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Beschreibung des Softwaredienstes (27.04.2024)

Die aktuelle Version dieser Beschreibung des Softwaredienstes ist hier zu finden: www.getflip.com/de/legal und kann durch den Anbieter von Zeit zu Zeit nach eigenem Ermessen und ohne vorherige Ankündigung geändert oder aktualisiert werden. Solche Änderungen gelten automatisch, vorausgesetzt, dass die Änderungen keine wesentlichen nachteiligen Auswirkungen auf den Kunden haben.

Es werden abhängig vom gewählten Paket folgende Funktionen ermöglicht:

Login per Username und Passwort
Der Username kann sowohl eine E- Mail-Adresse als auch eine andere Kennung, wie z.B. eine Mitarbeiternummer sein. Jeder User kann sein Passwort über eine Passwort-Zurücksetzen Funktion zurücksetzen, sofern er eine gültige E-Mail-Adresse in seinem Profil hinterlegt hat. Über diese E-Mail-Adresse erhält der User bei Anforderung einen Link zugeschickt, über diesen er sein Passwort zurücksetzen kann.

Beiträge zur Informationsverteilung
In Gruppen können Beiträge mit den anderen Gruppenmitgliedern geteilt werden. Ein Beitrag kann eine Überschrift, einen formatierbaren Beschreibungstext sowie Bild- oder Dateianhänge enthalten. Beiträge können von den jeweiligen Gruppenmitgliedern mit “Gefällt mir” markiert und über die Kommentarfunktion kommentiert werden. Beiträge können außerdem vorgeplant und zum entsprechenden festgelegten Zeitpunkt automatisiert veröffentlicht werden.

Newsfeed mit Beiträgen
Alle Beiträge der Gruppen, in denen sich ein User befindet, werden in dessen Newsfeed chronologisch sortiert angezeigt. Von hier aus kann der User auf die Detailansichten der einzelnen Beiträge mit deren Kommentaren gelangen. Es können je nach Nutzerrechten verschiedene Kanäle abonniert, deabonniert und stumm geschaltet werden. So wird der individualisierte Newsfeed für jeden User ausgespielt.

Aktivitäten
In einer Übersicht werden dem User Interaktionen anderer User (wie z.B. Kommentare, Reactions oder Aufgabenerfüllung) mit den eigenen Inhalten angezeigt sowie mit Inhalten, mit denen der User selbst bereits interagiert hat.

Einzel- und Gruppenchats
Im Chat können die User Chatunterhaltungen mit einzelnen sowie mehreren Nutzern erstellen und führen (Einzelchats und Gruppenchats). Die User können über die Suchfunktion gefunden und anschließend direkt angeschrieben werden. Außerdem können Chats mit Usern direkt über deren Profil geöffnet werden. In Chat können Texte sowie jegliche gängigen Dateiformate miteinander ausgetauscht werden. Bei Bedarf kann das Anhängen von Dateien/Bildern oder die Löschen-Funktion für Nachrichten und Kommentare global deaktiviert werden. Für jeden Gruppenchat existiert mindestens ein Chat-Administrator (initial der Ersteller des Chats). Chat-Administratoren können den jeweiligen Chat inklusive Teilnehmer bearbeiten, die Rollenzuweisung innerhalb des Chats verwalten sowie diesen löschen.

Suche
User können Beiträge und Nachrichten nach Inhalten durchsuchen.

Reactions
Mit den Reactions können Nutzer:innen auf die Beiträge, Kommentare und Nachrichten anderer Personen reagieren. Über eine Vorschau ist einsehbar, welche Personen wie auf die eigenen Inhalte reagiert haben.

Einstellen von Profilinformationen
Die User können ihrem Profil freiwillig ein Profilbild sowie weitere Informationen über z.B. Position, Abteilung, Telefonnummer sowie einen beliebigen Freitext hinzufügen und diese Informationen so den anderen Usern zur Verfügung stellen.

Admin Dashboard für Systemadministratoren
Über ein im Menü für Systemadministratoren aufrufbares Dashboard können alle User und Gruppen verwaltet werden. Hier können User erstellt, bearbeitet und gelöscht sowie deren Passwörter zurückgesetzt werden. Gruppen können inklusive deren Teilnehmer angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Pro Gruppe kann definiert werden, welche Rollen Beiträge erstellen dürfen und ob das Interagieren mit Inhalten oder das Herunterladen von Medien möglich ist.

Menü und Customizing
Über das Menü können besondere Feature Wünsche durch das Verlinken existierender Web-Anwendungen abgebildet werden. Das Menü kann im Admin-Dashboard angepasst werden und bietet die Möglichkeit je nach Usergruppe unterschiedliche Menüpunkte anzuzeigen.

Zeitlich abstellbare Push-Benachrichtigungen
Im Admin-Dashboard können auch Einstellungen vorgenommen werden, die die Zustellung von Push-Benachrichtigungen an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiträumen aussetzt. Nach Ablauf des Zeitraums werden die ausgesetzten Benachrichtigungen in Form einer Zusammenfassung zugestellt.

Offlinefähigkeit
Die App kann auch ohne Internetverbindung geöffnet werden. So können User trotz fehlender Datenverbindung Nachrichten verfassen und absenden sowie durch bereits geladene Inhalte navigieren.

Speicherkapazität pro User
Jeder User hat einen Speicherplatz von 1 Gigabyte für Dateien in der App zur Verfügung.

Mitarbeiter-Verzeichnis
Unter dem Menüpunkt Mitarbeiterverzeichnis kann man eine Übersicht über angelegte User erhalten, nach Personen suchen und diese direkt per Chat kontaktieren.

Analytics-Dashboard
Über das Admin-Dashboard erhalten Systemadministratoren im “Analytics”-Reiter eine Kennzahlen-basierte Übersicht zur globalen Nutzung der App (ohne Personen- und Inhaltsbezug). Die Kennzahlen enthalten Adoptionsraten, User-Engagement, Post-Performance-Analytics und Feature-Usage.

Datei-Manager
Mit dem Datei-Manager kann ein Dateiablage-System erstellt werden. Dieses System ermöglicht es, Dokumente hochzuladen und anzusehen sowie Ordner anzulegen und ist über das Flip-Menü ansteuerbar.

Aufgaben erstellen und verteilen
Unter dem Menüpunkt Aufgaben können Aufgaben erstellt werden, die mit einer Checkbox als erledigt markiert werden können. Der User kann eine Aufgabe sowohl für sich selbst als auch für andere Nutzer in der App einstellen.

Sprachnachrichten
Erstellen einer Sprachnachricht (einschließlich Pausieren und Löschen während der Aufnahme). Abhören einer Sprachnachricht (einschließlich Springen auf der Zeitachse und Einstellen der Geschwindigkeit)

Formular- und Seitenbaukasten
Mit dem Formular- und Seitenbaukasten ist es möglich, flexibel webbasierte Inhaltsseiten zu erstellen und in die Flip-App einzubinden sowie Formulare (z.B. zur Einreichung von Anträgen/Nachweisen) abzubilden.

Newscast
Mit der Newscast-Funktion können Beiträge aus der Flip-App im Rahmen einer Slideshow auf externen Monitoren angezeigt werden. Durch das Abscannen eines QR-Codes gelangen die User:innen dann zum jeweiligen Beitrag in der App.

Kalender
Über den Kalender können Termine für sich sowie andere Personen eingestellt oder sogar ganze Gruppen zu Terminen eingeladen werden. Eigene Termine können bequem in mobil- und Desktop-optimierten Ansichten eingesehen und verwaltet werden.

Mitarbeiterkarte
Mit der Mitarbeiterkarte können Rabattkarten für die Mitarbeitenden/User dargestellt werden, welche via Barcode eingelöst werden können.

Video-Konferenz
Über den Chat können User einen Link zu einer Videokonferenz generieren und mit anderen Usern teilen.

Automatische Übersetzung
Mit der automatischen Übersetzungsfunktion können User sich Beiträge, Kommentare und Chat-Nachrichten in ihre gewünschte Sprache übersetzen lassen.

Umfragen
Mit der Umfragen-Funktion können an Beiträge einfache anonyme Umfragen angehängt werden.

Mandantenfähigkeit
Als White-Label Lösung kann die Oberfläche jeder Flip Instanz mit einem individuellen Design (z.B. im CI-Design) des Kunden angepasst werden. Flip Instanzen sind logisch voneinander getrennt.

Active Directory und andere Verzeichnisdienste können angeschlossen werden
Zur vereinfachten Nutzerverwaltung kann ihr bestehender Verzeichnisdienst auf Anfrage mit Flip verbunden werden, wodurch eine Synchronisierung der Nutzer hergestellt wird.

SSO-Authentifizierung
Eine Authentifizierung ist überdies auch per SSO (Single Sign On) Verfahren möglich. Unterstützte Authentifizierungsprotokolle sind aktuell SAML (Security Assertion Markup Language) und OIDC (OpenID Connect).

Reporting der SLA und Nutzeranalyse
Ein Report über Verfügbarkeit und Nutzung des Softwaredienstes, um z.B. die Einhaltung des SLA (Service Level Agreement) zu überprüfen kann erstellt werden.

Integration von Intranet, HR- und Prozesstools
Es können auf Anfrage verschiedene Intranets, HR- und Prozesstools in die App integriert werden. Diese können entweder per API (Application Programming Interface), Webview oder im Flip-Browser eingebunden werden.

Hosting in der Cloud
Das Hosting der App wird in DSGVO-konformen Rechenzentren stattfinden.

Folgende Mindestanforderungen bestehen für Betriebssysteme und Browser der Endgeräte:

Betriebssysteme

  • Windows: Letzte 3 Hauptversionen
  • Mac OS: Letzte 3 Hauptversionen
  • iOS: Letzte 3 Hauptversionen
  • Android: Letzte 6 Hauptversionen

Browser

  • Chrome Desktop & Mobile: Letzte 3 Hauptversionen
  • Edge Desktop: Letzte 3 Hauptversionen
  • Firefox Desktop: Letzte 3 Hauptversionen
  • Safari Desktop: Letzte 3 Minor-Versionen

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