Eine App, sieben Länder: Wie Safestore ein Team ohne Grenzen aufgebaut hat

Safestore sah sich zunächst mit der Herausforderung einer fragmentierten Kommunikation konfrontiert, als seine Belegschaft in verschiedenen Regionen wuchs. Um den Überblick über den täglichen Betrieb zu behalten, griffen die Mitarbeiter auf frei verfügbare Messaging-Apps zurück.

Diese schienen zwar praktisch zu sein, führten jedoch zu einer uneinheitlichen Kommunikation, die bald zu einem Risiko wurde. Phil Fryer, IT-Direktor bei Safestore, stellte fest, dass Personalprobleme häufig auf diese Messaging-Apps zurückzuführen waren. Gleichzeitig war kürzlich die DSGVO in Kraft getreten, und das Unternehmen erkannte die Notwendigkeit, die Kommunikation in eine konformere, kontrollierte Umgebung zu verlagern.

Phil und sein Team führten eine Unternehmens-Messaging-Lösung ein, die den Mitarbeitenden einen formelleren, zentralisierten Kanal bot. Sie ersetzte persönliche Apps durch ein überprüfbares System und leistete den Teams in Großbritannien mehrere Jahre lang gute Dienste.

Mit der Zeit zeigten sich jedoch Einschränkungen. Die Plattform war vollständig in Englisch und für den britischen Markt konzipiert. Als Safestore nach Frankreich, in die Niederlande, nach Deutschland und darüber hinaus expandierte, war sie nicht mehr zweckmäßig. Das Tool wirkte veraltet, und Sprachbarrieren begannen, die grenzüberschreitende Kommunikation zu behindern.

Safestore benötigte nun eine Lösung, die nicht nur operativ, sondern auch kulturell und sprachlich skalierbar war. Das Unternehmen suchte nicht einfach nur nach einer weiteren Messaging-App, sondern nach einer Mitarbeiter-Plattform, die seine internationalen Teams vereinen und die lokalen Aktivitäten vom ersten Tag an unterstützen konnte.

Phil und sein Team kehrten auf den Markt zurück und suchten nach einer modernen Lösung, mit der die Mitarbeitenden reibungslos in ihrer eigenen Sprache kommunizieren konnten. Es dauerte nicht lange, bis Flip als klare Wahl identifiziert wurde.

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Flip stach mit seiner integrierten Übersetzungsfunktion wirklich aus der Masse heraus. Jemand in Spanien kann etwas posten, jemand in England liest es und antwortet auf Englisch, und jemand in den Niederlanden sieht alles auf Niederländisch.

Phil Fryer

IT-Director bei Safestore

Diese Funktion machte die Kommunikation wirklich inklusiv. Mit Flip löste Safestore nicht nur ein funktionales Problem. Das Unternehmen ermöglichte eine Kultur der Echtzeit-Verbindung über Grenzen hinweg. Und in einem Unternehmen, in dem die Menschen der entscheidende Wettbewerbsvorteil sind, machte das den Unterschied. Phil fasst es so zusammen: „Sprache ist einfach kein Hindernis mehr.“

Sobald Safestore Flip als die richtige Lösung identifiziert hatte, ging alles sehr schnell. Die Implementierung wurde so konzipiert, dass sie inklusiv und effizient war und die Akzeptanz in allen Regionen sicherstellte. Ein europaweites Projektteam, das sich hauptsächlich aus Personalvertretern aus den einzelnen Ländern zusammensetzte, erarbeitete gemeinsam den Rollout-Plan und stellte die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicher. Dieser kooperative Ansatz war entscheidend für die Bewältigung regionsspezifischer Herausforderungen, wie beispielsweise die Zustimmung der Betriebsräte in Deutschland.

Anstatt Flip als ein von Großbritannien aus gesteuertes Projekt zu positionieren, stellte das Team es als konzernweite Plattform vor, die für die zunehmend internationale Ausrichtung von Safestore entwickelt wurde. Diese veränderte Darstellung trug dazu bei, politische und kulturelle Widerstände abzubauen, insbesondere in nicht englischsprachigen Regionen.

Aus IT-Sicht war die offene API von Flip ein weiterer großer Gewinn. Safestore integrierte sie nahtlos in bestehende Systeme und automatisierte so das Onboarding und Offboarding. Neue Mitarbeiter, die zur Gehaltsliste hinzugefügt wurden, wurden sofort mit den richtigen Kanälen auf Flip eingerichtet, was den manuellen Verwaltungsaufwand reduzierte und ihnen sofortigen Zugriff ermöglichte.

Bei der Umsetzung ging es jedoch nicht nur um Technologie. Phil und sein Team führten auch Strategien zur Förderung der Interaktion ein, um innerhalb der App ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen. Auf der Grundlage der Best-Practice-Empfehlungen des Customer Success Teams von Flip richteten sie Kanäle ein, die nichts mit der Arbeit zu tun hatten, wie Haustiere, Hobbys und Bücher – kleine Details, die dazu beitrugen, die Plattform menschlicher zu gestalten und Verbindungen zwischen den Filialen aufzubauen.

Die Mitarbeiter hatten auch Flexibilität hinsichtlich des Zugriffs auf Flip. Während für Echtzeit-Updates die Nutzung mobiler Geräte empfohlen wurde, blieben Desktop-Computer in den Filialen weiterhin eine Option – wichtig für die Einhaltung von Vorschriften und den Komfort in ganz Europa.

Dank der starken Integration, der kulturellen Sensibilität und der flexiblen Nutzung verlief die Einführung der „My Safestore App“ nicht nur reibungslos, sondern wurde auch weitgehend angenommen. Innerhalb von sechs Wochen war sie an allen wichtigen Standorten live, wobei die frühe Akzeptanz bereits auf einen Erfolg hindeutete.

Heute spielt Flip eine wichtige Rolle in der internen Kommunikation von Safestore. Mit einer Akzeptanz von über 80 % innerhalb der gesamten Unternehmensgruppe und 94 % in Großbritannien ist es zum zentralen Kommunikationsmittel für operative Mitarbeitende in sieben Ländern geworden.

Eine der größten Veränderungen ist die Art und Weise, wie Flip die Unternehmenskultur unterstützt. Der langjährige interne Newsletter von Safestore wurde vollständig durch Flip-Beiträge ersetzt, wodurch die Teams schneller und direkter auf aktuelle Informationen zugreifen können. Monatliche Zusammenfassungen werden mit Links zu wichtigen Inhalten gepinnt, sodass alle auf dem Laufenden bleiben, ohne den Nachrichtenfluss zu verlangsamen.

Auch die Anerkennung ist dynamischer geworden. Von der Würdigung langjähriger Mitarbeiter bis hin zum Teilen von Kundenkomplimenten – Flip ermöglicht es Kollegen über Grenzen hinweg, sich gegenseitig in Echtzeit anzuerkennen und zu unterstützen.

Über das Employee Engagement hinaus hat Flip einen großen Mehrwert für den Betrieb und die IT gebracht. Die App fungiert nun als wichtiges Tool für die Geschäftskontinuität. Wenn ein Geschäft keine Internet- oder Telefonverbindung mehr hat, melden die Mitarbeiter dies über Flip, wodurch sofortige Warnmeldungen an die IT-Abteilung ausgelöst werden. Integrierte Videoanrufe ermöglichen sogar eine Fernfehlerbehebung.

Und das sind noch nicht alle Vorteile. Der IT-Support-Kanal von Flip hat sich zu einem Ort des gegenseitigen Lernens entwickelt, an dem die Filialteams oft schon vor dem Eingreifen des zentralen Teams die technischen Fragen der anderen beantworten.

Für Phil ist eines der deutlichsten Zeichen für den Erfolg von Flip, wie selbstverständlich es angenommen wurde. Es ist nichts Neues mehr. Es ist einfach die Art und Weise, wie Safestore kommuniziert, von der Einbindung neuer Länder wie Italien bis hin zur Unterstützung von Einzelarbeitern in abgelegenen Filialen. Flip bringt die Werte von Safestore wirklich zum Leben.

Die Kollaboration von Safestore mit Flip zeigt, was möglich ist, wenn Kommunikationstools für echte operative Komplexität und eine vielfältige Belegschaft entwickelt werden. Durch die Wahl einer Plattform mit nativer Übersetzung, sicheren Chats und nahtloser Integration hat Safestore fragmentierte Systeme durch eine einzige Informationsquelle für seine mehr als 800 Mitarbeitende in sieben Ländern ersetzt. Von Echtzeit-IT-Support über die Feier von Dienstjubiläen bis hin zur Einarbeitung ganz neuer Teams – Flip ist zu einem vertrauenswürdigen Bestandteil des täglichen Betriebs von Safestore geworden und verbindet nicht nur Prozesse, sondern auch Menschen.