Intranet-Software im Vergleich 2027: 8 Anbieter für eine vernetzte Belegschaft

Was ist eine Intranet-Software?

Eine Intranet-Software ist eine Plattform für den geschützten Austausch von Informationen und Wissen innerhalb eines Unternehmens. Mitarbeitende können darüber Unternehmensnachrichten lesen, Dokumente finden, mit Kolleg:innen kommunizieren oder auf interne Anwendungen zugreifen.

Moderne Intranet-Lösungen gehen über das klassische Informationsportal hinaus. Sie verbinden, abhängig vom Anbieter und den gewählten Modulen, interne Kommunikation mit Funktionen wie:

• Newsfeeds, Kanälen und Push-Benachrichtigungen

• Chats, Kommentaren und Umfragen

• Wissensdatenbanken und Suchfunktionen

• HR-Self-Services und Formularen

• Integrationen in bestehende Unternehmenssysteme

• KI-gestützter Suche und automatisierten Workflows

Der Unterschied zum alten Intranet liegt weniger im Namen als in der Nutzung: Müssen Mitarbeitende Informationen aktiv suchen? Oder finden sie Antworten und erledigen Aufgaben dort, wo sie ohnehin arbeiten?

Was ist ein Social Intranet?

Ein Social Intranet erweitert das klassische Informationsportal um Funktionen für den Austausch zwischen Mitarbeitenden: Kommentare, Likes, Gruppen, Chats und Aktivitäts-Feeds. Statt reiner Top-down-Kommunikation entsteht ein Raum, in dem sich Kolleg:innen über Standorte und Schichten hinweg vernetzen können.

Für Unternehmen mit vielen operativen Mitarbeitenden ist ein Social Intranet nur dann wirksam, wenn die Plattform mobil funktioniert und auch ohne Firmen-E-Mail zugänglich ist. Anbieter wie Flip AI, Haiilo, Just Social und LOLYO kombinieren Social-Intranet-Funktionen mit einer mobilen App.

Warum das klassische Intranet an seine Grenzen kommt

Das traditionelle Intranet hat vielen Unternehmen gute Dienste geleistet. Es machte Richtlinien, Dokumente und Unternehmensnachrichten zentral verfügbar. Doch oft wurde es für einen Arbeitsplatz entworfen, an dem ein Computer immer in Reichweite ist.

Für operative Mitarbeitende entstehen dadurch praktische Hürden:

• Der Zugang ist umständlich. Wer keinen eigenen Laptop oder keine Firmen-E-Mail hat, braucht einen anderen Weg zur Anmeldung. Viele bestehende Systeme bieten diesen nicht.

• Informationen erreichen nicht alle gleichzeitig. In Schichtbetrieben ist nicht jede Person zur gleichen Zeit am selben Ort. Ein Aushang oder eine ausgedruckte E-Mail kann deshalb leicht übersehen werden.

• Wissen ist schwer zu finden. Wenn die Antwort auf eine einfache Frage in einem alten PDF oder mehreren Untermenüs steckt, fragen Mitarbeitende häufig lieber Kolleg:innen.

• Kommunikation läuft nur in eine Richtung. Ein Newsportal informiert. Es schafft aber nicht automatisch einen einfachen Weg für Rückfragen, Feedback oder den Austausch zwischen Standorten.

Das bedeutet nicht, dass jedes bestehende Intranet ersetzt werden muss. Häufig ist die bessere Frage: Wie ergänzen oder modernisieren wir unsere bestehende Umgebung so, dass sie für die gesamte Belegschaft funktioniert?

Die 8 Intranet-Anbieter im Vergleich 2027

Die folgende Auswahl orientiert sich an typischen Einsatzschwerpunkten und stellt gängige Unterschiede gegenüber. Sie stellt keinen unabhängigen Praxistest und kein Ranking dar. Flip AI ist selbst Anbieter. Funktionen, Preise und Vertragsbedingungen sollten Sie für Ihre Anforderungen direkt mit den jeweiligen Anbieter prüfen.

1. Flip AI

Flip AI verbindet eine Mitarbeiter-App und ein Intranet mit Kommunikation, Wissenszugang, HR-Self-Service und digitalen Workflows. Die Plattform ist auf operative Teams ausgerichtet, etwa im Handel, in der Produktion, Logistik und im Gesundheitswesen.

Ein wichtiger Unterschied für diese Zielgruppe ist der Zugang: Mit Frontline Identity können sich Mitarbeitende auch ohne Firmen-E-Mail anmelden. Die passwortlose Anmeldung per Passkey reduziert Supportaufwand und senkt die Hürde für gewerbliche Mitarbeitende auf null. Welche Integrationen und Prozesse verfügbar sind, hängt von der konkreten Einrichtung ab.

Gut geeignet für: Unternehmen, die operative und schreibtischbasierte Mitarbeitende gleichermaßen erreichen und Kommunikation mit Wissen und Prozessen verbinden möchten.

Im Auswahlprozess prüfen: Welche HR- und IT-Systeme sollen angebunden werden? Welche Module werden für die gewünschten Abläufe benötigt?

2. Staffbase

Staffbase bietet eine Plattform für Mitarbeiterkommunikation mit Intranet und Mitarbeiter-App. Der Anbieter adressiert sowohl Beschäftigte am Schreibtisch als auch operative Teams und stellt verschiedene Kommunikationskanäle bereit.

Gut geeignet für: Organisationen, die interne Kommunikation über mehrere Standorte, Zielgruppen und Kanäle hinweg steuern möchten.

Im Auswahlprozess prüfen: Wie lassen sich Ihre wichtigsten operativen Prozesse, bestehenden Systeme und Anmeldeverfahren in das gewünschte Setup einbinden?

3. Haiilo

Haiilo verbindet Intranet, Mitarbeiterkommunikation, Beteiligung und Analyse. Eine mobile App soll sowohl operative als auch hybride und schreibtischbasierte Teams erreichen.

Gut geeignet für: Unternehmen, die interne Kommunikation und Community-Funktionen gemeinsam betrachten und ein Social Intranet aufbauen möchten.

Im Auswahlprozess prüfen: Wie gut passen mobile Nutzung, Zielgruppensteuerung und Integrationen zu Ihren konkreten Arbeitsabläufen?

4. LumApps

LumApps positioniert sich als Employee-Experience-Plattform und verbindet Intranet-Inhalte mit Anwendungen und Services. Der Anbieter nennt unter anderem Integrationen mit Microsoft, Google, ServiceNow und Workday sowie Micro-Apps für Prozesse.

Gut geeignet für: Größere Organisationen, die unterschiedliche Anwendungen in einer gemeinsamen Employee Experience zusammenführen möchten und eine skalierbare Intranet-Lösung suchen.

Im Auswahlprozess prüfen: Welchen Aufwand erfordern Implementierung, Administration und die Anbindung Ihrer Systeme? Wie funktioniert die mobile Nutzung für Ihre operativen Teams?

5. Simpplr

Simpplr bietet ein Intranet für die interne Kommunikation und den Zugriff auf Unternehmensinformationen. Eine Integration mit Microsoft Teams kann Inhalte zusätzlich in bestehende Arbeitsumgebungen bringen.

Gut geeignet für: Unternehmen, die einen zentralen Anlaufpunkt für interne Kommunikation suchen und ihre bestehende digitale Arbeitsumgebung einbinden möchten.

Im Auswahlprozess prüfen: Welche mobilen Zugangsoptionen, Sprachen, Integrationen und Hosting-Bedingungen sind für Ihre Belegschaft verfügbar?

6. Just Social

Just Social kombiniert ein Social Intranet und eine Mitarbeiter-App. Laut Anbieter können Mitarbeitende die Lösung mobil oder im Browser nutzen, auch ohne eigene E-Mail-Adresse.

Gut geeignet für: Unternehmen, die Kommunikation, Austausch und Wissenszugang in einer übersichtlichen Lösung bündeln möchten.

Im Auswahlprozess prüfen: Decken Rollen, Integrationen und Administrationsmöglichkeiten Ihre Anforderungen an Standorte, Prozesse und Unternehmensgröße ab?

7. LOLYO

LOLYO bietet eine Mitarbeiter-App und ein mobiles Social Intranet für Kommunikation und Beteiligung. Die Lösung ist laut Anbieter auf Smartphone und PC nutzbar und bietet verschiedene Funktionen für Kommunikation, Engagement und Workflows.

Gut geeignet für: Unternehmen, die eine mobile Intranet-Lösung für interne Kommunikation und Mitarbeiterbeteiligung suchen.

Im Auswahlprozess prüfen: Welche Funktionen sind im gewählten Paket enthalten? Wie werden Ihre bestehenden Anwendungen und komplexeren Prozesse angebunden?

8. Microsoft SharePoint und Viva

SharePoint wird häufig als Grundlage für das Dokumentenmanagement, die Zusammenarbeit und Intranet-Seiten eingesetzt. Microsoft Viva ergänzt die Microsoft-365-Umgebung um Funktionen für die Employee Experience.

Gut geeignet für: Unternehmen, die bereits stark in Microsoft 365 investiert haben und ihre vorhandene Umgebung weiter ausbauen möchten.

Im Auswahlprozess prüfen: Welche Lizenzen und Zugänge benötigen operative Mitarbeitende? Wie einfach erreichen sie Inhalte auf dem Smartphone? Und wie viel Aufwand entsteht für Aufbau, Pflege und Berechtigungen?

Welche Funktionen sollte moderne Intranet-Software bieten?

Nicht jedes Unternehmen braucht dieselbe Funktionsliste. Die folgenden Bereiche helfen Ihnen, Anforderungen strukturiert zu prüfen.

1. Mobiler Zugang für die gesamte Belegschaft

Das beste mobile Intranet ist dasjenige, das Ihre Mitarbeitenden tatsächlich öffnen. Für operative Teams bedeutet das: Smartphone-Zugang mit wenigen Schritten, ohne vorausgesetzte Firmen-E-Mail und mit stabiler Nutzung auch bei schlechter Verbindung.

Prüfen Sie dabei nicht nur, ob es eine App gibt, sondern auch:

• Wie werden neue Mitarbeitende eingeladen und aktiviert?

• Können sie sich ohne Firmen-E-Mail anmelden?

• Was passiert bei einem Gerätewechsel?

• Welche Funktionen stehen bei schlechter oder fehlender Verbindung zur Verfügung?

• Wie wird der Zugang für Menschen ohne geeignetes Smartphone ermöglicht?

Mehr über die Verbindung von Intranet und Mitarbeiter-App erfahren

2. Relevante Kommunikation statt Informationsflut

Eine Nachricht für alle ist nicht immer eine Nachricht für jede Person. Mitarbeitende benötigen Informationen, die zu ihrem Standort, ihrer Rolle und ihrem Arbeitsalltag passen.

Achten Sie auf Möglichkeiten, Inhalte gezielt auszuspielen und Rückmeldungen zu ermöglichen, etwa über Kommentare, Umfragen oder Chats. Reichweitenanalysen können zeigen, welche Inhalte ankommen. Lesen und tatsächliches Verständnis sind allerdings nicht dasselbe: Gerade bei sicherheitsrelevanten Informationen sollte der Prozess entsprechend gestaltet werden.

3. Wissen, das schnell auffindbar ist

Ob Urlaubsregelung, Sicherheitsanweisung oder Anleitung für eine Maschine: Informationen helfen nur, wenn sie aktuell und auffindbar sind.

Prüfen Sie, wie Inhalte gepflegt, freigegeben und gesucht werden. Eine gute Suche ist wichtig. Ebenso wichtig sind klare Verantwortlichkeiten für veraltete oder widersprüchliche Dokumente.

4. Sicherer Mitarbeiter-Login ohne Passwort

Der beste Inhalt nützt wenig, wenn der Zugang scheitert. Gerade bei großen operativen Belegschaften lohnt es sich, Identität und Anmeldung frühzeitig mitzudenken.

Fragen Sie Anbieter, wie Aktivierung, Authentifizierung, Gerätewechsel und Austritt funktionieren. Für bestimmte Szenarien können Passkeys die Anmeldung ohne Passwort ermöglichen. Bei Flip AI ist Frontline Identity Teil des Angebots für die sichere Anmeldung operativer Mitarbeitender, auch ohne Firmen-E-Mail.

Mehr über sicheren Mitarbeiter Login ohne Passwort erfahren

5. Integrationen und Prozesse

Ein Intranet muss nicht jedes bestehende System ersetzen. Häufig ist es sinnvoller, relevante Anwendungen an einem Ort zugänglich zu machen.

Entscheidend ist der Unterschied zwischen einem Link und einer Integration: Führt die Plattform Mitarbeitende lediglich in ein anderes System? Oder können sie eine Aufgabe direkt im gewohnten Arbeitsablauf erledigen?

Prüfen Sie dies anhand konkreter Beispiele, etwa einer Urlaubsanfrage, einer Schadensmeldung oder dem Zugriff auf eine Gehaltsabrechnung. Verfügbarkeit und Tiefe hängen vom jeweiligen System und der Einrichtung ab.

6. KI mit klaren Grenzen

Skalierbare KI-Intranet-Lösungen für wachsende Unternehmen müssen eine verlässliche Grundlage haben: Sind die Inhalte aktuell? Sind Zugriffsrechte klar geregelt?

Konkrete Fragen, die Sie Anbietern stellen sollten:

• Welche Datenquellen kann die KI nutzen?

• Beachtet sie bestehende Zugriffsrechte?

• Können Mitarbeitende die Antwort anhand einer Quelle überprüfen?

• Welche Aktionen sind möglich und welche erfordern eine Freigabe?

• Wie werden Datenschutz, Fehler und Verantwortlichkeiten geregelt?

Eine KI-Antwort ersetzt keine aktuelle Wissensbasis. Sind Inhalte veraltet oder Berechtigungen unklar, kann auch die beste Benutzeroberfläche das Problem nicht allein lösen.

So vergleichen Unternehmen Intranet-Plattformen: 5 Schritte

Schritt 1: Beschreiben Sie Ihre Belegschaft

Wie viele Mitarbeitende arbeiten ohne festen PC? Wie viele Standorte, Sprachen und Schichtmodelle gibt es? Welche Geräte und Zugangsdaten stehen zur Verfügung?

Beziehen Sie Menschen aus unterschiedlichen Bereichen ein, nicht nur IT und Zentrale.

Schritt 2: Legen Sie drei bis fünf Anwendungsfälle fest

Formulieren Sie Aufgaben aus Sicht der Mitarbeitenden, zum Beispiel:

1. Eine neue Kollegin aktiviert ihren Zugang ohne Firmen-E-Mail.

2. Ein Mitarbeiter in der Frühschicht findet die aktuelle Sicherheitsanweisung.

3. Eine Filialleitung erreicht ihr Team mit einer dringenden Nachricht.

4. Eine Kollegin stellt eine HR-Anfrage über das Smartphone.

5. Ein Mitarbeitender meldet ein Problem und sieht, wie es weiterbearbeitet wird.

Lassen Sie jeden Anbieter zeigen, wie diese Abläufe in der Praxis funktionieren, einschließlich Anmeldung, Berechtigungen und erforderlicher Integrationen.

Schritt 3: Prüfen Sie Sicherheit, Datenschutz und Mitbestimmung

Klären Sie frühzeitig Hosting-Standort, Auftragsverarbeitung, Löschkonzept, Zugriffsrechte und Sicherheitsnachweise. Beziehen Sie Datenschutz, IT und, wo vorhanden, den Betriebsrat rechtzeitig ein.

Ein Hosting-Standort allein garantiert keine DSGVO-Konformität. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Anbieter, Verträgen, technischer Umsetzung und Ihrer eigenen Nutzung. Enterprise-Plattformen sollten Zertifizierungen wie ISO 27001 und klare Verarbeitungsverträge (AVV) vorweisen können.

Schritt 4: Rechnen Sie Einführung und Betrieb mit ein

Vergleichen Sie nicht nur Lizenzpreise. Fragen Sie auch nach Kosten und Aufwand für Implementierung, Integration, Schulung, Administration und Support. Klären Sie, welche Funktionen im Angebot enthalten sind und welche zusätzlich berechnet werden.

Schritt 5: Testen Sie mit echten Nutzer:innen

Ein Pilot mit Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Rollen zeigt oft mehr als eine lange Feature-Liste. Beobachten Sie, ob sie ohne Hilfe ans Ziel kommen, und sammeln Sie Feedback zu Zugang, Sprache, Verständlichkeit und Nutzen.

Intranet in der Praxis: Wie REWE Mitarbeitende verbindet

Bei REWE wurden Informationen vor Einführung der Mitarbeiter-App häufig ausgedruckt und am Schwarzen Brett ausgehängt. Unterschiedliche Dienstpläne erschwerten es, alle gleichzeitig zu erreichen.

Heute beschreibt REWE die App als digitalen Ort, an dem Marktmitarbeitende relevante Informationen finden und sich mit Kolleg:innen, anderen Märkten und der Zentrale austauschen können. Der Gesamtbetriebsrat war laut Kundengeschichte von Anfang an Teil des Projektteams.

Das Beispiel zeigt: Der Mehrwert liegt nicht nur darin, Papier durch einen Bildschirm zu ersetzen. Entscheidend ist, dass Kommunikation einfacher in beide Richtungen funktioniert.

Die REWE-Kundengeschichte lesen

Häufige Fragen zu Intranet-Software

Fazit: Beerdigen Sie die Hürden einer Intranet-Software, nicht die Idee

Das Intranet ist nicht als Konzept gescheitert. Aber ein Intranet, das nur für Menschen mit Schreibtisch funktioniert, reicht für viele Unternehmen nicht mehr aus.

Zuverlässige Intranet-Software 2027 bringt Informationen, Wissen und Anwendungen zu den Menschen, die sie brauchen, in der Zentrale genauso wie in der Filiale, im Lager oder an der Produktionslinie. Beginnen Sie Ihren Vergleich deshalb nicht mit der längsten Feature-Liste, sondern mit einer einfachen Frage: