SharePoint-Alternative: Die 11 sichersten Software-Lösungen für Unternehmen

Warum ist eine SharePoint-Alternative sinnvoll?

Microsoft SharePoint zählt zu den beliebtesten Kollaborations- und Dokumentenmanagement-Plattformen weltweit. Doch gerade aufgrund der Sicherheitsprobleme (wie im jüngsten Vorfall wieder deutlich wurde), hohen Lizenzkosten, Komplexität bei der Implementierung und eingeschränkten Anpassungsfähigkeit suchen viele Unternehmen nach alternativen Lösungen für eine Intranet-Plattform. Die wichtigsten Anforderungen von Unternehmen an eine Microsoft SharePoint-Alternative sind dabei naheliegend wie schwierig in einer einzigen Lösung zu vereinen:

• Höchste Sicherheit und Datenschutz (DSGVO-Konformität)

• Flexibilität beim Betrieb (Cloud, On-premise, Hybrid)

• Kostenkontrolle und Open-Source-Ansätze

• Einfache Bedienung und Integration

• Unterstützung für mobiles Arbeiten und moderne Teamkommunikation

Im jüngsten Fall sind vor allem lokal betriebene SharePoint-Server laut Presseberichten von einer sogenannten Zero-Day-Lücke mit dem Namen „ToolShell“ betroffen, durch die Angreifer innerhalb weniger Minuten die komplette Kontrolle über die Kollaborations-Software übernehmen können. Bereits über 100 Server wurden alleine in Deutschland kompromittiert – mit potenziell weitreichenden Folgen: Datendiebstahl, Lösegeldforderungen und dauerhafte Hintertüren in den Systemen. Experten und das BSI warnen eindringlich: Unternehmen müssen schnell handeln und Alternativen für Sharepoint in Betracht ziehen. Doch welche Optionen gibt es auf dem Markt, wodurch unterscheiden sie sich, und was sind ihre Vor- und Nachteile?

Worauf bei der Auswahl einer SharePoint-Alternative achten?

Wenn Sie nach einer Microsoft SharePoint-Alternative suchten, sollten Sie auf mehrere zentrale Aspekte achten, die weit über eine reine Funktionsliste hinausgehen und maßgeblich über Nutzbarkeit, Sicherheit und langfristige Kosten entscheiden. Es macht auch Sinn, Bewertungen anderer Nutzer der jeweiligen SharePoint-Alternative heranzuziehen, um zu prüfen, ob Ihr individueller Use Case abgedeckt wird.

Sicherheitsfunktionen:
Eine gute Alternative muss robuste Sicherheitsmechanismen bieten – dazu gehören durchgängige Verschlüsselung (sowohl beim Datentransfer als auch im Ruhezustand), Möglichkeiten für eine granulare Zugriffskontrolle und idealerweise standardmäßig aktivierte 2-Faktor-Authentifizierung (MFA). Gerade im Unternehmensumfeld und bei sensiblen Daten ist zudem die DSGVO-Konformität unabdingbar: Hierzu zählt etwa ein umfassendes Audit- und Berechtigungsmanagement, die Verschlüsselung aller Datenbewegungen (z.B. via HTTPS/SSL) sowie Maßnahmen, um Zugriffe zu protokollieren und abzusichern.

Funktionsumfang:
Wesentliche Funktionen betreffen Kollaboration (z.B. gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Chats, Aufgabenverwaltung), fortschrittliches Dokumentenmanagement (Versionierung, Zugriffsrechte, Suchfunktion), Workflow- und Prozessautomatisierung sowie breite Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Office-Anwendungen und Drittanbieter-Software. Leistungsfähige Alternativen bieten oft auch APIs oder Plugins, um eigene Workflows flexibel zu gestalten und an interne Prozesse anzupassen.

Betriebsmodell:
Entscheiden Sie, ob ein Open-Source-System, eine On-Premise-Lösung (lokal betrieben im eigenen Rechenzentrum) oder ein Cloud-Dienst besser zu Ihren Anforderungen passt. Open-Source-Modelle ermöglichen maximale Flexibilität und Kostenkontrolle und bieten häufig ein aktives Community-Ökosystem, während Cloud-Angebote schnelle Inbetriebnahme und Wartungsarmut erlauben, sich aber teils weniger individuell anpassen lassen und organisatorische Herausforderungen beim Datenschutz bringen können.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit:
Eine SharePoint-Alternative muss sowohl mit kleinen Teams als auch mit großen Unternehmen zuverlässig funktionieren und sich mit wachsendem Datenvolumen und Nutzerzahl mitentwickeln lassen. Dazu zählen flexible Speicheroptionen, Mandantenfähigkeit, granulare Berechtigungsmodelle und eine modulare Architektur, über die Funktionen je nach Bedarf hinzugefügt werden können. Besonders cloudbasierte Alternativen und etablierte Open-Source-Lösungen bieten hier Vorteile.

Support und Community:
Kommerzielle Anbieter sichern schnelle Hilfe im Problemfall zu; Open-Source-Angebote profitieren von einer engagierten Community, anwendergetriebenen Feature-Entwicklung und oft von besonders guter Transparenz bei Updates und Sicherheitslücken. Gerade beim Thema Sicherheit und DSGVO ist zudem ein verlässlicher und aktuell informierter Support-Partner wichtig, um auf etwaige Risiken – wie kürzlich gemeldete Zero-Day-Lücken – rasch reagieren zu können.

Mitarbeiter-App Flip: Die beste und sicherste SharePoint-Alternative?

Gerade nach den jüngsten Sicherheitslücken wird klar: Der Schutz sensibler Unternehmensdaten ist entscheidend. Hier setzt die Mitarbeiter-App Flip gezielt an. Flip ist nicht nur hinsichtlich Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit führend bei den Employee Experience Software-Lösungen, sondern überzeugt vor allem mit seinem klaren Sicherheitskonzept:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Daten und Kommunikationskanäle

• DSGVO-konforme Speicherung ausschließlich in zertifizierten europäischen Rechenzentren

• Zero-Trust-Prinzip: Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf kritische Inhalte

• Regelmäßige Security-Audits und internationale Zertifizierungen

• Intuitives Rechte- und Rollenkonzept für maximale Kontrolle

Mit Flip stellen Sie sicher, dass Angriffe wie jüngst auf Microsoft SharePoint keine Risiken mehr für Ihr Unternehmen darstellen. Flip erfüllt höchste Compliance-Anforderungen und bietet dabei eine moderne, anwenderfreundliche Plattform für alle Belange der Teamkommunikation, Dokumentenmanagement und des Wissensmanagements. Damit ist Flip die konsequent sicherste und innovativste SharePoint-Alternative auf dem Markt. Die Bewertungen auf G2 sprechen für sich.

Doch Flip ist nicht nur eine reine Sharepoint-Alternative zur Dokumentenverwaltung oder eine Kollaborationssoftware mit Chat-Funktion. Während SharePoint sich stark auf Dokumentenmanagement und Intranet-Portalstrukturen ausrichtet, sind einfache Mitarbeitererreichbarkeit und Echtzeit-Kommunikation keine Schwerpunkte der Software. Flip dagegen spricht mit seiner intuitiv bedienbaren, mobilen Mitarbeiter-Plattform sämtliche Mitarbeitergruppen, von der Produktion bis ins Büro, an. Somit ist auch die Einstiegshürde weit niedriger als bei SharePoint, das oft als komplex und überladen empfunden wird. Unternehmen profitieren so von einer höheren Nutzungsrate und besserer Reichweite der internen Kommunikation.

SharePoint-Alternative open source: Maximale Unabhängigkeit und Flexibilität

Open Source-Lösungen gewinnen immer mehr an Bedeutung, insbesondere wegen ihrer Transparenz, niedrigeren Gesamtkosten und der vollständigen Kontrolle über die Daten. Hier sind die besten SharePoint-Alternativen aus dem Open-Source-Bereich:

OpenProject

OpenProject bietet fortschrittliches Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Team-Kollaboration für Unternehmen an. Die Software ist vollständig quelloffen, auf Wunsch auch on-premise installierbar und garantiert höchste Datenhoheit. Besonders beliebt ist die Kombination mit Nextcloud für Dokumentenmanagement.

Vorteile:

• Open Source & DSGVO-konform

• Leistungsstarkes Aufgaben- und Gantt-Management

• Anpassbar und erweiterbar

Nextcloud Hub

Nextcloud ist die marktführende Open-Source-Alternative zu SharePoint für File-Sharing, Teamarbeit und Dokumentenspeicherung – vollständig selbst gehostet oder als Cloud-Lösung verfügbar.

Vorteile:

• Dateiablage, Synchronisation und Online-Office

• Umfangreiche Apps für Kollaboration & Kommunikation

• on-premise-Betrieb möglich

Alfresco Community Edition

Alfresco ist ein bewährtes Open-Source-Enterprise-Content-Management-System, das sich hervorragend für komplexe Dokumentenmanagement-Aufgaben eignet. Es läuft sowohl in der Cloud als auch on-premise.

Vorteile:

• Open Source & erweiterbar

• Mächtig im Dokumentenmanagement

• Flexible Schnittstellen, z.B. für Microsoft Office

ONLYOFFICE Workspace & DocSpace

ONLYOFFICE kombiniert eine Office-Suite mit Collaboration-Tools, Dokumentenmanagement und CRM. Die Open-Source-Version erlaubt lokale Installation und ist ideal für KMU, die Datensouveränität benötigen.

Vorteile:

• Kompatibel mit Office-Formaten

• Kostenlose Starter-Version verfügbar

• Starke Benutzerverwaltung

Liferay DXP (Community Edition)

Liferay ist eine Enterprise-Portal- und Digital-Experience-Platform, mit der umfassende Intranet-Lösungen mit Fokus auf Content, Dokumentenmanagement und Workflows umgesetzt werden können.

SharePoint-Alternative kostenlos: Effiziente Lösungen für jedes Budget

Gerade kleinere Unternehmen und Start-ups profitieren von kostenlosen SharePoint-Alternativen, die dennoch professionelle Funktionen bieten:

SharePoint Alternative on-premise: Kontrolle & Datenschutz im eigenen Haus

Viele deutsche Unternehmen wünschen sich weiterhin einen on premise-Betrieb - insbesondere aus Sicherheits- und Compliance-Gründen.

Top On-Premise Alternativen:

• OpenProject: Umfangreiche Installations- und Betriebsmöglichkeiten für eigene Serve

• Alfresco: Leistungsstarkes ECM, flexibel einsetzbar

• Nextcloud Hub: Vorreiter beim Schutz sensibler Daten im eigenen Rechenzentrum

• ONLYOFFICE Workspace/DocSpace: Kombination aus Office-Apps und Dokumentenablage, lokal installierbar

• Liferay DXP: Mächtige Plattform für Portale, ebenfalls als eigene Instanz betreibbar

• Bitrix24: Unterstützt den lokalen Betrieb inkl. Collaboration, CRM und Management

• Redmine: Open-Source-Projektmanagement, ideal als „leichtgewichtige“ Alternative im On-Premises-Modus

• XWiki: Flexibles Wissensmanagement, on-premise und Open Source

Fazit: Die 11 sichersten SharePoint Alternativen im Überblick

1. Flip

Flip ist die sicherste Alternative zu Sharepoint, weil sie als intuitiv bedienbare Mitarbeiter-App speziell für die sichere, mobile und DSGVO-konforme Kommunikation alle Beschäftigten erreicht – inklusive operativer Mitarbeitende – und gleichzeitig einfache Integration sowie höchste Datenschutzstandards bietet.

2. OpenProject

Wie oben erklärt, besticht OpenProject durch open source, on premise-Fähigkeiten und ein breites Spektrum an Funktionen für modernes Projektmanagement.

3. Nextcloud Hub

Führende Lösung im Bereich Team- und Dateikollaboration, mit großer Community und schnellen Updates. Datentreu und vollständig selbst nutzbar.

4. ONLYOFFICE DocSpace/Workspace

Einfache, DSGVO-konforme Teamarbeit mit bewährten Online-Office-Funktionen – inklusive kostenloser Variante und Open Source-Kern.

5. Alfresco Community Edition

Vor allem für große Unternehmen mit hohen Dokumentations- und Compliance-Anforderungen geeignet als Alternative zu SharePoint.

6. Liferay DXP

Ideal als Alternative zu Sharepoint für Portale, Intranet und komplexe Web-Plattformen – kostenfreie Community-Version für Zusammenarbeit in Teams.

7. Bitrix24

All-in-One-Businessplattform mit eigenem Messenger, CRM und Projektmanagement zur Erleichterung der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten, cloudbasiert oder on premise.

8. Google Workspace

Die Cloud-Lösung schlechthin für Zusammenarbeit in Echtzeit, insbesondere für Teams, die Wert auf Echtzeit-Kollaboration und Integration mit Gmail legen – begrenzte Datensouveränität.

9. Confluence (Atlassian)

Weltweit verbreitetes Wissensmanagement- und Collaboration-Tool, geeignet für die Organisation von Projekten und Prozessen, und den Konkurrenten auf dem Markt in den Bewertungen weit voraus.

10. XWiki

Open-Source-Unternehmenswiki für Wissensmanagement und Zusammenarbeit – on premise-Betrieb für Benutzer möglich.

11. ClickUp

Modernes Cloud-Projektmanagement mit vielseitigen Funktionen, auch als kostenlose Einstiegsvariante für Benutzer als Alternative zu Sharepoint verfügbar.

Ob open source, kostenfrei oder on-premise, es gibt viele SharePoint-Alternativen und die Vorteile gegenüber Microsoft SharePoint sind überzeugend: höhere Sicherheit, mehr Flexibilität, niedrigere Kosten. Die richtige Wahl schützt nicht nur Ihre Daten, sondern steigert im dargelegten Fall von Flip auch gezielt die Produktivität und Teamkultur nachhaltig.

Quellen:
Hier geht es zum Artikel von Check Point über den Hacker-Angriff auf Sharepoint-Server. Hier finden Sie die Warnung des BSI.