6 Tipps zur Einführung der eigenen Mitarbeiter-App

Sie haben es satt Ihre Mitarbeiter nicht zu erreichen? Die Belegschaft ist frustriert, weil sie immer erst viel zu spät von wichtigen Entscheidungen erfährt? Nach ausgiebigen Qualitätschecks und Konkurrenz-Vergleichen, internen Absprachen und Verhandlungen wird nun endlich die heißersehnte neue Mitarbeiter-App eingeführt. Das Beste daran? Endlich gibt es Unternehmensinformationen bis in die Produktion & das Ganze DSGVO- und betriebsrats-konform auf dem privaten Endgerät.

Lange noch sind nicht alle offenen Fragen geklärt. Diese 6 Tipps sollten Sie in jedem Fall beachten:

1. Do: Jedem Mitarbeiter eine Stimme geben

Zunächst einmal: eine Mitarbeiter-App ist eine super Sache und die Einführung einer solchen Applikation zeigt die hohe Wertschätzung gegenüber Ihrer Belegschaft. Das macht einen guten Arbeitgeber aus! Wer sich gehört fühlt und eine Stimme im Unternehmen hat, arbeitet motivierter, effektiver, effizienter und trägt somit unmittelbar zum Unternehmenserfolg bei. Vom Büro bis in die Produktion, die Logistik, ins Krankenhaus und auf die Fläche. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

2. Do: Catch them if you can

Moderne Arbeitgeber wissen: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg - Employee Engagement ist in aller Munde. Mitarbeiter-Apps steigern nachweislich die Zufriedenheit der Belegschaft und damit das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen.

Um alle Mitarbeiter optimal abzuholen und den Einstieg in die App so erfolgreich wie möglich zu gestalten, sind vor dem Launch der neuen Applikation gezielte Onboarding-Kampagnen zu fahren. Platzieren Sie QR-Codes in der Kantine oder in Produktionshallen, die den Download des neuen Tools vereinfachen. Verteilen Sie gebrandete Goodies, die auf den neuen digitalen Auftritt verweisen oder veranstalten Sie Gewinnspiele IN der App, die dazu animieren, sich der Plattform anzuschließen.

Das Tool muss entlasten und darf keinen zusätzlichen Aufwand bedeuten. Was gibt es also Besseres, als die Mitarbeiter-App zum zentralen Dreh- und Angelpunkt für zeitaufwändige Themen wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder die Arbeitszeiterfassung zu machen? Mit den richtigen Anreizen werden Sie in Kürze hohe Nutzerraten erzielen und Ihren Unternehmenserfolg maßgeblich steigern.

3. Do: Content, Content, Content - in der Kürze liegt die Würze

Bleiben Sie fokussiert: Vermeiden Sie lange und nichtssagende Texte. Inkludieren Sie Bilder, Videos, GIFs und sonstige spannende Dateiformate in Ihre Posts und auf dem Newsfeed und schreiben Sie kurze & knackige Texte. Getreu dem Motto „Content is Key“ sollte die Planung der Inhalte Ihrer App sitzen. Sind Mehrwert und hoher Informationsgehalt erkennbar, so wird sich Ihre Belegschaft im Nu unter den Fans des mobilen Endpunkts des Unternehmens einreihen.

💥 Übrigens: Ein guter Content Plan entsteht nicht über Nacht - Daher sollten Sie ausreichend Zeit zur Vorbereitung einplanen.

4. Do: Employee Engagement steigern

Die Content Planung steht, Ihre Mitarbeiter nutzen die App und kommunizieren fleißig miteinander? Fantastisch. Aber Achtung: der Reiz des Neuen kann schnell verfliegen. Es gilt, die Belegschaft nachhaltig nicht nur zu informieren, sondern in die Unternehmensgeschehnisse zu inkludieren. Mit Funktionalitäten wie der Kommentar- oder Like-Funktion wird eine positive Feedbackkultur im Unternehmen nicht nur gefördert, sondern aktiv eingefordert. Weitere Möglichkeiten, um das Employee Engagement zu steigern sind Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit und das Versenden von Terminen zur einfacheren Planung der Tagesabläufe. In einer App findet Ihr Mitarbeiter alle für ihn relevanten Funktionen. So machen Sie ihm das Leben wirklich einfacher.

5. Don’t: Nach mir die Sintflut

Der sicherlich schlechteste und am wenigsten zielführende Weg zur Einführung einer Mitarbeiter-App ist die Variante „Nach mir die Sintflut“. Wie bei jedem neuen Tool und jeder Software-Einführung, bedarf auch eine App für die gesamte Belegschaft sorgfältige Pflege, Betreuung und ein bisschen Liebe.

6. Schreibst du noch oder arbeitest du schon?

Die Einführung einer Mitarbeiter-App setzt das Vertrauen in Ihre Belegschaft voraus, dass dieses Tool nicht zum reinen Zeitvertreib genutzt wird. Dieser Vertrauensvorschuss kommt in diesem Fall von Ihnen: unterstützen Sie die Verwendung und Annahme der App. Erkennen Sie an, dass die Einführung eines solch neuen Tools für alle eine Umstellung ist. Bleiben Sie deshalb auch im echten Leben mit Ihren Mitarbeitern im Gespräch. Eine Mitarbeiter-App dient nicht der Kontrolle, sondern der Förderung einer zielgerichteten, zufriedenstellenden Zusammenarbeit für die gesamte Belegschaft. Sie haben trotzdem ein wenig Bauchweh, dass der Chat die Mitarbeiter ablenkt? Mit der Kommunikation von geeigneten Regeln zur Nutzung der App ist Ihnen mehr geholfen als mit Misstrauen. Vergessen Sie nicht:

Culture eats Strategy for Breakfast!

Die kommunikative Kluft im Unternehmen schließen

Studien der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) belegen, dass rund 60 Prozent der Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, nicht alle relevanten Informationen ihres Unternehmens zu erhalten. Besonders deutlich wird diese kommunikative Kluft bei Non-Desk-Workern wie Mitarbeiter:innen in der Produktion, im Lager oder auf der Verkaufsfläche im Einzelhandel, die oft noch über analoge Kanäle wie das Schwarze Brett informiert werden. Während Büromitarbeiter bereits eine Vielzahl digitaler Tools nutzen, haben operative Beschäftigte häufig keine Möglichkeit, intern Feedback zu geben, Ideen einzubringen und die interne Kommunikation mitzugestalten.

Messbare Erfolge durch Mitarbeiter-Apps

Die DHBW-Studie zeigt gewaltige Unterschiede zwischen Unternehmen vor und nach der Einführung einer Mitarbeiter-App auf. Eine moderne Mitarbeiter-App funktioniert auf den privaten Endgeräten der Belegschaft ohne Mehraufwand für die IT, zeigt zielgruppengerechten Content und ermöglicht neben der Top-Down-Kommunikation auch echte Interaktion. Weitere Vorteile sind die standortübergreifende Erreichbarkeit aller Mitarbeiter:innen, schneller Austausch durch Dokumentenversendung, strukturierte Kollaboration mit Aufgabenverteilung sowie Videokonferenzen mit nur zwei Klicks direkt in der App.

Betriebsratskonformität sicherstellen - Praktische Checkliste

Moderne Mitarbeiter-Apps sind in höchstem Maße betriebsratskonform. Eine praktische Checkliste hilft bei der Umsetzung: Die App greift nicht auf private Smartphone-Daten zu, als User-Daten reichen Benutzerkennung und Passwort aus, für die Registrierung werden keine privaten Kontaktdaten abgefragt. Wichtig ist das "Kein Always on"-Prinzip - die App bleibt nach Feierabend und im Urlaub stumm. Die Nutzung muss freiwillig sein und es darf keine Leistungsüberwachung stattfinden - weder lassen sich Nachrichten mitlesen noch Rückschlüsse auf die Arbeitszeit ziehen.