HR-Digitalisierung 2025: Wie KI-native Lösungen Aufgaben im Personalwesen vereinfachen

Digitalisierung im HR: Dr. Fabian Winkels zur Automatisierung von HR-Prozessen

Auf der Zukunft Personal Europe 2025 in Köln (9.-11. September 2025) hielt Dr. Fabian Winkels, Director Stragegy und Head of Marketing bei der Flip GmbH, einen viel beachteten Vortrag zum Thema HR-Digitalisierung mit dem Fokus auf der Integration operativer Mitarbeitender durch KI. Der Vortrag (mit Input von Serdar Kayacan, geschäftsführendem Gesellschafter bei REWE) unter dem Titel "HR im Wandel – Wie KI bis 2030 mehr als 50% aller HR-Tickets automatisieren wird" fand im Rahmen des umfangreichen Programms der größten HR-Fachmesse Europas statt.

Die 25. Ausgabe der Messe stand dabei ganz im Zeichen der Künstlichen Intelligenz und ihrer Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Mit über 700 Vorträgen, von denen sich viele mit KI-Anwendungen beschäftigten, zeigte sich deutlich, dass KI zu einem zentralen Bestandteil der HR-Welt geworden ist. Im Gegensatz zu früheren Jahren, als KI noch ein vages Konzept war, präsentierten Anbieter 2025 handfeste KI-Anwendungen, KI-Agenten und konkrete Lösungen für HR-Abteilungen.

Der Vortrag von Dr. Winkels adressierte dabei drei wesentliche Themenbereiche, die für die moderne HR-Digitalisierung von entscheidender Bedeutung sind:

1. Aktuelle Herausforderungen im HR-Bereich: Dr. Winkels beleuchtete die chronische Unterbesetzung von HR-Abteilungen und den hohen Anteil administrativer Tätigkeiten, die strategische Arbeit verhindern. Besonders operative Mitarbeitende – etwa 80% der globalen Belegschaft – sind bisher kaum digital angebunden, was zu erheblichen Effizienzverlusten führt.

2. Erfolgreiche Praxisbeispiele: Am Beispiel der REWE-Gruppe demonstrierte er, wie eine umfassende Mitarbeiter-App operative Angestellte erfolgreich digital einbindet. Die App vereint alle relevanten HR-Services in einer Anwendung und erzielt beeindruckende Nutzungsraten.

3. Zukunftsperspektiven mit KI: Der dritte Teil des Vortrags widmete sich den transformativen Möglichkeiten künstlicher Intelligenz im HR-Bereich. Dr. Winkels prognostizierte eine fundamentale Veränderung der HR-Funktion von administrativen zu strategischen Aufgaben und stellte konkrete KI-Anwendungen vor.

Wir präsentieren Ihnen im Folgenden die Ausführungen von Dr. Fabian Winkels zum Stand der HR-Digitalisierung 2025 und der Zukunft der KI-Tools ausführlich und mit weiterführenden Überlegungen.

Dr. Winkels Präsentation erhalten Sie hier als kostenlosen Download.

Die aktuellen Herausforderungen im HR-Bereich

Die moderne Arbeitswelt stellt HR-Abteilungen vor ein fundamentales Dilemma: Während sie als strategische Partner des Geschäfts agieren sollen, sind sie paradoxerweise in einem Meer administrativer Aufgaben gefangen. Diese Diskrepanz zwischen Anspruch und Realität offenbart sich besonders drastisch bei der Betrachtung operativer Mitarbeitender. Wie Dr. Fabian Winkels in seinem Vortrag eindrucksvoll darlegte, arbeiten über die Hälfte aller HR-Abteilungen chronisch am Limit ihrer Kapazitäten, während gleichzeitig 57% ihrer wertvollen Zeit in administrative Routinearbeit fließt.

Das eigentliche Drama spielt sich jedoch in der operativen Belegschaft ab – jenen 80% der Arbeitskräfte, die das Rückgrat unserer Wirtschaft bilden, aber digital praktisch unsichtbar bleiben. In Supermärkten, Produktionshallen und Servicebetrieben herrscht noch immer eine analoge Realität: Informationen werden über Schwarze Bretter kommuniziert, Schichtpläne per WhatsApp-Foto geteilt und Onboarding erfolgt mit ausgedruckten Formularen. Diese digitale Kluft ist nicht nur ineffizient. Sie ist kostspielig und gefährdet die Zukunftsfähigkeit ganzer Unternehmen. Die Folgen reichen weit über administrative Ineffizienzen hinaus: Mitarbeitende fühlen sich abgehängt, Führungskräfte verlieren den Kontakt zur Basis und strategische HR-Arbeit bleibt auf der Strecke.

Kostenfaktoren fehlender HR-Digitalisierung

Die wahren Kosten nicht-digitalisierter HR-Prozesse manifestieren sich in einem Teufelskreis aus Ineffizienz und Verschwendung, der alle Unternehmensbereiche durchdringt. Dr. Winkels' Analyse zeigt auf, wie sich diese Kostenspirale in sechs kritischen Bereichen entfaltet:

1. Die endlose Flut wiederkehrender HR-Anfragen bindet täglich kostbare Personalressourcen für simple Fragen zu Urlaubsregelungen oder Lohnabrechnungen. Das sind Informationen, die in digitalen Systemen sofort verfügbar wären.

2. Besonders gravierend wirkt sich das manuelle Onboarding aus, das noch immer mit Papierbögen und persönlichen Erklärungen arbeitet, während neue Mitarbeitende bereits vor dem ersten Arbeitstag digital erreicht und eingebunden werden könnten.

3. Die fehlenden Feedback-Kanäle zwischen operativer Ebene und Zentrale schaffen einen gefährlichen Blindflug: HR-Teams in der Zentrale erhalten kaum Rückmeldungen über die tatsächliche Stimmung und Bedürfnisse ihrer größten Mitarbeitergruppe. Diese Informationslücke führt zu falschen strategischen Entscheidungen und verpassten Chancen für Mitarbeiterbindung.

4. Hinzu kommen ineffiziente Urlaubsprozesse, bei denen Führungskräfte wertvolle Zeit für administrative Tätigkeiten aufwenden müssen, anstatt sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

5. Die Compliance-Herausforderungen runden das Bild ab: Pflichtschulungen und wichtige Informationen erreichen operative Angestellte nur schwer, was rechtliche Risiken und zusätzliche Kosten nach sich zieht.

Erfolgreiches Praxisbeispiel: REWE als Vorreiter der HR-Digitalisierung mit Flip

Die Transformation bei REWE verdeutlicht eindrucksvoll, wie die Flip-Technologie eine jahrhundertealte Handelskultur in das digitale Zeitalter führt. Bevor REWE auf die Flip-Lösung setzte, war das Unternehmen geprägt von den typischen Problemen dezentraler Strukturen: Wichtige Informationen versickerten zwischen Zentrale und den über 3.800 Märkten, Mitarbeitende in verschiedenen Schichten erhielten unterschiedliche Informationen und die berühmte "Stille Post" führte zu Missverständnissen und Frustration.

Dr. Winkels hob in seinem Vortrag hervor, wie die Flip-basierte REWE-Mitarbeiter-App diese Herausforderungen systematisch löst. Das Geniale an der Lösung liegt in ihrer ganzheitlichen Herangehensweise: Anstatt separate Apps für verschiedene Funktionen zu entwickeln, integriert Flip alle relevanten HR-Services in einer einzigen, benutzerfreundlichen Anwendung. Von der digitalen Gehaltsabrechnung über Schichtplanung bis hin zur direkten Kommunikation zwischen Kollegen und der Zentrale. All das erfolgt über eine Plattform, die speziell für operative Mitarbeitende konzipiert wurde.

Die Erfolgszahlen sprechen eine deutliche Sprache: 91% regelmäßige Nutzung bei angemeldeten Nutzern und bis zu 150.000 aktive Anwender deutschlandweit zeigen, dass Flip nicht nur ein weiteres HR-Tool ist, sondern eine echte Transformation der Arbeitskultur ermöglicht hat.

Kernbereiche der KI-Anwendungen im HR-Management

Die Integration künstlicher Intelligenz in HR-Prozesse durch Flip repräsentiert einen Paradigmenwechsel von reaktiven zu proaktiven Personalstrategien. Dr. Winkels demonstrierte in seinem Vortrag eindrucksvoll, wie Flips "Ask AI"-Funktion die Zukunft der Mitarbeiterinteraktion vorwegnimmt. Diese KI-gestützte Lösung fungiert als intelligenter Assistent, der nicht nur Fragen beantwortet, sondern komplexe Workflows auslöst und dabei nahtlos mit bestehenden HR-Systemen kommuniziert.

Die Automatisierung administrativer Aufgaben durch Flip geht weit über simple Chatbots hinaus. Das System lernt aus Mitarbeiterinteraktionen, identifiziert wiederkehrende Muster und optimiert kontinuierlich die Benutzerfreundlichkeit. Wenn Mitarbeitende beispielsweise nach Urlaubsrichtlinien fragen, liefert die KI nicht nur die relevanten Informationen, sondern bietet direkt die Möglichkeit, einen Urlaubsantrag zu stellen – alles in einem nahtlosen Workflow, der die traditionellen Systemgrenzen überwindet.

Besonders beeindruckend ist Flips Ansatz zur Predictive Analytics: Das System analysiert Kommunikationsmuster und Nutzungsverhalten, um frühzeitig Trends in der Mitarbeiterzufriedenheit zu erkennen. Diese datengetriebenen Erkenntnisse ermöglichen es HR-Teams, proaktiv auf potenzielle Probleme zu reagieren, bevor sie sich zu kostspieligen Fluktuationsfällen entwickeln. Die KI wird somit zum strategischen Partner, der HR-Verantwortliche dabei unterstützt, aus ihrer reaktiven Rolle herauszutreten und echte Geschäftswerte zu schaffen.

Employee Experience als strategischer Erfolgsfaktor im HR-Bereich

Flip revolutioniert das Verständnis von Employee Experience, indem es die digitale Kluft zwischen verschiedenen Mitarbeitergruppen überbrückt. Die traditionelle HR-Digitalisierung konzentrierte sich lange auf Büroarbeiter mit eigenen E-Mail-Adressen und Laptops. Das war eine Herangehensweise, die 80% der Belegschaft ausschloss. Flips Mobile-First-Architektur erkennt die Realität moderner Arbeitskräfte an: Das private Smartphone wird zum Arbeitsplatz-Gateway, quasi die Einflugschneise, über das alle relevanten Unternehmensinformationen zugänglich werden.

Die Employee Experience durch Flip zeichnet sich durch ihre intuitive Benutzerführung aus, die keine umfangreichen Schulungen erfordert. Mitarbeitende können sich mit derselben Leichtigkeit durch HR-Prozesse navigieren, mit der sie Social Media nutzen. Diese Benutzerzentrierung zeigt sich in jedem Detail: von der WhatsApp-ähnlichen Kommunikationsoberfläche bis hin zu personalisierten Dashboards, die relevante Informationen automatisch priorisieren.

Besonders wertvoll ist Flips Fähigkeit, eine echte Unternehmenskultur auch in dezentralen Strukturen zu schaffen. Mitarbeitende in verschiedenen Standorten können sich direkt austauschen, Feedback geben und an unternehmensweiten Initiativen teilnehmen. Diese digitale Vernetzung schafft ein Zugehörigkeitsgefühl, das traditionelle Kommunikationswege niemals erreichen konnten. Die Employee Experience wird von einer passiven Erfahrung zu einer aktiven Teilhabe am Unternehmenserfolg.

Change Management: Der Schlüssel erfolgreicher HR-Transformation

Flips Erfolg bei REWE und anderen Unternehmen basiert nicht nur auf technologischer Exzellenz, sondern auf einem durchdachten Change Management-Ansatz, der die menschliche Seite der Digitalisierung in den Mittelpunkt stellt. Dr. Winkels betonte in seinem Vortrag, wie entscheidend es ist, Mitarbeitende von Beginn an als Partner der Transformation zu verstehen, nicht als Objekte der Veränderung.

Die Einführung einer Mitarbeiter-App auf privaten Smartphones erfordert besondere Sensibilität für Datenschutz- und Privatsphäre-Bedenken. Flip begegnet diesen Herausforderungen durch absolute Transparenz und Freiwilligkeit. Das Unternehmen arbeitet eng mit Betriebsräten für die Implementierung der Mitarbeiter-App zusammen und stellt sicher, dass die DSGVO-Konformität nicht nur ein rechtliches Erfordernis ist, sondern gelebte Praxis im Umgang mit Mitarbeiterdaten. Diese Vertrauensbasis ist fundamental für die hohen Adoptionsraten, die Flip-Kunden regelmäßig erreichen.

Der Schlüssel liegt in der schrittweisen Implementierung, die Flip perfektioniert hat. Anstatt Mitarbeitende mit einem komplexen System zu überfordern, beginnt die Einführung mit einfachen, sofort erkennbaren Mehrwerten wie digitalen Gehaltsabrechnungen oder Schichtplänen. Sobald die Grundfunktionen akzeptiert sind, erweitert sich das System organisch um Kommunikationsfeatures und erweiterte HR-Services. Diese evolutionäre Herangehensweise minimiert Widerstände und maximiert die Erfolgswahrscheinlichkeit jeder Implementierung.

HR-Lösungen der nächsten Generation: Was liefern KI-Tools?

Flip repräsentiert die Evolution von HR-Software von starren, desktop-orientierten Systemen hin zu flexiblen, mobilen Plattformen, die sich an die Realitäten moderner Arbeitswelten anpassen. Die Lösung überwindet die traditionellen Grenzen zwischen verschiedenen HR-Systemen durch nahtlose Integrationen, die im Hintergrund arbeiten, während Mitarbeitende eine einheitliche, intuitive Benutzeroberfläche erleben.

Die Architektur von Flip basiert auf dem Prinzip der API-first-Entwicklung, wodurch bestehende HR-Systeme nicht ersetzt, sondern intelligent vernetzt werden. Diese Integrationsfähigkeit ist entscheidend für Unternehmen, die bereits in verschiedene HR-Tools investiert haben. Flip fungiert als zentrale Schnittstelle, die komplexe Backend-Systeme für Endnutzer unsichtbar macht und stattdessen eine konsistente, benutzerfreundliche Erfahrung bietet.

Besonders innovativ ist Flips Ansatz zur Workflow-Automatisierung, der menschliche Interaktionen und maschinelle Prozesse intelligent kombiniert. Ein einfacher Urlaubsantrag wird nicht nur digital erfasst, sondern automatisch an die richtigen Genehmigungsinstanzen weitergeleitet, mit Kalendersystemen synchronisiert und bei Bedarf mit Vertretungsregelungen verknüpft. Diese End-to-End-Automatisierung eliminiert die Medienbrüche, die traditionelle HR-Prozesse ineffizient machen.

Fazit: HR-Digitalisierung als Grundbaustein der Zukunft der Arbeit

Flip hat die Vision vollständig digitalisierter HR-Prozesse in greifbare Realität verwandelt, indem es die spezifischen Bedürfnisse operativer Mitarbeitender in den Mittelpunkt stellt. Die Plattform erkennt, dass digitale Transformation mehr bedeutet als die Digitalisierung bestehender Papierprozesse. Es geht um die Neuerfindung der Art, wie Menschen mit ihrem Arbeitsplatz interagieren.

Die Mobile-First-Philosophie von Flip spiegelt die Erkenntnis wider, dass das Smartphone zum primären Kommunikationskanal für die Mehrheit der Arbeitskräfte geworden ist. Anstatt operative Mitarbeitende zu zwingen, sich an desktop-orientierte Systeme anzupassen, bringt Flip die HR-Services dorthin, wo die Menschen bereits sind. Diese Herangehensweise eliminiert Adoption-Barrieren und schafft eine natürliche Benutzererfahrung, die sich nahtlos in den Alltag der Mitarbeitenden integriert.

Die Flip-Plattform zeigt, wie moderne HR-Technologie organisatorische Silos durchbrechen kann. Mitarbeitende verschiedener Standorte, Schichten und Hierarchieebenen können direkt miteinander kommunizieren, Wissen austauschen und zusammen an Projekten arbeiten. Diese Vernetzung schafft eine neue Form der Organisationskultur, die auf direkter Kommunikation und geteiltem Wissen basiert, anstatt auf hierarchischen Informationskaskaden. Das Ergebnis ist eine agilere, responsivere Organisation, die besser auf Marktveränderungen reagieren kann und gleichzeitig eine stärkere Mitarbeiterbindung aufbaut.