Wie der Baumarkt-Discounter Sonderpreis mit der KI-Mitarbeiter-App Flip Jahrzehnte an Wissen für 364 Filialen zugänglich macht

Das Ziel war klar: Jede:r im Unternehmen sollte Zugriff auf die relevanten Daten, Informationen und das Wissen haben. Bei der Evaluierung von Lösungen fiel die Entscheidung bewusst gegen reine Microsoft-Tools. Die Gründe: Microsoft-Lizenzen sind für ein Unternehmen mit hunderten kleinen Filialen kaum stemmbar. Die KI-Integration sowie die einfache Administration von Flip überzeugten sofort.

Der Rollout startete mit einer Testphase in ausgewählten Pilotmärkten, bevor Flip schrittweise in allen Filialen ausgerollt wurde. Neuerungen wurden ebenfalls phasenweise eingeführt. Aktuell setzt das Team auf Mini-Schulungen mit erklärenden Videos direkt in der App, um die Adoption weiter zu steigern. Das Projekt wurde intern von Felix Ruttmann (Leiter Technischer Vertrieb), und Marcus Kienel (Geschäftsführer) geleitet.

Was hat die Adoption am meisten gefördert?

Zwei Faktoren stechen heraus: die Integration in bestehende Workflows und die Einfachheit der App. Anfängliche Skepsis gegenüber einem neuen Tool konnte die App durch ihre intuitive Bedienung schnell entkräften – sie sprach praktisch für sich selbst.

Das Franchise-Onboarding wächst aktuell besonders schnell: Innerhalb von nur zwei Wochen stieg die Zahl der Franchise-Mitarbeitenden von rund 120 auf etwa 700. Für neue Nutzer:innen gibt es E-Learning-Module, in denen alle Features und Funktionen erklärt werden.

Flip Flows: Vom anonymen Feedback bis zum Onboarding

Sonderpreis Baumarkt nutzt aktuell vier aktive Flip Flows, die jeweils einen konkreten Prozess digitalisieren und vereinfachen:

• Flow 1: Feedback Mitarbeitende können über die App anonym Feedback geben – eine Möglichkeit, die es vorher so nicht gab. Das Ergebnis: deutlich mehr und ehrlicheres Feedback dank der garantierten Anonymität.

• Flow 2: Verbesserungsvorschläge Ohne Zugriff auf E-Mails senden Mitarbeitende einen Verbesserungsvorschlag, der automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet wird. Vorher mussten Vorschläge über die Führungskraft per E-Mail an ein Sammelpostfach geschickt werden – ohne Rückverfolgbarkeit, wer den Vorschlag tatsächlich eingereicht hatte. Der neue Flow enthält den Namen des Vorschlagenden und ermöglicht eine klare Zuordnung.

• Flow 3: Vorschlag Mitarbeiterzeitung Eine Person oder ein Hobby kann als Thema für die interne Mitarbeiterzeitung vorgeschlagen werden – ein niedrigschwelliger Weg, um die Unternehmenskultur mitzugestalten.

• Flow 4: Onboarding Zentrale Neue Mitarbeitende in der Zentrale werden über einen strukturierten Flow in die räumlichen Gegebenheiten und wichtigsten Themen eingeführt. Vorher wurden solche Informationen – von „Was tun bei Feueralarm?" über „Wie drucke ich?" bis „Wie bestelle ich in der Kantine?" – je nach Abteilung unterschiedlich und teils gar nicht kommuniziert. Der Flow vereinheitlicht das und gibt neuen Kolleg:innen sofort alle Infos an die Hand.

Technischer Hintergrund: Die Flows arbeiten mit Webhooks und Power Automate. Je nach Auswahl im Flow werden unterschiedliche E-Mails an unterschiedliche Empfänger gesendet – inklusive der im Flow eingegebenen Informationen. Das Setup des ersten Flows dauerte ca. 2 Tage.

Mehr über Flip Flows erfahren

Geplant: Intelligente Flows für den Filialalltag

Sonderpreis Baumarkt hat bereits eine Pipeline weiterer Flow-Ideen, die als Nächstes umgesetzt werden sollen:

• Kassendifferenzmeldungen: Ein „Guided Troubleshooting"-Ansatz – der Flow fragt zunächst standardisierte Schritte ab (z. B. „Wurde bereits ein zweites Mal gezählt?"), bevor er bei Bedarf eskaliert. Die Revisionsabteilung wird so entlastet und bekommt nur noch Anrufe, wenn die Differenz wirklich nicht gelöst werden kann.

• Erinnerungen an E-Learning-Kurse

• Inventur-Checklisten mit zeitgesteuerten Erinnerungen

• Schadensmeldungen

Erwarteter Impact: Weniger Anrufe in der Zentralverwaltung für Dinge, die sich eigenständig klären lassen, bessere Inventurergebnisse und insgesamt mehr Sicherheit in den Abläufen.

Der KI-Assistent von Sonderpreis Baumarkt heißt SMILE – kurz für „Sonderpreis Mitarbeiter Informations- und Leistungs-Einheit". Und woher kommt der Name? Die KI wurde selbst befragt und hat ihn vorgeschlagen.

SMILE hat laut Flip die höchste KI-Akzeptanzrate aller Kunden – rund 56 %. Die Mitarbeitenden nutzen ihn im Alltag, um nach Artikelnummern und Bestellvorgängen zu fragen, um Retouren-Abläufe nachzuschlagen oder den:die richtige:n Ansprechpartner:in zu einem Thema zu finden.

Die Vision: SMILE soll zum „Einfallstor für alles" werden – egal welche Frage, SMILE leitet zum richtigen Prozess. Aktuell schätzt das Team, dass es ca. 30 % des Weges zu dieser Vision erreicht hat. Ein großer ausstehender Punkt ist die Integration der Zeiterfassung. Dennoch: Die KI-Trigger bewirken schon jetzt enorm viel.

Sonderpreis Baumarkt beschreibt Flip als „Neustart" für das Frontline-Wissen – weg vom fragmentierten SharePoint, hin zu einer zentralen, durchsuchbaren Wissensdatenbank. Die Datenbank enthält Informationen aus vielen Jahren Unternehmensgeschichte und wird fortlaufend aktualisiert.