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Beschreibung des Softwaredienstes (25.07.2023)

Es werden abhängig vom gewählten Paket folgende Funktionen ermöglicht:

Login per Username und Passwort
Der Username kann sowohl eine E- Mail-Adresse als auch eine andere Kennung, wie z.B. eine Mitarbeiternummer sein. Jeder User kann sein Passwort √ľber eine Passwort-Zur√ľcksetzen Funktion zur√ľcksetzen, sofern er eine g√ľltige E-Mail-Adresse in seinem Profil hinterlegt hat. √úber diese E-Mail-Adresse erh√§lt der User bei Anforderung einen Link zugeschickt, √ľber diesen er sein Passwort zur√ľcksetzen kann.

Beiträge zur Informationsverteilung
In Gruppen k√∂nnen Beitr√§ge mit den anderen Gruppenmitgliedern geteilt werden. Ein Beitrag kann eine √úberschrift, einen formatierbaren Beschreibungstext sowie Bild- oder Dateianh√§nge enthalten. Beitr√§ge k√∂nnen von den jeweiligen Gruppenmitgliedern mit ‚ÄúGef√§llt mir‚ÄĚ markiert und √ľber die Kommentarfunktion kommentiert werden. Beitr√§ge k√∂nnen au√üerdem vorgeplant und zum entsprechenden festgelegten Zeitpunkt automatisiert ver√∂ffentlicht werden.

Newsfeed mit Beiträgen
Alle Beitr√§ge der Gruppen, in denen sich ein User befindet, werden in dessen Newsfeed chronologisch sortiert angezeigt. Von hier aus kann der User auf die Detailansichten der einzelnen Beitr√§ge mit deren Kommentaren gelangen. Es k√∂nnen je nach Nutzerrechten verschiedene Kan√§le abonniert, deabonniert und stumm geschaltet werden. So wird der individualisierte Newsfeed f√ľr jeden User ausgespielt.

Aktivitäten
In einer √úbersicht werden dem User Interaktionen anderer User (wie z.B. Kommentare, Reactions oder Aufgabenerf√ľllung) mit den eigenen Inhalten angezeigt sowie mit Inhalten, mit denen der User selbst bereits interagiert hat.

Einzel- und Gruppenchats
Im Chat k√∂nnen die User Chatunterhaltungen mit einzelnen sowie mehreren Nutzern erstellen und f√ľhren (Einzelchats und Gruppenchats). Die User k√∂nnen √ľber die Suchfunktion gefunden und anschlie√üend direkt angeschrieben werden. Au√üerdem k√∂nnen Chats mit Usern direkt √ľber deren Profil ge√∂ffnet werden. In Chat k√∂nnen Texte sowie jegliche g√§ngigen Dateiformate miteinander ausgetauscht werden. Bei Bedarf kann das Anh√§ngen von Dateien/Bildern oder die L√∂schen-Funktion f√ľr Nachrichten und Kommentare global deaktiviert werden. F√ľr jeden Gruppenchat existiert mindestens ein Chat-Administrator (initial der Ersteller des Chats). Chat-Administratoren k√∂nnen den jeweiligen Chat inklusive Teilnehmer bearbeiten, die Rollenzuweisung innerhalb des Chats verwalten sowie diesen l√∂schen.

Suche
User können Beiträge und Nachrichten nach Inhalten durchsuchen.

Reactions
Mit den Reactions können Nutzer:innen auf die Beiträge, Kommentare und Nachrichten anderer Personen reagieren. Über eine Vorschau ist einsehbar, welche Personen wie auf die eigenen Inhalte reagiert haben.

Einstellen von Profilinformationen
Die User k√∂nnen ihrem Profil freiwillig ein Profilbild sowie weitere Informationen √ľber z.B. Position, Abteilung, Telefonnummer sowie einen beliebigen Freitext hinzuf√ľgen und diese Informationen so den anderen Usern zur Verf√ľgung stellen.

Admin Dashboard f√ľr Systemadministratoren
√úber ein im Men√ľ f√ľr Systemadministratoren aufrufbares Dashboard k√∂nnen alle User und Gruppen verwaltet werden. Hier k√∂nnen User erstellt, bearbeitet und gel√∂scht sowie deren Passw√∂rter zur√ľckgesetzt werden. Gruppen k√∂nnen inklusive deren Teilnehmer angelegt, bearbeitet und gel√∂scht werden. Pro Gruppe kann definiert werden, welche Rollen Beitr√§ge erstellen d√ľrfen und ob das Interagieren mit Inhalten oder das Herunterladen von Medien m√∂glich ist.

Men√ľ und Customizing
√úber das Men√ľ k√∂nnen besondere Feature W√ľnsche durch das Verlinken existierender Web-Anwendungen abgebildet werden. Das Men√ľ kann im Admin-Dashboard angepasst werden und bietet die M√∂glichkeit je nach Usergruppe unterschiedliche Men√ľpunkte anzuzeigen.

Zeitlich abstellbare Push-Benachrichtigungen
Im Admin-Dashboard können auch Einstellungen vorgenommen werden, die die Zustellung von Push-Benachrichtigungen an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiträumen aussetzt. Nach Ablauf des Zeitraums werden die ausgesetzten Benachrichtigungen in Form einer Zusammenfassung zugestellt.

Offlinefähigkeit
Die App kann auch ohne Internetverbindung geöffnet werden. So können User trotz fehlender Datenverbindung Nachrichten verfassen und absenden sowie durch bereits geladene Inhalte navigieren.

Speicherkapazität pro User
Jeder User hat einen Speicherplatz von 1 Gigabyte f√ľr Dateien in der App zur Verf√ľgung.

Mitarbeiter-Verzeichnis
Unter dem Men√ľpunkt Mitarbeiterverzeichnis kann man eine √úbersicht √ľber angelegte User erhalten, nach Personen suchen und diese direkt per Chat kontaktieren.

Analytics-Dashboard
√úber das Admin-Dashboard erhalten Systemadministratoren im ‚ÄúAnalytics‚ÄĚ-Reiter eine Kennzahlen-basierte √úbersicht zur globalen Nutzung der App (ohne Personen- und Inhaltsbezug). Die Kennzahlen enthalten Adoptionsraten, User-Engagement, Post-Performance-Analytics und Feature-Usage.

Datei-Manager
Mit dem Datei-Manager kann ein Dateiablage-System erstellt werden. Dieses System erm√∂glicht es, Dokumente hochzuladen und anzusehen sowie Ordner anzulegen und ist √ľber das Flip-Men√ľ ansteuerbar.

Aufgaben erstellen und verteilen
Unter dem Men√ľpunkt Aufgaben k√∂nnen Aufgaben erstellt werden, die mit einer Checkbox als erledigt markiert werden k√∂nnen. Der User kann eine Aufgabe sowohl f√ľr sich selbst als auch f√ľr andere Nutzer in der App einstellen.

Sprachnachrichten
Erstellen einer Sprachnachricht (einschließlich Pausieren und Löschen während der Aufnahme). Abhören einer Sprachnachricht (einschließlich Springen auf der Zeitachse und Einstellen der Geschwindigkeit)

Formular- und Seitenbaukasten
Mit dem Formular- und Seitenbaukasten ist es möglich, flexibel webbasierte Inhaltsseiten zu erstellen und in die Flip-App einzubinden sowie Formulare (z.B. zur Einreichung von Anträgen/Nachweisen) abzubilden.

Newscast
Mit der Newscast-Funktion können Beiträge aus der Flip-App im Rahmen einer Slideshow auf externen Monitoren angezeigt werden. Durch das Abscannen eines QR-Codes gelangen die User:innen dann zum jeweiligen Beitrag in der App.

Kalender
√úber den Kalender k√∂nnen Termine f√ľr sich sowie andere Personen eingestellt oder sogar ganze Gruppen zu Terminen eingeladen werden. Eigene Termine k√∂nnen bequem in mobil- und Desktop-optimierten Ansichten eingesehen und verwaltet werden.

Mitarbeiterkarte
Mit der Mitarbeiterkarte k√∂nnen Rabattkarten f√ľr die Mitarbeitenden/User dargestellt werden, welche via Barcode eingel√∂st werden k√∂nnen.

Video-Konferenz
Über den Chat können User einen Link zu einer Videokonferenz generieren und mit anderen Usern teilen.

Automatische √úbersetzung
Mit der automatischen √úbersetzungsfunktion k√∂nnen User sich Beitr√§ge, Kommentare und Chat-Nachrichten in ihre gew√ľnschte Sprache √ľbersetzen lassen.

Umfragen
Mit der Umfragen-Funktion können an Beiträge einfache anonyme Umfragen angehängt werden.

Mandantenfähigkeit
Als White-Label Lösung kann die Oberfläche jeder Flip Instanz mit einem individuellen Design (z.B. im CI-Design) des Kunden angepasst werden. Flip Instanzen sind logisch voneinander getrennt.

Active Directory und andere Verzeichnisdienste können angeschlossen werden
Zur vereinfachten Nutzerverwaltung kann ihr bestehender Verzeichnisdienst auf Anfrage mit Flip verbunden werden, wodurch eine Synchronisierung der Nutzer hergestellt wird.

SSO-Authentifizierung
Eine Authentifizierung ist √ľberdies auch per SSO (Single Sign On) Verfahren m√∂glich. Unterst√ľtzte Authentifizierungsprotokolle sind aktuell SAML (Security Assertion Markup Language) und OIDC (OpenID Connect).

Reporting der SLA und Nutzeranalyse
Ein Report √ľber Verf√ľgbarkeit und Nutzung des Softwaredienstes, um z.B. die Einhaltung des SLA (Service Level Agreement) zu √ľberpr√ľfen kann erstellt werden.

Integration von Intranet, HR- und Prozesstools
Es können auf Anfrage verschiedene Intranets, HR- und Prozesstools in die App integriert werden. Diese können entweder per API (Application Programming Interface), Webview oder im Flip-Browser eingebunden werden.

Hosting in der Cloud
Das Hosting der App wird in DSGVO-konformen Rechenzentren stattfinden.

Folgende Mindestanforderungen bestehen f√ľr Betriebssysteme und Browser der Endger√§te:

Betriebssysteme

  • Windows: Letzte 3 Hauptversionen
  • Mac OS: Letzte 3 Hauptversionen
  • iOS: Letzte 3 Hauptversionen
  • Android: Letzte 6 Hauptversionen

Browser

  • Chrome Desktop & Mobile: Letzte 3 Hauptversionen
  • Edge Desktop: Letzte 3 Hauptversionen
  • Firefox Desktop: Letzte 3 Hauptversionen
  • Safari Desktop: Letzte 3 Minor-Versionen

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