Die beste Intranet-Software 2025: Top 10 Anbieter im direkten Vergleich

Was ist eine Intranet-Software?

Im Kern bietet eine Intranet-Software ein privates, fortlaufend zu aktualisierendes internes Netzwerk für die Unternehmenskommunikation an. Nutzer haben die Möglichkeit, dort asynchron auf Unternehmensnachrichten zuzugreifen. Intranets werden aber auch heute noch eher als klobige, statische Websites wahrgenommen für Top-Down-Unternehmensupdates ohne unmittelbare Relevanz für Mitarbeitende. Klassische Intranet-Lösungen tragen wenig zur Unternehmenskultur bei und vernachlässigen Mitarbeitende, die sich wirklich mit ihren Unternehmen auseinandersetzen und dazu beitragen wollen.

Sind Intranet-Software, Mitarbeiter-App, Employee Experience Plattform, Social Intranet Software und Social Intranet Plattform dasselbe?

Die Geschichte der Intranet-Software beginnt in den frühen 1990ern: Damals griffen Unternehmen erstmals auf interne Netzwerke zurück, die auf Internettechnologien basierten. Ziel war es, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Bereits Mitte der Dekade wurden die ersten einfachen Intranets eingeführt, oft bestehend aus statischen Webseiten für Firmennews und Dokumentenablage.

Mit der Zeit wuchs die Bedeutung des Intranets und der Umfang seiner Funktionen. Moderne Intranets fungieren als zentrale digitale Anlaufstelle im Unternehmen. Sie verbinden Informationen, Tools, Dateien und Kommunikationswege in einer personalisierten, sicheren und nutzerfreundlichen Plattform. Vorteile sind unter anderem:

• eine gesteigerte Produktivität

• bessere Informationsverfügbarkeit

• niedrigere Kosten

• sichere interne Kommunikation

• erhöhte Mitarbeiterbindung

• und eine stärkere Unternehmenskultur.

Unternehmen setzen dabei auch verstärkt auf Künstliche Intelligenz, um Inhalte individuell auszuspielen, relevante Informationen vorherzusagen und Prozesse mithilfe von Automatisierung schneller und effizienter zu gestalten. Mobile Zugänglichkeit und intelligente Analysefunktionen, die Nutzungsverhalten und Trends auswerten, sind ebenfalls zentrale Trends, die von Mitarbeiter-Apps wie Flip bedient werden.

Das Intranet entwickelt sich somit von einer statischen Informationsdatenbank zu einem interaktiven, personalisierten und integrativen Erlebnis für Mitarbeitende, also einer Employee Experience Plattform, Social Intranet Plattform oder einer Social Intranet Software. Das ist ein entscheidender Faktor für die digitale Wettbewerbsfähigkeit moderner Unternehmen bis weit über 2025 hinaus.

Welche Begriffe gibt es noch für Intranet-Software?

Vorgefertigte Intranet-Lösung für die interne Kommunikation

Intern entwickelte Intranet-Lösungen sind sehr aufwendig, kostspielig und umständlich in der Erstellung und Verwaltung. Deshalb greifen Unternehmen für interne Kommunikation und Zusammenarbeit in der Regel auf ein fertiges Softwareprodukt mit vorgefertigten Funktionen zu.

So sind interne IT-Teams geringer belastet und die Funktionalität und schnelle Fehlerbehebung der Intranet-Software liegt beim Anbieter. Alle Tools in unserer Liste fallen unter diesen Oberbegriff der "vorgerfertigen Intranet-Lösungen".

Cloud Intranet-Software

Während die alte Intranet-Software früher in einem riesigen physische Server irgendwo im Hauptquartier lebte, werden die meisten internen Unternehmensnetzwerke heute vollständig auf Cloud-Servern über Plattformen wie Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) oder Google Cloud gehostet.

Diese "Cloud Intranets" sind heute der Standard, wobei aus Datenschutz-Gründen Intranet-Softwares, die in Deutschland gehostet werden und DSGVO-konform sind, natürlich bevorzugt werden.

Enterprise Intranet-Software

Obwohl es sich primär um einen Marketingbegriff handelt, zeichnet ein "Enterprise Intranet" theoretisch seine Fähigkeit aus, die Bedürfnisse von Großunternehmen und globalen Organisationen zu unterstützen und mit einem Unternehmen zu wachsen.

Enterprise Intranets sollten daher hohen Datenverkehr und Inhaltslasten bewältigen, mehrere Geschäftsbereiche bedienen und mit anderen Tools im Tech-Stack eines Unternehmens integrieren können.

Sie sollten auch strenge Datenschutz- und Sicherheitsstandards, Content-Targeting-Features und fein abgestimmte Kontrolle über Zugriffs- und Berechtigungseinstellungen bieten. Viele der unten angebotenen Plattformen erfüllen solche Standards.

Hauptfunktionen einer modernen Intranet-Plattform

Nicht alle Funktionen werden – oder sollten notwendigerweise – in jeder einzelnen Lösung vorhanden sein. Aber generell sollten Sie beim Bewerten von Anbietern folgende Aspekte berücksichtigen:

1. E-Mails waren gestern: Interne Kommunikationsfunktionen

Alle Intranet Lösungen werden einen Großteil ihres Angebots um Funktionen zentrieren, die darauf ausgelegt sind, die interne Kommunikation zu verbessern. Die besten Intranet-Software-Lösungen ermöglichen nicht nur Top-Down-Unternehmenskommunikation, sondern auch Bottom-Up- und Peer-to-Peer-Kommunikation mit einer Kombination von Funktionen wie Newsfeeds, Kanälen oder Communities, Instant Messaging zwischen Teammitgliedern, Gruppenchats, Feedback-Kanälen und mehr.

2. Employee Engagement ist ein Muss dank sozialer Features

Kommunikation allein schafft kein Engagement, daher enthalten die meisten Lösungen auch Features zur Verbesserung der Mitarbeiter-Beteiligung und Vernetzung. Die Bandbreite der Features, die unter diesen Oberbegriff fallen, ist riesig und umfasst alles von Mitarbeiterumfragen, digitalen Ideenboxen, dynamischen Mitarbeiterverzeichnissen, Kommentaren, Reaktionen, GIFs bis hin zur automatischen Übersetzung.

3. Wissensdatenbank für Wissensaustausch

Ob es sich um technisches Wissen oder Unternehmensverfahren handelt, die meisten Unternehmen möchten heute, dass ihr Mitarbeiterportal alle Informationen bereitstellt, die Nutzer für eine effektive Arbeit benötigen. Daher bieten die meisten Intranets einige Wissensmanagement-Features für effizientes Dokumentenmanagement und -austausch.

4. Integrationen mit anderen Tools

Um Mitarbeitetenden Zugriff auf andere im Unternehmen verwendete Lösungen zu bieten (wie HR-Self-Services, Microsoft-Tools, Google Workspace), unterstützen die meisten Anbieter irgendeine Form der Integration zwischen dem Intranet und häufig verwendeten Tools. Aber Vorsicht: Die Benutzererfahrung und Fähigkeiten, die diese Integrationen unterstützen können – und die Arbeit, die mit ihrer Einrichtung verbunden ist – variieren stark zwischen den Anbietern.

5. Aufgabenmanagement und Team-Kollaborationstools

Während die meisten Teams, die sie benötigen, dedizierte Projektmanagement-Systeme haben werden, integrieren die meisten modernen Intranet-Software-Anbieter zumindest leichtgewichtige Projektmanagement-Tools in Form von Aufgabenmanagement-Features. Diese sind normalerweise ergänzt durch Bereiche, in denen spezifische Teams individuelle Projekte oder Ziele diskutieren und daran zusammenarbeiten können.

6. Verlässliche Analytics und Reporting Tools

Datengestützte Einblicke können Unternehmen dabei helfen, die Akzeptanz und Effektivität jeder Lösung zu verfolgen und zu steigern. Intranet-Anbieter sollten daher Analytics- und Reporting-Funktionen anbieten, um Unternehmen dabei zu helfen, die Leistung in Bereichen wie Benutzer-Onboarding, Nutzung, Kommunikationseffektivität, Mitarbeiterengagement und mehr zu verfolgen.

7. Intuitive Benutzeroberfläche und mobile Zugänglichkeit

Während viele Anbieter eine mobile App erwähnen, bieten viele nur "mobile-optimierte" Versionen ihrer Desktop-Lösung. Diese mögen als "mobilfreundlich" beworben werden, fühlen sich aber normalerweise umständlich an, wenn Bildschirm und Tastatur auf 7cm Breite schrumpfen. Die besten Lösungen bieten für Nutzer gerätespezifische Erfahrungen, die durchdacht um die Rolle, Ziele und Umgebung des Benutzers herum gestaltet sind.

8. KI und Automatisierung

Dank des rasanten technologischen Fortschritts und des wachsenden Bedarfs an intelligenteren, effizienteren Kommunikationstools, die ein größeres Volumen an Informationen und Aufgaben bewältigen können, integrieren moderne Intranet-Lösungen zunehmend KI und Automatisierung als Teil ihres Angebots.

Während die potenziellen Anwendungen breit sind, variieren sowohl die Qualität dieser Features als auch ihre Integration mit dem Rest der Lösung erheblich zwischen den Anbietern. Bei weniger reifen Anbietern in diesem Bereich könnte "KI-gestützt" wenig mehr bedeuten als ein kleines, eigenständiges Feature, um einen Prozess effizienter zu machen – wie einen Button zum Zusammenfassen längerer Intranet-Posts.

Andere, wie Flip, integrieren KI und Automatisierung in die Architektur ihrer Lösungen, um andere Features zu ergänzen, vorhandene Ressourcen zu finden und eine breitere Vielfalt von Anwendungsfällen zu ermöglichen.

Was ist die beste Intranet-Software für Unternehmen?

Obwohl unsere obige Feature-Liste als Leitfaden dient, geht es bei der Suche nach der besten Intranet-Software nicht darum, an einer Alles-oder-Nichts-Checkliste festzuhalten.

Ihre Bedürfnisse hängen von mehreren Faktoren ab, einschließlich Ihrer:

• Unternehmensattribute (z.B. Größe, Standort, bediente Branche)

• Belegschaftszusammensetzung (% schreibtischbasierte vs. % operative Mitarbeitende)

• IT-Anforderungen und bestehender Tech-Stack (z.B. ob Sie eine ältere Intranet-Lösung ersetzen, ob Sie Azure für Identitätsmanagement verwenden, etc.)

• Anwendungsfälle und gewünschte Ergebnisse

• Budget und Zeitplan

Um Ihnen zu helfen, haben wir den folgenden Vergleich einiger der beliebtesten Intranet-Software-Lösungen, die derzeit auf dem Markt sind, zusammengestellt.

Die 10 bekanntesten Intranet-Tools

1. Flip

2. Microsoft: SharePoint und Viva Suite

3. Staffbase

4. Blink

5. Workvivo

6. Beekeeper

7. Haiilo

8. Speakap

9. Unily

10. Workplace from Meta (eingestellt)

1. Flip

Flip ist eine KI-gestützte Employee Experience Plattform, die für große Organisationen mit operativen Mitarbeitenden entwickelt wurde. Sie ist besonders beliebt bei Einzelhändlern und Herstellern, mit Kunden wie Bosch, Porsche, McDonald's, der REWE-Gruppe und Rossman.

Die Plattform kombiniert ein KI-gestütztes Intranet, interne Kommunikation, Employee Self-Service Tools und Workflow-Automatisierung in einer einzigen App mit nativen Erfahrungen auf Desktop und Mobil.

Im Kern steht Flip Intelligence – eine eingebaute KI-Suite, die Mitarbeiterfragen beantwortet, Wissen erschließt (sogar aus langen PDFs und Tools von Drittanbietern wie SharePoint) und häufige Prozesse wie Onboarding, Schichtplanung und Problemberichterstattung automatisiert.

Am besten geeignet für...

Großunternehmen mit einem erheblichen Anteil an Frontline-Mitarbeitenden (wie Einzelhändler und Hersteller), die nach einer benutzerfreundlichen, einheitlichen Lösung suchen, um jeden Mitarbeitenden zu erreichen, die interne Kommunikation zu stärken, das Mitarbeiterengagement zu steigern und HR- und operative Workflows zu optimieren.

Es eignet sich auch gut für Unternehmen, die Microsoft-Tools wie SharePoint und Teams für ihre Schreibtisch-Mitarbeiter verwenden, aber Schwierigkeiten haben, ihre gesamte Belegschaft zu erreichen.

Stärken

• Hohe Akzeptanz, sogar bei schwer erreichbaren Frontline-Mitarbeitenden. Das liegt daran, dass es sowohl einfach zu bedienen ist (Social Media-Gefühl, Ein-Klick-Download, native Apps für Desktop und Mobil) als auch Mitarbeitenden direkten Zugriff auf alles gibt, was sie zur Verwaltung ihres Arbeitslebens benötigen.

• Leistungsstarke Kommunikations- und Community-Building-Tools (einschließlich Newsfeed, Kanäle, Live-Streaming, Sprach- und Videoanrufe und mehr) helfen internen Kommunikatoren dabei, Mitarbeitende durch Top-Down-, Bottom-Up- und Peer-to-Peer-Kanäle zu erreichen und zu engagieren.

• Flips Digital Signage Lösung macht es schnell und einfach, wichtige Nachrichten und Informationen sofort auf Bildschirme in Fabriken und Pausenräumen zu übertragen.

Preisgestaltung

• Flip ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu skalieren, von regionalen Pilotprojekten bis hin zu globalen Rollouts. Unser flexibles Preismodell lässt Sie die Features und den Support wählen, die Sie benötigen.

2. Microsoft: SharePoint und die Viva Suite

SharePoint ist Microsofts webbasierte Plattform für Team-Kollaboration und Dokumentenmanagement, die häufig als Grundlage für Microsoft-basierte Intranets verwendet wird, dank ihrer Kompatibilität mit anderen Tools in der Microsoft Suite.

Die Viva Suite hingegen ist Microsofts Version einer "Employee Experience Plattform". Durch verschiedene Module ergänzt sie ein bestehendes Microsoft 365- oder SharePoint-Setup mit Modulen, die Funktionalität bieten, die in anderen modernen Intranet Lösungen zu finden ist.

Am besten geeignet für...

Unternehmen mit unternehmensweiter Einführung von Microsoft Teams und umfangreichen IT-Ressourcen, die nach Kollaborations- und Dokumentenaustausch-Tools für ihre schreibtischbasierte Belegschaft suchen.

Stärken

• Besonders von IT-Profis in großen Unternehmen geschätzt, die bereits die Microsoft Suite verwenden.

• Für Unternehmen mit den für eine effektive Einrichtung erforderlichen Ressourcen ist SharePoint ein flexibles Tool zur Erfüllung der Intranet-Bedürfnisse von Wissensarbeitern.

Schwächen

1. Allgemeine Schwächen von Microsoft beziehen sich auf die Kosten und Ressourcen, die für die Einrichtung und Wartung dieser Intranet Lösung erforderlich sind:

2. Komplexe Einrichtung und Wartung, die umfangreiche IT-Zeit und -Ressourcen erfordert; kann nicht unabhängig von anderen Abteilungen verwaltet werden.

3. Microsofts besondere Schwäche liegt jedoch in seinem singulären Fokus auf Büroarbeiter und macht es besonders ungeeignet für Unternehmen mit operativer Belegschaft.

4. Sicherheitslücken haben schon zu Datenschutzproblemen geführt und die Suche nach SharePoint-Alternativen angeheizt.

3. Staffbase

Staffbase ist eine Employee Communication Plattform, die darauf ausgelegt ist, Mitarbeitende in großen, verteilten Organisationen mit einem zentralen Kommunikations-Hub zu verbinden und zu engagieren.

Am besten geeignet für...

Corporate Communications Teams in großen Organisationen, die sich auf Top-Down-Kommunikation konzentrieren.

Stärken

• Starkes Feature-Set für interne Kommunikationsteams.

• Eingebaute Berichterstattung zur Bewertung der Tool-Nutzung und Post-Impact.

• Option für eine vollständig gebrandete native App.

Preisgestaltung

• Fokussiert auf Top-Down-Kommunikation mit wenigen Features für soziales Engagement.

• Wenige sofort einsatzbereite Funktionen für Frontline- oder mobile Arbeiter.

4. Blink

Blink ist eine mobile-first Employee Communication Plattform, die speziell für Frontline-Worker entwickelt wurde. Sie richtet sich an Unternehmen, in denen viele Mitarbeitende wenig bis keinen Schreibtischzugang haben (z.B. im Einzelhandel, Gesundheitswesen, Logistik).

Am besten geeignet für...

Blink eignet sich hervorragend für kleine und mittlere Unternehmen (SMBs), bietet aber auch skalierbare Lösungen für größere Firmen an. Besonders beliebt ist das Tool dort, wo Geschwindigkeit und niederschwellige Kommunikation gefragt sind. Unterstützung kommt von Social Media-ähnlichen Funktionen, Integrationen, Single Sign-On, Analytics und motivierenden Features wie „Kudos“ zur Mitarbeiteranerkennung.

Stärken

• Sehr hohe Akzeptanz bei Non-Desk-Mitarbeitenden durch mobile-first Design und übersichtliche Benutzerführung.

• Erleichtert den Zugang zu relevanten Arbeitsinformationen und ermöglicht schnelle interne Kommunikation, auch für unterwegs.

• Frontline-freundlich und günstig im Einstieg, mit skalierbaren Enterprise-Optionen für größere Firmen.

Schwächen

• Eingeschränkte Anpassbarkeit für komplexe, großflächige IT-Landschaften.

• Für sehr große Unternehmen mit speziellen Integrationswünschen gibt es womöglich leistungsfähigere Alternativen.

5. Workvivo

Workvivo versteht sich als umfassende Employee Experience Plattform, die auf interne Kommunikation, Community Building und Mitarbeiterengagement fokussiert. Die Plattform kombiniert Social-Intranet-Features mit modernen Tools zur Zusammenarbeit und Belohnung.

Am besten geeignet für...

Workvivo ist auf größere Unternehmen ausgelegt, die ihre Unternehmenskultur stärken und das Engagement sichtbar machen möchten.

Stärken

• Förderung des Zugehörigkeitsgefühls und einer offene Kommunikationskultur.

• Geeignet für Transformation und Wandel in Unternehmen, da die Plattform Mitarbeitende an der Vision und Entwicklung teilhaben lässt.

• Motivierendes Gamification-Konzept, Anerkennungssysteme und Community-Funktionen.

Schwächen

• Umfassende Funktionalitäten bedingen ggf. einen gewissen Einarbeitungsaufwand, insbesondere für Admins und Kommunikationsverantwortliche.

• Weniger spezifische Self-Service-Prozesse für Frontline-Operations als etwa bei Flip.

6. Beekeeper

Beekeeper ist eine ganzheitliche Workforce-Plattform mit starkem Focus auf Frontline Workers. Besonders in den Branchen Fertigung, Logistik oder Hospitality ist die Lösung sehr verbreitet.

Am besten geeignet für...

Zentrale Mitarbeiter-App für Kommunikation, Schichtplanung, Team-Chat, Newsfeed, Umfragen und mobile Workflows.

Stärken

• Sehr gutes mobiles Nutzererlebnis für Teams ohne festen Arbeitsplatz.

• Leistungsfähige Segmentierungs- und Benachrichtigungsfunktionen, mit Echtzeit-News, Push-Benachrichtigungen und Multi-Channel-Infos.

• Workforce Analytics, Peer Recognition, Social Engagement und Automatisierung von Routineaufgaben.

• Integrationen mit Standard-HR-Lösungen und ERP-Systemen.

Schwächen

• Für reine Wissensarbeitsplätze mit dominierender Büroarbeit sind andere Tools wie SharePoint manchmal präferiert.

• Teilweise weniger spezialisiert auf explizite Content-Erstellung im Intranet-Sinne.

7. Haiilo

Haiilo besteht hauptsächlich aus Kommunikations- und Kollaborationstools und ist ein einfaches und intuitives Social Intranet, das darauf ausgelegt ist, Mitarbeiterinklusion und -beteiligung zu fördern.

Am besten geeignet für..

Unternehmen, die nach einer unkomplizierten Plattform ohne Schnickschnack suchen, die beim Aufbau von Community durch bessere Kommunikation hilft.

Stärken

• Einfaches Design und eine Benutzeroberfläche, die sowohl für Administratoren als auch für Endbenutzer intuitiv ist

• Soziale Engagement-Tools

Preisgestaltung

• Starker Kommunikations- und Engagement-Fokus mit wenigen Tools zur Vervollständigung von Admin- oder Optimierung operativer Prozesse.

• Während Haiilo als mobilfreundlich beworben wird, ist es nicht mobile-first.

8. Speakap

Speakap ist eine cloudbasierte Kommunikationsplattform, die sich an größere Organisationen mit dezentralen Teams richtet, z.B. im Handel, in der Gastronomie oder im Gesundheitswesen.

Am besten geeignet für...

Echtzeit-Kommunikation über Newsfeeds, Chat, Foren und gezielte Infoverteilung für verschiedene Standorte oder Abteilungen.

Stärken

• Fokus auf Frontline- und mobile Belegschaften – mobile-first und auch ohne E-Mail-Adresse nutzbar.

• Einfache Bedienung, hohe Sicherheit, schnelle Rollouts und gezielte Zielgruppenansprache.

• Sehr gute Feedback- und Umfragetools für Mitarbeiterbeteiligung und Engagement.

Schwächen

• Funktional etwas weniger tiefgehend für umfangreiche Dokumentenverwaltung oder Content-Creation.

• Weniger relevant für Organisationen, die bereits umfassend mit Microsoft-Lösungen arbeiten.

9. Unily

Unily ist ein multifunktionales, cloudbasiertes Intranet für große Unternehmen. Die Plattform kombiniert leistungsstarke Content Management Tools mit starker Personalisierung und Kollaboration.

Am besten geeignet für...

Instrumente für Anerkennungskultur, Gamification, Learning, Onboarding, Prozesse und HR-Selbstbedienung.

Stärken

• Personalisierung („jede:r sieht das, was wichtig ist“), Multichannel-Fähigkeit und mächtige Content-Governance.

• Integration in bestehende HR- und IT-Landschaften, sicher und skalierbar.

Schwächen

• Umfangreiche Funktionalität kann initial komplex wirken.

• Für kleine Unternehmen oft zu mächtig und lizenzintensiv.

10. Workplace from Meta (eingestellt)

Workplace von Meta (ehemals Facebook) war eine Kollaborations- und Kommunikationsplattform für Unternehmen, die viele Social-Media-Features in den Business-Kontext übertragen wollte.

Meta hat die Einstellung der Plattform zum August 2025 angekündigt. Der Fokus des Konzerns liegt nun auf KI- und Metaverse-Technologien. Für aktuelle Nutzer:innen bedeutet dies eine Umstellung auf alternative Lösungen, idealerweise mit vergleichbaren Kommunikations- und Community-Funktionen.

Und was ist mit Open Source Intranet-Softwares?

Open Source Intranet-Software bietet Unternehmen viele Vorteile: Flexibilität, Kosteneffizienz und Anpassungsfähigkeit. Statt auf teure Anbieter angewiesen zu sein, können Organisationen mit Open-Source-Lösungen ein Mitarbeiterportal schaffen, das genau ihren Anforderungen entspricht. Das Hosting ist meist sowohl auf eigenen Servern als auch in der Cloud möglich.

Zu den führenden Open-Source-Intranet-Plattformen 2025 zählen:

• Liferay: Leistungsstarke, skalierbare Plattform mit Schwerpunkt auf Content-Management, Integration und Sicherheit. Besonders für große Unternehmen geeignet, da sie anpassbar und erweiterbar ist.

• HumHub: Modular, leichtgewichtig und besonders einfach anpassbar. Sozialer Ansatz mit Gruppen, Newsfeeds, Foren – für kleine und mittlere Unternehmen sehr interessant.

• eXo Platform: Starke Social-Network-Komponenten, Dokumentenmanagement sowie Aufgaben- und Kalenderfunktionen, geeignet für Teams, die Wert auf Zusammenarbeit und Wissensaustausch legen.

• Plone und TWiki: Beide setzen auf Wiki-basierte Inhalte und bieten vielseitige Funktionen für Dokumentenablage, Prozesse und Wissensmanagement.

• Nextcloud Hub: Ursprünglich eine File-Sharing-Plattform, die heutzutage mit Kommunikations- und Teamfunktionen zur veritablen Intranet-Lösung ausgebaut werden kann, ideal für datensensible Unternehmen.

• iTribe: Eine auf HumHub basierende Lösung, die „privacy-first“ gedacht ist und wahlweise selbst gehostet oder als Managed Service bezogen werden kann – besonders für Unternehmen, die eine unkomplizierte und datenschutzfreundliche Lösung suchen.

Typische Funktionen moderner Open Source Intranets:

• zentrale Dokumentenablage und Wissensmanagement

• interne Kommunikation und Newsfeeds

• Team- und Projektbereiche

• Kalender, Aufgabenmanagement, Umfragen

• Integration externer Tools und Authentifizierungssysteme

• verschiedene Rollen- und Rechtevergaben zur Datensicherheit.

Die Nachteile von Open Source Intranet-Software-Lösungen

Eine Open Source Intranet-Software bringt einige klare Nachteile mit sich: Unternehmen erhalten meist keinen professionellen Support und müssen sich stattdessen auf die Community oder internes Know-how verlassen. Die Installation, Konfiguration und laufende Wartung sind oft aufwendiger als bei kommerziellen Lösungen und erfordern fundierte IT-Kenntnisse. Zudem sind Unternehmen selbst verantwortlich für Sicherheitsupdates, rechtzeitige Patches und die Einhaltung aktueller Standards – wird das vernachlässigt, drohen Sicherheitslücken. Gerade für kleine Unternehmen kann der technische Aufwand eine Hürde darstellen.

Ein weiteres Risiko ist die unsichere Weiterentwicklung: Einige Open Source Projekte werden plötzlich eingestellt oder kaum noch gepflegt, wodurch langfristig Updates oder Funktionserweiterungen fehlen können. Auch beim Funktionsumfang und der Usability hinken Open Source Lösungen oftmals hinter kommerziellen Alternativen her, spezielle Funktionen müssen häufig individuell entwickelt werden. Es gibt zudem keine oder nur sehr eingeschränkte Haftung und Gewährleistung durch die Entwickler. Wer also Open Source einsetzt, sollte über genügend Ressourcen und technisches Know-how verfügen, um diese Herausforderungen eigenständig zu bewältigen.

Fazit: Neue Intranet-Lösungen für ein neues Zeitalter

Im Jahr 2025 wird in Intranet-Softwares der bisherige Mobile-First-Ansatz zunehmend vom KI-First-Prinzip abgelöst. Künstliche Intelligenz wird zum zentralen Treiber in der Entwicklung moderner Intranets und ermöglicht eine Hyper-Personalisierung: Inhalte, Dashboards und Empfehlungen werden individuell auf Mitarbeitende zugeschnitten, gestützt durch intelligente Analysen und vorausschauende Systeme.

Gleichzeitig verschiebt sich der Fokus weg von der bloßen Informationsverteilung hin zur Schaffung ganzheitlicher Employee Experience Plattformen. Diese begleiten Mitarbeitende über den gesamten Lebenszyklus im Unternehmen und integrieren verstärkt Angebote zur Förderung von Wohlbefinden und mentaler Gesundheit.

Welche Intranet-Software ist 2025 aber die richtige für Sie? Um die richtige Auswahl zu treffen, müssen Sie zuerst die Probleme identifizierten, die Sie zu lösen versuchen. Das hilft Ihnen bei der Eingrenzung der Funktionen für interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

Überprüfen Sie dann jeden Anbieter sorgfältig. Wie gut passen seine Features zu Ihrer speziellen Belegschaft? Können sie das Maß an Unterstützung bieten, das Sie beim Konfigurieren und Starten Ihrer Lösung benötigen? Wird ihr Tool von Unternehmen, die Ihrem ähnlich sind, gut angenommen? Prüfen Sie die Erfahrungen anderer Kunden mit der Mitarbeiter-App Ihrer Wahl.

Die Wahl der richtigen Intranet-Software hängt letztendlich davon ab, Ihre Unternehmensziele mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden in Einklang zu bringen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die aktuellen Anforderungen, sondern auch die zukünftige Skalierbarkeit und Flexibilität der gewählten Lösung.