Der Fachkräftemangel im Einzelhandel – und wie Unternehmen 2026 handeln müssen

Fachkräftemangel im Einzelhandel: Die Zahlen für 2026 sind alarmierend

Der Fachkräftemangel im Einzelhandel ist keine Zukunftsvision. Er ist bereits Realität. Mehr als 90% der befragten Händler in der EHI-Studie „People in Retail" geben an, dass Fachkräftemangel ihre größte Herausforderung ist. Aktuell können in Deutschland rund 122.000 offene Stellen nicht besetzt werden – Tendenz steigend.

Besonders dramatisch: Bis 2028 werden voraussichtlich über 40.000 Verkaufsstellen im Einzelhandel unbesetzt bleiben, obwohl die Gesamtbeschäftigung in diesem Bereich sogar zurückgeht. Der Grund? Der demografische Wandel trifft den Einzelhandel mit voller Wucht: Fast 20 Millionen Babyboomer gehen bis 2036 in Rente, während nur 12,5 Millionen jüngere Beschäftigte nachrücken.

Die Folge: Fachkräftemangel im Einzelhandel wird zum zentralen Geschäftsrisiko – mit weitreichenden Konsequenzen für Unternehmen, Mitarbeitende und Kunden.

Wissensverlust durch Fachkräftemangel: Das unterschätzte Risiko

Der Fachkräftemangel im Einzelhandel hat eine unterschätzte Dimension: den Verlust von implizitem Wissen. Ältere Mitarbeitende verfügen über jahrelang aufgebautes Know-how zu Produkten, Kunden, Prozessen und internen Abläufen. Dieses Wissen ist meist nicht dokumentiert und geht mit dem Ausscheiden der Kolleg:innen verloren.

Kombiniert mit der hohen Fluktuation von 23,5% pro Jahr im Einzelhandel bedeutet das: Statistisch gesehen ist nicht-dokumentiertes Wissen innerhalb von vier Jahren vollständig verloren.

Wie Unternehmen dem Fachkräftemangel im Einzelhandel begegnen können

Es gibt bewährte Strategien, um dem Fachkräftemangel im Einzelhandel aktiv zu begegnen und Wissen systematisch zu sichern. Die vier wichtigsten Ansätze:

1. Mitarbeiter-Apps: Schwarmwissen zugänglich machen

Gerade im Einzelhandel sind es die Mitarbeitenden auf der Fläche, die über spezifisches Produkt-, Prozess- und Kundenwissen verfügen. Welche Alternative empfehle ich einem Kunden, wenn ein Produkt nicht vorrätig ist? Welche Platzierung funktioniert am besten? Welcher Inventur-Ablauf ist am effizientesten?

Das Problem: Dieses Wissen bleibt oft in den Köpfen einzelner – und geht verloren, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Die Lösung: Eine Mitarbeiter-App als zentrale Kommunikationsplattform ermöglicht den Austausch von Wissen über alle Filialen hinweg – sicher, einfach und datenschutzkonform.

Beispiel aus der Praxis: Die Dirk Rossmann GmbH nutzt eine interne Kommunikationsplattform, auf der alle Mitarbeitenden relevante Informationen und Updates teilen können. So wird Schwarmwissen zum Unternehmenswissen – und der Fachkräftemangel im Einzelhandel wird durch bessere Wissensverteilung abgefedert.

Auch die folgende Geschichte von EDEKA Elskamp in Bocholt zeigt, wie wichtig ein schneller und direkter Austausch zwischen Filialen ist:

2. Wissensdatenbanken: Zentrales Know-how für alle

Jedes Einzelhandelsunternehmen verfügt über dokumentiertes Wissen – das Problem: Mitarbeitende wissen oft nicht, wo sie es finden oder dass es überhaupt existiert.

Eine zentrale Wissensdatenbank löst dieses Problem und bietet entscheidende Vorteile:

• Schneller Zugriff auf Prozesse, Produktinfos und Best Practices

• Reduzierte Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende

• Weniger Abhängigkeit von einzelnen Wissensträ:innen

Erfolgsfaktoren für Wissensdatenbanken:

• Akzeptanz: Mitarbeitende müssen die Plattform aktiv nutzen – idealerweise ist sie mit der Mitarbeiter-App verknüpft.

• Datenqualität: Informationen müssen aktuell, relevant und leicht auffindbar sein.

Integration: Die Plattform sollte nahtlos in bestehende IT-Systeme integriert werden.

3. Modernes Onboarding: Wissen von Anfang an vermitteln

Ein Großteil des Wissenstransfers findet während der Einarbeitungsphase statt. Doch gerade hier zeigen sich im Einzelhandel massive Schwächen:

• Veraltete Methoden wie Handbücher und „Onboarding-Mappen"

• Hohe „No-Show"-Raten und Fluktuation in den ersten sechs Monaten

• Qualitätsschwankungen zwischen Filialen und Manager:innen

• Mangelnde Transparenz über Onboarding-Erfolg

Die Lösung: Digitale Onboarding-Tools ermöglichen:

• Preboarding – Mitarbeitende werden schon vor dem ersten Arbeitstag begleitet

• Onboarding-Journeys mit allen relevanten Informationen, Trainings und Unternehmensinhalten

• Interaktive Begleitung durch strukturierte Prozesse

• Messbarkeit des Onboarding-Erfolgs

So wird Onboarding standardisiert, effizient – und unabhängig von einzelnen Führungskräften.

4. Künstliche Intelligenz: Wissen in Sekundenschnelle verfügbar

KI-Assistenten können dem Fachkräftemangel im Einzelhandel aktiv entgegenwirken, indem sie Mitarbeitenden sofortige Antworten auf Alltagsfragen liefern:

• „Was muss ich tun, wenn mein Kassenabschluss nicht stimmt?"

• „Wie baue ich die Osteraktion optimal auf?"

• „Ab wann haben wir Lebkuchen im Sortiment?"

Vorteile für Unternehmen:

• Höhere Effektivität der Mitarbeitenden

• Mehr Zufriedenheit im Team

• Besseres Einkaufserlebnis für Kunden

Entscheidend: Der KI-Assistent muss in ein holistisches System eingebettet sein – verknüpft mit Wissensdatenbank, Mitarbeiter-App und Unternehmensdaten. Nur so liefert er relevante, präzise Antworten.

Wo fangen Sie jetzt an?

Um den Fachkräftemangel im Einzelhandel aktiv anzugehen, sollten Sie zunächst Ihren Status quo analysieren. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wissenstransfer: Wie wird Wissen aktuell dokumentiert und weitergegeben?

• Kommunikation: Wie tauschen sich Mitarbeitende und Filialen untereinander aus?

• Onboarding: Wie standardisiert ist Ihr Einarbeitungsprozess?

• Technologie: Welche digitalen Tools nutzen Ihre Mitarbeitenden bereits?

• Fluktuation: Wie hoch ist Ihre Fluktuationsrate – und wo geht Wissen verloren?

Mit dieser Basis können Sie eine Wissensmanagement-Lösung einführen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist – und dem Fachkräftemangel im Einzelhandel mit konkreten Maßnahmen begegnet.

Fazit: Wissensmanagement als Antwort auf den Fachkräftemangel im Einzelhandel

Der Fachkräftemangel im Einzelhandel ist keine kurzfristige Herausforderung – er wird sich in den kommenden Jahren weiter verschärfen. Unternehmen, die jetzt in Wissensmanagement investieren, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile:

• Weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden

• Schnellere Einarbeitung neuer Kolleg:innen

• Höhere Produktivität und Kundenzufriedenheit

• Bessere Mitarbeiterbindung durch moderne Arbeitsumgebungen

Eine Mitarbeiter-App ist dabei das zentrale Werkzeug: Sie verbindet Schwarmwissen, Wissensdatenbank, Onboarding und KI-Assistenz in einer Plattform – und macht Wissen für alle zugänglich.

Quellen: Studie zum Fachkräftemangel von Wirtschaftskraft, Studie zum Personalmangel 2025 von Lebensmittelpraxis, die EHI-Studie People in Retail und die aktuelle Sicht auf die Beschäftigungsstruktur im Einzelhandel vom Handelsverband Deutschland.