Offlinefähigkeit – Warum Sie Ihre interne Kommunikation trotz Mitarbeiter-App ins Aus manövrieren

Bei der Auswahl der passenden Mitarbeiter-App für Ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse haben Sie an alle Funktionen gedacht: Mobile Verfügbarkeit, Chat- und Gruppenfunktion, Newsfeed mit den aktuellen gebündelten Firmennews, Aufgabenverteilung für eine bessere und strukturiertere Zusammenarbeit, unkomplizierter Versand von Daten und Dateien, Einrichtung von Video-Konferenzen, reibungslose Integration in die Unternehmens-IT sowie beliebige Erweiterbarkeit, datensichere Server u.v.m. Aber bietet Ihre digitale Lösung, die Benutzer:innen am Schreibtisch und Beschäftigte ohne Schreibtisch gelichermaßen verbinden soll, die Möglichkeit, auch offline, ohne permanente Internetverbindung auf Inhalte zuzugreifen und Content zu verfassen?

Kein Internet, kein Inhalt

Szenario 1: Industrie 4.0 vs. Kommunikation aus dem Mittelalter

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Betrieb der Produktionsbranche hat sich unter einer Vielzahl an Anbietern für Mitarbeiter-Apps für eine Lösung entschieden, um die interne Kommunikation zu modernisieren. Das neue mobile Tool soll das Intranet sowie die leider immer noch sehr häufig für den schnellen Austausch genutzten und datenschutzrechtlich bedenklichen privaten Messenger-Apps ersetzen und alle Mitarbeiter:innen standortunabhängig erreichen. Stolz verkündet die Unternehmenskommunikation den erfolgreichen Launch der Mitarbeiter-App, Produktionsleiter Herr Müller kann es kaum noch erwarten, endlich alle aus dem Team zu erreichen, Schichten zu organisieren und den gegenseitigen Austausch zu fördern. Doch als er in der Produktionshalle, in der allgemein schlechter Internetempfang herrscht, angekommen ist, sieht er anstelle der umfangreichen App-Funktionen mangels Kontaktes zum Server einen sogenannten „White Screen“, also nichts außer einem weißen Bildschirm, der mangels Fehlermeldungen keine Rückschlüsse auf die Ursache des Problems zulässt.

Zwar sind viele Produktionshallen mit oftmals mehreren WLAN-Netzen ausgestattet, diese sind jedoch den technologisch ausgefeilten, vernetzten Maschinen vorbehalten. Beschäftigte dürfen die Netze nicht verwenden, um Performanceeinbrüche im Betrieb und der Auswertung der Maschinen zu vermeiden. In Zeiten von „Industrie 4.0“ und voll vernetzter Produktionshallen mag dieser Umstand zu Kopfschütteln führen, ist jedoch leider die Realität. Was also tun?

Szenario 2: Supermarkt ohne super Internetempfang

Andere Branche, ähnliche Situation: Ein Handelsunternehmen hatte in der Vergangenheit große Probleme, die Mitarbeiter auf der Verkaufsfläche zu erreichen. Die Kommunikation fand bisher lediglich zwischen der Marktleitung und den Beschäftigten bzw. zwischen der Marktleitung und den Kolleg:innen im Konzern statt. Motiviert und zuversichtlich öffnet die Schichtleiterin Frau Schneider daher die neu eingeführte mobile Mitarbeiter-App. Doch aufgrund schlechter Netzabdeckung ist Frau Schneider offline und kann die App nicht starten. Frustriert deinstalliert sie die App wieder und ärgert sich, dass wieder einmal ein Tool ohne echten Mehrwert eingeführt wurde. Die Informationen, welche Produkte heute pauschal um 10 Prozent im Preis gesenkt werden sollen, muss Frau Schneider daher mal wieder über den privaten Messenger an ihr Team versenden.

Szenario 3: Raus aufs Land

Schauen wir uns noch ein drittes Szenario an, das leider auch immer noch viel zu häufig auftritt: Ein Pflegedienst möchte den Informationsfluss im Team, bestehend aus Mitarbeiter:innen im Büro, Pflegekräften in stationären Einrichtungen sowie mobilen Pfleger:innen, die Patienten zu Hause betreuen, verbessern. Bisher konnten Mitarbeitende, die oftmals über keine eigene Firmen-E-Mail-Adresse verfügen, nur schwierig erreicht und etwa über neue Abläufe und andere interne News informiert werden. Beschäftigte sehen sich daher meist gezwungen, private Messenger-Apps für den schnellen Austausch zwischendurch zu nutzen. Dieser Zustand dürfte jedem Datenschutz-Beauftragten ein Dorn im Auge sein. Der Pflegedienst erhoffte sich daher, die vorhanden Kommunikationsprobleme mit der Einführung einer Mitarbeiter-App zu lösen. Doch als Pflegerin Frau Meier ihre im ländlichen Münchener Umfeld lebende Patientin Frau Werner besuchen und vor Ort ihren digital abliegenden Zeitplan überprüfen möchte, muss sie feststellen, dass sich die App mangels Internetverbindung nicht nutzen lässt. Da sie sich voll auf das mobile digitale Tool verlassen und keinen handschriftlichen Kalender zur Hand hat, muss sie das Büro kontaktieren und sich nach ihren Folgeterminen erkundigen. Frau Meier ist daraufhin frustriert, verärgert und zugleich beschämt, sich derart unprofessionell präsentiert zu haben und besorgt, es könne bei ihrer Vorgesetzten der Eindruck entstehen, sie hätte ihre Termine nicht im Griff.

Warum ist Offlinefähigkeit wichtig

Diese drei skizzierten Szenarien zeigen, dass die Offlinefähigkeit einer Mitarbeiter-App einen der Kernaspekte ausmacht. Zudem sind die fiktiven Situationen keinesfalls aus der Luft gegriffen, im Gegenteil. Etwa 80 Prozent der Arbeitskräfte weltweit sind sogenannte „Deskless“- oder „Non-Desk-Worker“ ohne (festen) Schreibtisch. Bis zu 90 Prozent dieser Gruppe sind auf Handelsflächen, in Produktionshallen oder Krankenhäusern tätig und können meist nur auf eine sehr schlechte bis nicht vorhandene Internetverbindung zurückgreifen. Wenn einzelne Funktionen einer Mitarbeiter-App jedoch aufgrund fehlender bzw. schlechter Internetverbindung nicht nutzbar sind, ist der Mehrwert, der durch die Nutzung einer Mitarbeiter-App eigentlich erreicht werden sollte, gleich null. Klassische Webanwendungen oder auch mobile Apps, die nicht offlinefähig sind, sind daher nicht ausreichend, um angesichts des hohen Anteils an Benutzer:innen ohne Schreibtisch und oftmals ohne permanente Internetverbindung eine funktionierende interne Kommunikation sowie den Austausch von Daten zu gewährleisten.

Benutzer:innen sind offline Zugriff gewöhnt

Mitarbeiter-Apps sollten möglichst intuitiv und simpel in ihrer Nutzung sein. Wenn Benutzer:innen die Apps wie ihre bekannten Social Media Kanäle und Messenger nutzen können, erzielen Sie mit dem Tool eine hohe Nutzungsrate. Jedoch sind Menschen gerade die Offlinefähigkeit von der alltäglichen Nutzung ihrer Apps gewöhnt – WhatsApp, Facebook und Co. erlauben es, durch Daten, die sich im Cache befinden, zu scrollen, Nachrichten zu verfassen und auch offline abzuschicken. Die Nachricht wird dann zwischengespeichert und an den Empfänger zugestellt bzw. werden Inhalte geteilt, sobald der Absender wieder mit dem Server verbunden ist.

Flip ist die einzige offlinefähige Mitarbeiter-App auf dem europäischen Markt.

Flip bietet die einzige europäische Mitarbeiter-App, die vollständig offlinefähig ist. Relevante Inhalte werden automatisch von der App in einem Puffer gespeichert (gecached) und sind daher auch ohne Internetverbindung stets abrufbar. Trotzdem werden Datenschutz im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie hohe Informationssicherheit gewährleistet, da Inhalte verschlüsselt abliegen. Auch birgt das Cachen von Daten keinerlei Sicherheitsrisiko bei Verlust des Endgerätes oder wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, da die Daten nicht auf dem jeweiligen Gerät gespeichert werden.

Mitarbeiter-Apps sind kein Selbstläufer

Unabhängig der Offlinefähigkeit haben Sie durch die Einführung einer Mitarbeiter-App allein noch nicht die interne Kommunikation im Unternehmen revolutioniert. Wie Sie nicht nur Kontakt zu Ihren Mitarbeiter:innen halten und ihnen einen Mehrwert in ihrer täglichen Arbeit bieten, sondern auch die Motivation, Zufriedenheit und Bindung aller im Unternehmen nachhaltig positiv beeinflussen

Wie Sie beispielsweise mit einem strategischen und durchdachten internen Kommunikationskonzept nicht nur Kontakt zu Ihren Mitarbeiter:innen halten und ihnen einen Mehrwert in ihrer täglichen Arbeit bieten, sondern auch die Motivation, Zufriedenheit und Bindung aller im Unternehmen nachhaltig positiv beeinflussen können Sie in unseren Tipps für eine effiziente interne Kommunikation.