsel. Lernende, die mehr als einer Organisation angehören, können in der App zwischen Organisationen wechseln, wobei das jeweilige Branding zur Laufzeit angewendet wird.

Auswertung und Kommunikation

Analytics-Konsole. Administratoren, Manager und Trainer erhalten rollenspezifische, kennzahlenbasierte Dashboards zu Nutzung, Abschlussquoten, Lernzeit, Bewertungen und Compliance. Ein Mindestaggregationsschwellenwert schützt vor der De-Anonymisierung kleiner Gruppen.

Exporte. Teilnehmerlisten, Anwesenheits- und Anmeldedaten können als CSV exportiert werden; Anwesenheitslisten je Termin als PDF.

Benachrichtigungen. Nutzer werden über einen In-App-Posteingang, E-Mail und mobile Push-Benachrichtigungen informiert, mit nutzerbezogenen Kanaleinstellungen und kundenweiten Voreinstellungen.

Administration und Integration

Nutzer- und Teamverwaltung. Administratoren erstellen und importieren Nutzer (auch im Stapel), organisieren sie in hierarchischen Teams mit Manager-Geltungsbereich und verwalten Einladungscodes und Registrierungscode-Dokumente.

Zuweisungen. Kurse werden Teams oder einzelnen Personen mit Pflicht-Kennzeichen und Fristen zugewiesen; Inhalte und Lernende können mit Tags versehen werden.

Integration von Intranet, HR- und Prozesstools. Verschiedene Intranets, HR- und Prozesstools können auf Anfrage integriert werden, per API (Application Programming Interface) oder Webview. Grundsätzlich lassen sich alle Systeme anbinden, die eine API bereitstellen.

REST-API und API-Clients. Eine dokumentierte REST-API stellt die Ressourcen der Plattform für Integration und Automatisierung bereit. Administratoren können API-Clients je Kunde erstellen und verwalten, die sich jeweils mit einem zweckgebundenen, ablaufenden API-Schlüssel authentifizieren; ein Model-Context-Protocol-(MCP-)Endpunkt stellt die API zusätzlich autorisierten KI-Agenten zur Verfügung.

Individuelle Agenten-Skills. Administratoren können eigene Agenten-Skills definieren, veröffentlichen und in ihrem Geltungsbereich festlegen, wiederverwendbare KI-Workflows, die den Assistenten erweitern, um wiederkehrende Erstellungs- und Verwaltungsaufgaben für ausgewählte Zielgruppen zu automatisieren.

SLA- und Nutzungsreporting. Ein Bericht über die Verfügbarkeit und Nutzung des Softwaredienstes kann erstellt werden, z. B. zur Überprüfung der Einhaltung des SLA (Service Level Agreement).

Sicherheit, Datenschutz und Hosting

KI-Datenresidenz und Secure-AI-Modus. KI-gestützte Erstellung, Übersetzung, der Wissensassistent und die Video-zu-Tutorial-Verarbeitung laufen auf EU-Endpunkten; ein kundenbezogener Secure-AI-Modus beschränkt einen Kunden auf eine ausschließlich in der EU betriebene KI, indem die KI-Video- und -Musikfunktionen, die außerhalb der EU betrieben werden, deaktiviert werden.

Verschlüsselung und Zugriffssteuerung. Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt; sensible Felder werden zusätzlich auf Spaltenebene verschlüsselt, und der Zugriff wird über fein abgestufte rollenbasierte Berechtigungen gesteuert.

Hosting in der Cloud. Der Dienst wird in DSGVO-konformen Rechenzentren in Deutschland betrieben (Google Cloud, Region Frankfurt).

Aufbewahrung und Export

Die Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Datenkategorien ergeben sich aus der nachfolgenden Übersicht. Als konfigurierbar gekennzeichnete Fristen kann der Kunde innerhalb der vorgesehenen Grenzen selbst einstellen. Kundeninhalte können in den angegebenen Formaten und über die angegebenen Wege exportiert werden. Im Übrigen richtet sich die Löschung nach Vertragsende nach dem Hauptvertrag und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Für die vorstehend als „Kein Selbstbedienungsexport“ gekennzeichneten Datenkategorien stellt der Anbieter die Kundeninhalte auf Anfrage des Kunden über den Support in einem gängigen elektronischen Format bereit. Die Angaben in der Spalte „Export“ betreffen die während der Vertragslaufzeit verfügbaren Exportfunktionen; die Rechte des Kunden nach dem Hauptvertrag (Wechselunterstützung) und nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bleiben unberührt. Nach Beendigung des Vertrages werden die vorstehenden Daten nach Ablauf des Abrufzeitraums gelöscht, spätestens sechs (6) Monate nach Vertragsende.

Für die als „Kein Export“ gekennzeichneten Datenkategorien besteht keine Exportfunktion; enthalten sie Kundeninhalte im Sinne der Ziff. 1 der AGB, stellt der Anbieter diese auf Anforderung über den Support in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit. Ziff. 9.5 der AGB sowie die Rechte des Kunden nach Ziff. 16.2 der AGB (Wechselunterstützung) bleiben unberührt.

Systemvoraussetzungen

Für Betriebssysteme und Browser der Endgeräte gelten folgende Mindestanforderungen:

Betriebssysteme

• Windows: letzte 3 Hauptversionen

• macOS: letzte 3 Hauptversionen

• iOS: letzte 3 Hauptversionen

• Android: letzte 6 Hauptversionen

Browser

• Chrome Desktop & Mobile: letzte 3 Hauptversionen

• Edge Desktop: letzte 3 Hauptversionen

• Firefox Desktop: letzte 3 Hauptversionen

• Safari Desktop: letzte 3 Minor-Versionen

Rechtlicher Rahmen

Diese Beschreibung des Softwaredienstes beschreibt die Beschaffenheit des Softwaredienstes gyde (Flip Learning). Welche Funktionen im Einzelfall geschuldet sind, ergibt sich aus dem Angebot in Verbindung mit dem Hauptvertrag. gyde (Flip Learning) wird durch den Anbieter unter Einbindung der Gyde GmbH als Unterauftragsverarbeiter erbracht; die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), in deren Liste der Unterauftragsverarbeiter (Annex 3) die Gyde GmbH geführt wird. Für das optionale KI-Videostudio kann eine Verarbeitung außerhalb der EU erfolgen; diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und wird nur auf Freigabe des Kunden aktiviert. Die geschuldete Servicequalität und -verfügbarkeit richtet sich nach dem Service-Level-Agreement der Flip-Plattform. Der Anbieter kann den Dienst im Rahmen der vertraglichen Regelungen weiterentwickeln. Die aktuelle Fassung dieser Beschreibung des Softwaredienstes ist unter https://www.getflip.com/de/legal/softwarebeschreibung-gyde/ abrufbar.