Digitalisierung bei toom: 330 Märkte, eine App von Flip
> 18.000 Beschäftigte deutschlandweit
> 330 Märkte verbunden
94 % Nutzungsrate in der Mitarbeiter-App
Herzstück für das interne Wissensmanagement
„Wir waren davon überzeugt, dass viel Wissen vorhanden ist, aber es nirgendwo gebündelt zu finden war. Und die Kolleg:innen auf der Fläche hatten keine Möglichkeit, darauf zuzugreifen“, erklärt Daria Ezazi die Hintergründe des Projekts „Mitarbeiter-App“. Als Leiterin der Unternehmenskommunikation war sie von Anfang an Teil des Projektteams aus Kommunikation, HR-IT, Organisationsentwicklung und Vertriebskommunikation.
Warum toom eine Mitarbeiter-App überhaupt braucht, zeigt uns einer der Mitarbeiter im Baumarkt. Bernd ist einer der 95 Prozent. Er arbeitet seit Jahren bei toom im Baumarkt und kennt ihn wie seine Westentasche. Aber auch er steht immer wieder vor Herausforderungen: eine davon sind fehlende Regalbretter. Bisher bedeutet das: direkte Kolleg:innen im Baumarkt fragen. Manchmal hatte er Glück und jemand zeigte ihm, wo er die fehlenden Bretter findet. Aber was, wenn niemand die Antwort kannte? Dann ging viel von Bernds Zeit dafür drauf, herumzutelefonieren oder E-Mails zu schreiben. Und am Ende erhielt er trotzdem keine Antwort – oder viel zu spät.
Das war frustrierend und ineffizient. Eine Mitarbeiter-App mit Fokus auf Frontline-Mitarbeiter:innen sollte die Herausforderungen lösen. Besonders wichtig:
- Austausch unter den Mitarbeiter:innen ermöglichen
- Top-Down-Kommunikation an alle Mitarbeiter:innen
- Informationen und Absprünge zu anderen Systemen bereitstellen
Die Lösung hat toom mit Flip gefunden. Mittlerweile nutzen die Mitarbeiter:innen schon seit 2020 die Mitarbeiter-App, die intern die toomunity genannt wird.
Und es hat toom gemacht: Die Details
Diese Aspekte haben den Ausschlag für Flip als Anbieter gegeben:
- Einfache Anbindung an bestehende IT-Systeme
- Unternehmensstruktur in App abbildbar in Form von Channels und (Gruppen-)Chats
- Interaktion in Form von Kommentaren und Reaktionen
- Fokus auf Frontline-Mitarbeiter:innen in den Märkten
"Es gibt eine riesige Transparenz von der Geschäftsführung über die verschiedenen Abteilungen, in die Logistikbereiche bis hin zu den einzelnen Märkten."
René Haßfeld
CEO toom
Antworten auf alle Fragen: die toomunity
Zurück zu Bernd. Fehlende Regalbretter sind mit der toomunity kein Problem mehr. Die Markt-Mitarbeiter:innen helfen sich jetzt selbst. Bernd öffnet die App und stellt seine Frage. Dafür gibt es die Gruppe „Frag toom“ mit allen toom-Mitarbeiter:innen. Innerhalb von Minuten erhält er eine Antwort. Um sie zu lesen, zieht er einfach sein Smartphone aus der Hosentasche. Aber nicht nur dafür nutzt er die App. Auch um Urlaub einzureichen, interne Schulungsvideos anzusehen oder zum Austausch mit Kolleg:innen ist die App der Ausgangspunkt. Und wenn er Ideen hat, wie toom zu einem noch besseren Arbeitgeber werden kann, findet er auch dafür ein Formular in der toomunity.
Prozesse digital denken
Neue Prozesse werden bei toom ebenfalls digital gedacht und mobilfähig gestaltet, weil das eine hohe Relevanz für die Mitarbeiter:innen hat. „Wir überlegen, wie wir neue Prozesse mit der App verbinden können. Sie dient als Ausgangspunkt“, erklärt Daria Ezazi. Aus den Überlegungen ist mittlerweile eine Reihe von Verlinkungen in andere Apps geworden. So ist die toomunity zum Herzstück für das interne Wissensmanagement geworden. Tausende Mitarbeiter:innen finden Antworten auf ihre Fragen, können zu den wichtigsten Tools abspringen und Wissen austauschen. Die digitale Transformation liegt also in den Händen der Mitarbeiter:innen in Form einer intuitiven App.
So wurde die toomunity zum Erfolg
Ein IT-Projekt dieser Größenordnung birgt einige Stolperfallen. Toom begegnete vor allem:
- Skepsis, private Endgeräte für eine dienstbezogene App zu nutzen
- Komplexität beim Anmeldeprozess durch strenge IT-Vorgaben
- Veränderung der Arbeitsweise und der damit verbundene Change-Prozess
Dass die App dennoch zum Erfolg wurde, ist diesen Maßnahmen zu verdanken:
- Sprechstunden für Mitarbeiter:innen, um Fragen zu klären und Mehrwerte zu erkennen
- Workshops und Schulungen, wo auch kritische Fragen Raum fanden
- Enge Zusammenarbeit zwischen der Zentrale und den Märkten
- Change-Manager, der das Projekt und die Mitarbeiter:innen betreute
"Die Mitarbeiter bekommen hier einen geschützten Rahmen, in dem sie sich austauschen und Dinge nachfragen können. So müssen keine privaten Messenger mehr genutzt werden."
Mandy Jäschke
Marktleiterin toom
Das Fazit in Zahlen:
- Vom Erstgespräch auf die Fläche in einem Jahr: Die Einführung ging schnell, trotz Hürden in der internen IT. Seit 2020 ist die App im Einsatz.
- Deutschlandweit verbunden: 330 Märkte und die Zentrale in Köln arbeiten in der App zusammen – und finden Lösungen binnen weniger Minuten
- Erfolgreich installiert: Trotz anfänglicher Skepsis haben mittlerweile 65 Prozent der Mitarbeiter:innen die App installiert
- Hohe Nutzungsraten: Einmal installiert, wird die App geliebt. Die Zahlen zeigen, 94 Prozent der in der App angemeldeten Mitarbeiter:innen nutzen die toomunity regelmäßig
Früher
- Keine Möglichkeit für Feedback vom Markt in die Zentrale
- Nutzung von privaten Messengern
- Papierbasierte Informationsprozesse
Heute
- Vernetzung des gesamten Unternehmens
- Kultureller Wandel in der täglichen Arbeit
- Wissenstransfer zwischen den Märkten
Über toom
Mit mehr als 330 Märkten im Portfolio, 18.000 Beschäftigten und einem Bruttoumsatz von 3,1 Milliarden Euro zählt toom zu den führenden Anbietern der deutschen Baumarktbranche. Das Unternehmen gehört zur REWE Group, einem der führenden Handels- und Touristikkonzerne in Deutschland und Europa. Der Erfolg der toom-Baumärkte basiert auf einem umfassenden Konzept, das Maßstäbe in der gesamten Do-It-Yourself-Branche setzt. Seit 2016 trägt toom das Zertifikat „audit berufundfamilie“.
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