Microsoft 365 F1 und F3: Warum sich der Wechsel zu Flip lohnt

Microsoft 365 F1 und F3: Preiserhöhung 2026 erhöht Handlungsbedarf

Microsoft 365 ist 2025 im Markt für Office-Produktivitätslösungen noch klar dominierend, steht im direkten Wettbewerb mit Google Workspace und erreicht insbesondere im Enterprise-Segment hohe Marktanteile sowie eine starke Nutzung durch Fortune-500-Unternehmen; Microsoft Teams zählt dabei über 300 Millionen Nutzer und ist fest in Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen verankert. Entsprechend groß war die Aufmerksamkeit, als am 4. Dezember 2025 bekannt wurde, dass Microsoft die Preise für Microsoft 365 für Unternehmen und Behörden weltweit deutlich anheben wird.

Microsoft hebt die Preise für seine gesamte Produktivitäts-Suite an, wobei die stärksten Steigerungen kleine Unternehmen sowie die Frontline-Worker-Tarife betreffen. Laut den veröffentlichten Zahlen steigt Microsoft 365 Business Basic um rund 16,7% auf 7 Euro pro Nutzer und Monat, während Business Standard um etwa 12% auf 14 Euro angehoben wird; bei den Enterprise-Tarifen erhöht sich Microsoft 365 E3 auf 39 Euro und E5 auf 60 Euro pro Nutzer:in und Monat. Noch deutlicher fällt der Aufschlag bei den Frontline-Worker-Plänen aus: Microsoft 365 F1 steigt von 2,25 auf 3 Euro und F3 von 8 auf 10 Euro pro Nutzer und Monat, wobei vergleichbare Behördenpläne in ähnlichem Umfang angepasst werden.

Begründung durch KI und neue Funktionen

Microsoft verweist zur Rechtfertigung der Preiserhöhung auf über 1.100 neue Funktionen in Microsoft 365, darunter KI-gestützte Produktivitätstools und erweiterte Sicherheitsfunktionen auf Enterprise-Niveau. Parallel dazu forciert das Unternehmen seine KI-Strategie mit Microsoft Copilot als Add-on für rund 30 Euro pro Nutzer:in und Monat sowie neuen Bundles für kleine und mittlere Unternehmen. Für viele Unternehmen ist diese Preisanpassung jedoch weniger eine „normale“ Preiserhöhung als vielmehr ein Weckruf, ihre Lizenzstrategie grundsätzlich zu hinterfragen.​

Wo stehen operative Mitarbeitende im digitalen Zeitalter?

Bevor Lizenzmodelle sinnvoll bewertet werden können, muss klar sein, wer überhaupt als Frontline-Mitarbeiter:in oder operative Mitarbeitende gilt. Frontline-Worker (bei Microsoft häufig als Firstline Employees bezeichnet) machen rund 80% der weltweiten Belegschaft aus und arbeiten überwiegend nicht am Schreibtisch, etwa in Pflege, Handel, Logistik, Produktion oder Gastronomie. Ihre digitalen Anforderungen unterscheiden sich deutlich von klassischen „Information Workern“: Sie arbeiten mobil, greifen meist über Smartphones (häufig im BYOD-Modell) zu, konsumieren primär Informationen statt komplexe Dokumente zu erstellen und benötigen extrem schnelle, intuitive Abläufe bei gleichzeitig hoher Fluktuation und minimalem Schulungsaufwand.

Microsoft adressiert diese Zielgruppe mit der „F“-Lizenzserie, deren technische Wurzeln jedoch klar im Desktop- und Office-Ökosystem liegen. In der Praxis führt die Anpassung einer historisch gewachsenen Office-Suite auf eine mobile Realität häufig zu Reibung: Funktionen, Berechtigungen und Sicherheitsmechanismen sind eher auf Wissensarbeiter:innen zugeschnitten als auf Mitarbeitende in Schicht- und Serviceumgebungen. Genau hier setzt die Frage an, ob spezialisierte Mitarbeiter-Apps wie Flip eine bessere Passung bieten, insbesondere für Unternehmen, die nicht länger bereit sind, Premiumpreise für wenig genutzte Funktionen zu zahlen.

Microsoft 365 F1 im Detail

Microsoft 365 F1 ist der klassische Einstiegstarif für Frontline-Mitarbeiter und wurde ursprünglich als eine Art „Connector“-Lizenz positioniert. Der Plan ist weniger durch seinen Funktionsumfang als vielmehr durch seine Einschränkungen bestimmt: Er bietet eine stark reduzierte Office-Erfahrung mit Fokus auf grundlegende Kommunikation und Zugriff auf Inhalte.

Zentrale Funktionen von F1

F1 enthält Microsoft Teams als Kernkomponente inklusive Chat, Besprechungen und Schichtverwaltung, allerdings in einer eher abgespeckten „Essential“-Variante. Nutzer erhalten Lesezugriff auf SharePoint-Intranets und Viva Engage (ehemals Yammer) sowie Web-Versionen von Word, Excel und PowerPoint, mit denen sich Dateien anzeigen und in begrenztem Umfang im Browser bearbeiten lassen. E-Mail-Funktionalität steht in Form von Exchange-Kiosk-Szenarien oder Teams-zentrierten Szenarien zur Verfügung, jedoch typischerweise ohne vollwertiges, großes Postfach. Der Fokus liegt klar auf dem schnellen Lesen von Updates, nicht auf tiefergehender E-Mail-Kommunikation.

Die „Read-Only“-Erfahrung in F1

In vielen Unternehmen löst F1 Frustration aus, weil Mitarbeitende zwar einen Account erhalten, aber bei alltäglichen Aufgaben an Berechtigungsgrenzen stoßen. Häufig können operative Mitarbeitende Dokumente nur anzeigen, nicht aber komfortabel in nativen Office- oder mobilen Apps bearbeiten, und die Kalender- oder E-Mail-Integration bleibt hinter den Erwartungen zurück. Dies führt dazu, dass Beschäftigte im geschlossenen System von Teams verbleiben müssen, was insbesondere auf älteren Geräten und bei schwacher Konnektivität als schwerfällig erlebt wird. Das senkt wiederum auch die Nutzungshäufigkeit.​

Microsoft 365 F3 im Detail

Microsoft 365 F3 (früher unter anderer Bezeichnung geführt) ist als „Empowerment“-Lizenz konzipiert und richtet sich an operative Mitarbeitende mit erweiterten digitalen Anforderungen. Der Tarif geht implizit davon aus, dass ein Teil der Belegschaft im operativen Betrieb ähnliche Werkzeuge benötigt wie Wissensarbeiter, nur eben auf mobilen Endgeräten. Entsprechend öffnet F3 den Zugang zu einem deutlich größeren Teil des Microsoft-365-Ökosystems.

Zentrale Funktionen von F3

F3 umfasst vollwertige mobile Office-Apps, sodass Mitarbeitende Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente auf Smartphones und Tablets erstellen und bearbeiten können. Dazu kommt ein eigenständiges Exchange-Postfach (wenn auch mit kleinerem Volumen), das Kalender- und E-Mail-Arbeit mit Outlook, POP/IMAP und anderen Standardprotokollen unterstützt. F3 eröffnet zudem die Nutzung von Power Apps und Power Automate, sodass digitale Workflows und einfache Anwendungen direkt im operativen Kontext ablaufen können, und beinhaltet Virtualisierungsrechte für Windows-Umgebungen, etwa für gemeinsam genutzte Kiosk-PCs.

Sicherheitsvorteile von F3

Der wichtigste technische Unterschied aus Security-Perspektive ist die Einbindung von Enterprise Mobility + Security (EMS) E3 in Microsoft 365 F3. Damit erhalten Unternehmen Zugriff auf Microsoft Intune für Mobile-Application- und Device-Management sowie auf Azure Active Directory Premium-Funktionen wie Conditional Access und Self-Service-Passwortzurücksetzung. Für CISOs ist F3 deshalb attraktiver als F1, weil sich damit Zero-Trust-Strategien, granularer Zugriffsschutz und ein DSGVO-konformes BYOD-Setup deutlich besser umsetzen lassen.

Microsoft 365 F1 vs. F3 - Zuviel und zuwenig für operative Teams

Unternehmen stehen bei der Wahl der richtigen F-Lizenz vor einem Dilemma: F1 ist funktional stark beschnitten, F3 dagegen für viele operative Rollen überdimensioniert und zu teuer – insbesondere nach den angekündigten Preiserhöhungen ab Juli 2026. Während F1 grundlegende Nutzungsszenarien abdeckt, enthält F3 zahlreiche Funktionen, die in Lager-, Filial- oder Produktionsumgebungen kaum benötigt werden.

Sicherheit und Geräteverwaltung

F1 bietet nur rudimentäre Sicherheitsoptionen wie PIN-Schutz in Teams, aber keine umfassende Geräteverwaltung ohne Intune-Integration. Damit lassen sich Unternehmensdaten auf privaten Geräten nur schwer kontrollieren. F3 löst dieses Problem mit zentraler Richtliniensteuerung, App-Trennung und Einschränkung von Datenflüssen. Das ist ein entscheidender Vorteil, den viele Unternehmen jedoch teuer bezahlen.

Teams-Erlebnis und Anwendungsrealität

Beide Lizenzstufen beinhalten Microsoft Teams, unterscheiden sich jedoch im Funktionsumfang. F3 erlaubt das Ansetzen und Moderieren von Meetings sowie den Einsatz erweiterter Besprechungs-Features. F1 bleibt meist auf Teilnahmefunktionen begrenzt, was für Rollen wie Schichtleitungen oder Filialverantwortliche oft nicht ausreichend ist.

Nutzung und Wirtschaftlichkeit

In der Praxis zeigt sich: Die meisten operativen Mitarbeitenden benötigen keine erweiterten Funktionen wie Power Automate oder Outlook-Postfächer. Für sie zählen Schichtinfos, Sicherheitsanweisungen und einfache Kommunikationskanäle. Trotz attraktiver Technik bleibt der Nutzungsgrad gering – viele gebuchte F3-Lizenzen werden nur sporadisch verwendet, was den ROI deutlich senkt.

Strukturelle Herausforderungen

Die kommende Preisanpassung verdeutlicht drei Kernprobleme der F-Lizenzen:

1. Komplexitätsbarriere: Microsoft 365 wurde für Desktop-User entwickelt. Mobile Versionen sind ressourcenintensiv, verlangen stabile Konnektivität und mehrere Login-Schritte – Hindernisse für operative Teams im Alltag.

2. Unnötige Kosten: F3 bündelt zahlreiche PC-Management- und Windows-Funktionen, die in operativen Rollen kaum zum Einsatz kommen. Unternehmen zahlen somit für ungenutzte Features.

3. Geringe Adoption: Die tatsächliche Nutzung liegt deutlich unter dem Niveau klassischer Office-User, wodurch sich die Kosten je aktivem:r Nutzer:in erhöhen und der ROI weiter sinkt.

Flip als spezialisierte Alternative zu Microsoft F1 und F3

Vor diesem Hintergrund gewinnen spezialisierte Frontline-Plattformen an Bedeutung, allen voran Flip als mobile Mitarbeiter-App, die gezielt für operative Teams entwickelt wurde. Flip positioniert sich nicht nur als Ergänzung, sondern bewusst als Ersatz für F1- und F3-Lizenzen im operativen Betrieb, indem es genau dort ansetzt, wo Microsofts generische Suite an Grenzen stößt.​

1. Mobile-First statt Desktop-Erbe

Flip ist von Grund auf als Mobile-First-Lösung konzipiert und orientiert sich bei der Nutzeroberfläche an vertrauten Social-Apps wie Instagram oder WhatsApp. Mitarbeitende finden sich intuitiv zurecht, sodass aufwändige Schulungen – etwa zu SharePoint-Strukturen oder komplexen Teams-Funktionen – entfallen. Unternehmen berichten in diesem Umfeld regelmäßig von Nutzungsraten von 80 bis 90 Prozent bei ihrer operativen Belegschaft, während klassische Collaboration-Tools in vergleichbaren Zielgruppen oft deutlich darunter liegen.​

2. Entkopplung vom Microsoft-Preismechanismus

Der von Reuters beschriebene Preisanstieg macht deutlich, wie abhängig Unternehmen sind, wenn Frontline-Kommunikation an M365-Lizenzen gekoppelt bleibt. Flip verfolgt ein eigenes, transparentes Preismodell, das nicht an die Entwicklungs- und Lizenzkosten klassischer Office- oder Windows-Produkte gebunden ist und damit planbare Kosten ermöglicht. Durch die leichte Architektur der App läuft Flip performant auf älteren Android- und iOS-Geräten und senkt so auch die Hardware-Hürden, die bei ressourcenhungrigen M365-Apps oft auftreten.​

3. Spezifische Features für operatives Arbeiten

Während Microsoft auf generische Produktivitätswerkzeuge setzt, bietet Flip gezielt Features für operative Abläufe. Dazu zählen ein kuratierter Newsfeed, der kritische Informationen priorisiert, tiefe Integrationen in Workforce-Management- und HR-Systeme (z. B. für Schichtpläne und Zeiterfassung) sowie mobile HR-Self-Services. Das alles in einer Frontend-Logik, die auf kleine Bildschirme und kurze Aufmerksamkeitsspannen optimiert ist. Mitarbeitende können Urlaub beantragen, Lohnabrechnungen einsehen oder persönliche Daten aktualisieren, ohne VPN-Zwang oder komplexe Anmeldeketten.​

4. Datensicherheit ohne Hürden

Flip kombiniert DSGVO-konforme, ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur mit einem Sicherheitsmodell, das Unternehmensdaten klar vom privaten Bereich trennt, ohne dass ein vollumfängliches Device-Management auf privaten Endgeräten erzwungen werden muss. Damit ersetzt Flip unsichere Messenger-Gruppen durch einen kontrollierten, verschlüsselten Unternehmenschat, der sich für Nutzer ähnlich anfühlt wie bekannte Social-Apps. Das ist ein entscheidender Akzeptanzfaktor.​

5. Nicht statt, sondern mit Microsoft

Ein Umstieg auf Flip bedeutet nicht, Microsoft 365 vollständig abzulösen. Vielmehr können Unternehmen ein Hybridmodell etablieren: Wissensarbeiter im Office bleiben auf E3/E5, während operative Mitarbeitende mit Flip arbeiten und von teuren F1/F3-Lizenzen entlastet werden. Über Integrationen mit SharePoint, Teams und anderen Systemen lässt sich der Content-Backbone von Microsoft beibehalten, während Flip das nutzerfreundliche mobile Frontend bildet. Das ist ein Ansatz, der die Gesamtarchitektur verschlankt und gleichzeitig die Akzeptanz steigert.​

6. Flips Vorteile gegenüber F1 im mobilen Alltag

Die typischen „Read-Only“-Einschränkungen von F1, etwa beim Bearbeiten von Dokumenten oder beim Zugriff auf Inhalte außerhalb von Teams, fallen in Flip nicht an, da Berechtigungen rollenspezifisch innerhalb der App gesteuert werden. Operative Mitarbeitende können interaktiv teilnehmen, Feedback geben und Aufgaben erledigen, ohne an Lizenzgrenzen zu stoßen. Gleichzeitig ist Flip für BYOD-Szenarien optimiert, verbraucht weniger Speicher und Datenvolumen als viele klassische Enterprise-Apps und funktioniert auch unter eingeschränkten Konnektivitätsbedingungen stabil.​

7. Operative Effizienz und Aufgabensteuerung

Flip bietet ein natives Aufgabenmanagement, das direkt mit Chats und News verknüpft ist: Vorgesetzte können Aufgaben aus Konversationen heraus zuweisen und verfolgen, ohne in separate Tools wechseln zu müssen. Dies reduziert Reibung und beschleunigt Reaktionszeiten in Schicht- und Filialumgebungen. Ergänzend ermöglicht der No-Code-Workflow-Builder „Flip Flows“ das Erstellen interaktiver Prozesse wie Onboarding, Sicherheitschecks oder Umfragen, ohne dass IT- oder Power-Platform-Spezialisten eingebunden werden müssen.​

8. HR-Integrationen, Login und Branding

Mit modularen HR-Mini-Apps stellt Flip mobiloptimierte Oberflächen für Gehaltsabrechnung, Abwesenheitsanträge oder Schichtplanung bereit, die sich deutlich leichter bedienen lassen als klassische Intranet-Seiten auf mobilen Geräten. Funktionen wie biometrischer Login (z. B. Fingerabdruck oder Face ID) beschleunigen den Zugang, während umfassende White-Label-Optionen (Name, Icon, Farben) eine starke Identifikation mit der „eigenen“ Unternehmens-App fördern und damit Engagement und Nutzung spürbar steigern.

9. Transparenz bei Kosten und Lizenzen

Um den Funktionsumfang von Flip mit Microsoft zu replizieren, wären häufig zusätzliche Module wie Viva, Power Platform oder Copilot erforderlich, die gesondert lizenziert werden müssen. Flip bündelt zentrale Kommunikations-, HR- und KI-Features in einem transparenten Preismodell und erleichtert so Budgetplanung und ROI-Betrachtung. Zudem reduziert die Plattform Abhängigkeiten von IT-Abteilungen, weil Kommunikations- und HR-Teams viele Konfigurationen selbstständig vornehmen können, während M365-F1/F3-Umgebungen oft tiefe Azure-AD- und SharePoint-Kenntnisse erfordern.​

10. KI-Fokus: Betrieb statt Office-Dokumente

Während Microsoft Copilot primär auf die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten wie E-Mails und Dokumenten ausgerichtet ist, liegt der Schwerpunkt von Flip Intelligence auf operativen Fragestellungen. Dazu gehören unter anderem die Optimierung von Reichweite und Timing interner Kommunikation, die Unterstützung bei der Beantwortung wiederkehrender Fragen oder die schnelle Bereitstellung von Anleitungen im Arbeitsalltag, ohne separate, hochpreisige KI-Lizenzen. Für operatie Teams bedeutet das: KI-Unterstützung dort, wo sie unmittelbar spürbare Effizienzgewinne bringt.​

Empfehlung: Warum Sie 2026 Microsoft 365 F1 und F3 mit Flip ersetzen sollten

Die ab 2026 wirksame Preiserhöhung für Microsoft 365 markiert für viele Unternehmen einen Wendepunkt. Die jahrelange Standardstrategie „alles bei Microsoft bündeln“ verliert an Attraktivität, wenn Kosten steigen, während die Nutzungsraten im operativen Bereich niedrig bleiben. In diesem Kontext ist Microsoft 365 F1 oft zu stark eingeschränkt, um echten Mehrwert zu stiften, während F3 für den durchschnittlichen operativen Mitarbeitenden zu teuer und zu komplex ist.

Flip bietet einen dritten Weg: Eine operative, KI-native Employee-Experience-Plattform mit Funktionen, die operative Mitarbeitende nachweislich nutzen – zu einem kalkulierbaren Preis und mit einer User Experience, die auf die Realität von stehender, mobiler und schichtbasierter Arbeit zugeschnitten ist. Unternehmen sollten das nächste Vertragsverlängerungsfenster nutzen, um ihre F-SKU-Landschaft kritisch zu prüfen und bei niedriger Adoption oder hoher Frustration einen Flip-Piloten für operative Kommunikation und Kollaboration aufzusetzen. Häufig amortisiert sich der Wechsel bereits durch Einsparungen bei Lizenzen, der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch durch höhere Nutzung und bessere operative Ausrichtung.

Den ursprünglichen Reuters-Bericht zu den steigenden Kosten von Microsoft 365 für Unternehmen und operative Lizenzen finden Sie hier.​