Beschreibung des Softwaredienstes – Flip Plattform

Es werden abhängig vom gewählten Paket folgende Funktionen ermöglicht:

Die Funktionen der zubuchbaren Zusatzmodule Frontline Identity by Flip, Flip Flows, Flip Fusion und gyde (Flip Learning) sind in gesonderten Beschreibungen des Softwaredienstes geregelt und nicht mehr Gegenstand dieser Anlage.

Login per Username und Passwort. Der Username kann sowohl eine E-Mail-Adresse als auch eine andere Kennung, wie z. B. eine Mitarbeiternummer, sein. Jeder User kann sein Passwort über eine Passwort-Zurücksetzen-Funktion zurücksetzen, sofern er eine gültige E-Mail-Adresse in seinem Profil hinterlegt hat. Über diese E-Mail-Adresse erhält der User bei Anforderung einen Link zugeschickt, über den er sein Passwort zurücksetzen kann.

Beiträge zur Informationsverteilung. In Gruppen können Beiträge mit den anderen Gruppenmitgliedern geteilt werden. Ein Beitrag kann eine Überschrift, einen formatierbaren Beschreibungstext sowie Bild- oder Dateianhänge enthalten. Beiträge können von den jeweiligen Gruppenmitgliedern mit Reactions markiert und über die Kommentarfunktion kommentiert werden. Beiträge können außerdem vorgeplant und zum festgelegten Zeitpunkt automatisiert veröffentlicht werden.

Newsfeed mit Beiträgen. Alle Beiträge der Gruppen, in denen sich ein User befindet, werden in dessen Newsfeed chronologisch sortiert angezeigt. Von hier aus kann der User auf die Detailansichten der einzelnen Beiträge mit deren Kommentaren gelangen. Je nach Nutzerrechten können verschiedene Kanäle abonniert, deabonniert und stummgeschaltet werden. So wird der individualisierte Newsfeed für jeden User ausgespielt.

Aktivitäten. In einer Übersicht werden dem User Interaktionen anderer User (wie z. B. Kommentare, Reactions oder Aufgabenerfüllung) mit den eigenen Inhalten angezeigt sowie mit Inhalten, mit denen der User selbst bereits interagiert hat.

Einzel- und Gruppenchats. Im Chat können die User Chatunterhaltungen mit einzelnen sowie mehreren Nutzern erstellen und führen (Einzelchats und Gruppenchats). Die User können über die Suchfunktion gefunden und anschließend direkt angeschrieben werden. Außerdem können Chats mit Usern direkt über deren Profil geöffnet werden. Im Chat können Texte sowie jegliche gängigen Dateiformate ausgetauscht werden. Bei Bedarf kann das Anhängen von Dateien/Bildern oder die Löschen-Funktion für Nachrichten und Kommentare global deaktiviert werden. Für jeden Gruppenchat existiert mindestens ein Chat-Administrator (initial der Ersteller des Chats). Chat-Administratoren können den jeweiligen Chat inklusive Teilnehmer bearbeiten, die Rollenzuweisung innerhalb des Chats verwalten sowie diesen löschen.

Suche. User können Beiträge und Nachrichten nach Inhalten durchsuchen.

Reactions. Mit den Reactions können User auf die Beiträge, Kommentare und Nachrichten anderer Personen reagieren. Über eine Vorschau ist einsehbar, welche Personen wie auf die eigenen Inhalte reagiert haben.

Einstellen von Profilinformationen. Die User können ihrem Profil freiwillig ein Profilbild sowie weitere Informationen über z. B. Position, Abteilung, Telefonnummer sowie einen beliebigen Freitext hinzufügen und diese Informationen so den anderen Usern zur Verfügung stellen.

Admin Console für Administratoren. Über eine im Menü für Administratoren aufrufbare Console können alle User, Gruppen und die Einstellungen zum System verwaltet werden. Hier können User erstellt, bearbeitet und gelöscht sowie deren Passwörter zurückgesetzt werden. Gruppen können inklusive deren Teilnehmer angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Pro Gruppe kann definiert werden, welche Rollen Beiträge erstellen dürfen und ob das Interagieren mit Inhalten oder das Herunterladen von Medien möglich ist.

Menü und Customizing. Über das Menü können besondere Feature-Wünsche durch das Verlinken existierender Web-Anwendungen abgebildet werden. Das Menü kann in der Admin-Console angepasst werden und bietet die Möglichkeit, je nach Usergruppe unterschiedliche Menüpunkte anzuzeigen.

Zeitlich abstellbare Push-Benachrichtigungen. In der Admin-Console können auch Einstellungen vorgenommen werden, die die Zustellung von Push-Benachrichtigungen an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiträumen aussetzen. Nach Ablauf des Zeitraums werden die ausgesetzten Benachrichtigungen in Form einer Zusammenfassung zugestellt.

Offlinefähigkeit. Die App kann auch ohne Internetverbindung geöffnet werden. So können User trotz fehlender Datenverbindung Nachrichten verfassen und absenden sowie durch bereits geladene Inhalte navigieren.

Speicherkapazität pro User. Jeder User hat einen Speicherplatz von 1 Gigabyte für Dateien in der App zur Verfügung.

Mitarbeiter-Verzeichnis. Unter dem Menüpunkt Mitarbeiterverzeichnis kann eine Übersicht über angelegte User aufgerufen, nach Personen gesucht und diese direkt per Chat kontaktiert werden.

Analytics-Console. Über die Admin-Console erhalten Administratoren im „Analytics“-Reiter eine kennzahlenbasierte Übersicht zur globalen Nutzung der App (ohne Personen- und Inhaltsbezug). Die Kennzahlen enthalten Adoptionsraten, User-Engagement, Post-Performance-Analytics und Feature-Usage.

Aufgaben erstellen und verteilen. Unter dem Menüpunkt Aufgaben können Aufgaben erstellt werden, die mit einer Checkbox als erledigt markiert werden können. Der User kann eine Aufgabe sowohl für sich selbst als auch für andere Nutzer in der App einstellen.

Sprachnachrichten. Erstellen einer Sprachnachricht (einschließlich Pausieren und Löschen während der Aufnahme) sowie Abhören einer Sprachnachricht (einschließlich Springen auf der Zeitachse und Einstellen der Geschwindigkeit).

Formular- und Seitenbaukasten. Mit dem Formular- und Seitenbaukasten ist es möglich, flexibel webbasierte Inhaltsseiten zu erstellen und in die Flip-App einzubinden sowie Formulare (z. B. zur Einreichung von Anträgen/Nachweisen) abzubilden.

Newscast. Mit der Newscast-Funktion können Beiträge aus der Flip-App im Rahmen einer Slideshow auf externen Monitoren angezeigt werden. Durch das Abscannen eines QR-Codes gelangen die User dann zum jeweiligen Beitrag in der App.

Kalender. Über den Kalender können Termine für sich sowie andere Personen eingestellt oder ganze Gruppen zu Terminen eingeladen werden. Eigene Termine können bequem in mobil- und Desktop-optimierten Ansichten eingesehen und verwaltet werden.

Mitarbeiterkarte. Mit der Mitarbeiterkarte kann eine Rabattkarte für die Mitarbeitenden/User dargestellt werden, welche via Barcode eingelöst werden kann.

Video-Konferenz. Über den Chat können User einen Link zu einer Videokonferenz generieren und mit anderen Usern teilen.

Automatische Übersetzung. Mit der automatischen Übersetzungsfunktion können User sich Beiträge, Kommentare und Chat-Nachrichten in eine unterstützte Sprache übersetzen lassen.

Umfragen. Mit der Umfragen-Funktion können an Beiträge einfache anonyme Umfragen angehängt werden.

Mandantenfähigkeit. Als White-Label-Lösung kann die Oberfläche jeder Flip-Instanz mit einem individuellen Design (z. B. im CI-Design) des Kunden angepasst werden. Flip-Instanzen sind logisch voneinander getrennt.

Reporting der SLA und Nutzeranalyse. Ein Report über Verfügbarkeit und Nutzung des Softwaredienstes, z. B. zur Überprüfung der Einhaltung des SLA (Service Level Agreement), kann erstellt werden.

Integration von Intranet, HR- und Prozesstools. Es können auf Anfrage verschiedene Intranets, HR- und Prozesstools in die App integriert werden. Diese können entweder per API (Application Programming Interface), als Webview oder im Flip-Browser eingebunden werden.

Hosting in der Cloud. Das Hosting der App erfolgt in DSGVO-konformen Rechenzentren.

Branded App. Wenn Sie sich für „Branded App“ entschieden haben, müssen Sie Flip Zugriff auf Ihre iOS-App-Store- und Google-Play-Kontodaten geben, damit Flip Ihre Flip-Anwendung als verwaltete App veröffentlichen und pflegen kann. Sollten Sie nicht in der Lage sein, diese Daten zur Verfügung zu stellen, wird Flip Ihnen die Flip-Anwendung zur Verfügung stellen, damit Sie sie selbst als nicht verwaltete App veröffentlichen und verwalten können. Wenn Sie sich für eine nicht verwaltete App entscheiden, leistet Flip Support nur für die aktuelle und die zwei vorherigen Versionen der Flip-App.

Ask AI. KI-Assistent, der Mitarbeitende im Arbeitsalltag unterstützt. Durch die Nutzung interner Unternehmensinhalte wie Richtlinien und Handbücher liefert er genaue und quellbasierte Antworten, was die Informationssuche beschleunigt. Die Antworten sind stets an die Zugriffsrechte der User angepasst, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Wissensdatenbank. Die Wissensdatenbank dient als personalisiertes Intranet oder Wiki für die alltägliche Arbeit. Sie zentralisiert internes Know-how, wie z. B. Standardarbeitsanweisungen oder Personalrichtlinien, und macht diese über die Flip-App leicht zugänglich.

Redaktionskalender. Mit dem Redaktionskalender erhalten Administratoren eine zentrale Wochenansicht für die Verwaltung aller geplanten Inhalte. Jeder geplante Beitrag wird als Karte dargestellt und zeigt auf einen Blick den Titel, den Kanal, den Autor und den Veröffentlichungszeitpunkt. Neue Beiträge können direkt im Kalender erstellt sowie bestehende Beiträge bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden.

Hashtags. User können in ihren Beiträgen Hashtags verwenden. Dadurch können Inhalte nach Themen kategorisiert und leichter über die Suchfunktion gefunden werden.

Live-Streaming. Mithilfe der Live-Streaming-Funktion können User Live-Videoübertragungen direkt über die App veranstalten. Zuschauer können über das Senden von Kommentaren oder Reaktionen interagieren. Die Live-Streaming- sowie die Sprach- und Videofunktion werden über einen Unterauftragsverarbeiter erbracht, der in Anlage 3 der AVV ausgewiesen ist und personenbezogene Daten auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet; die Übermittlung richtet sich nach Ziff. 3.3 und Ziff. 10 der AVV. Der Kunde kann die Funktionen auf Wunsch deaktivieren lassen; ohne Aktivierung findet über sie keine Verarbeitung statt. Sprachnachrichten sind hiervon nicht erfasst; sie werden durch den Anbieter selbst innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

HR-Integrationen (HR Mini Apps). Die App kann auf Anfrage mit bestehenden HR- und Prozesstools integriert werden. So können Mitarbeiter über die Flip-App auf personalisierte HR-Services zugreifen, wie z. B. das Einsehen von Lohnabrechnungen, die Beantragung von Urlaubstagen oder die mobile Zeiterfassung.

Aufbewahrung und Export

Die Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Datenkategorien ergeben sich aus der nachfolgenden Übersicht. Als konfigurierbar gekennzeichnete Fristen kann der Kunde innerhalb der vorgesehenen Grenzen selbst einstellen. Kundeninhalte können in den angegebenen Formaten und über die angegebenen Wege exportiert werden. Im Übrigen richtet sich die Löschung nach Vertragsende nach dem Hauptvertrag und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Für die vorstehend als „Kein Selbstbedienungsexport“ gekennzeichneten Datenkategorien stellt der Anbieter die Kundeninhalte auf Anfrage des Kunden über den Support in einem gängigen elektronischen Format bereit. Die Angaben in der Spalte „Export“ betreffen die während der Vertragslaufzeit verfügbaren Exportfunktionen; die Rechte des Kunden nach dem Hauptvertrag (Wechselunterstützung) und nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bleiben unberührt.

Für die als „Kein Export“ gekennzeichneten Datenkategorien besteht keine Exportfunktion; enthalten sie Kundeninhalte im Sinne der Ziff. 1 der AGB, stellt der Anbieter diese auf Anforderung über den Support in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit. Ziff. 9.5 der AGB sowie die Rechte des Kunden nach Ziff. 16.2 der AGB (Wechselunterstützung) bleiben unberührt.

Die Offsite-Sicherung (30 Tage) erfolgt bei einem Unterauftragsverarbeiter gemäß Anlage 3 der AVV mit Verarbeitung innerhalb der EU. Gelöschte Inhalte werden für die Dauer des Vertrages vorgehalten, soweit eine Wiederherstellungsfunktion besteht. Eine Löschung im Produktivsystem wird automatisch in Suchindizes, Caches und abgeleitete Daten übernommen; eine bestimmte Propagationsfrist wird nicht zugesagt. Sicherungskopien werden nicht verändert, sondern im regulären Rotationszyklus innerhalb der vorstehend ausgewiesenen Fristen überschrieben; bis zur Überschreibung sind sie gegen wahlfreien Zugriff gesperrt.

Systemvoraussetzungen

Für Betriebssysteme und Browser der Endgeräte gelten folgende Mindestanforderungen:

Betriebssysteme

• Windows: letzte 3 Hauptversionen

• macOS: letzte 3 Hauptversionen

• iOS: letzte 3 Hauptversionen

• Android: letzte 6 Hauptversionen

• Flip App: iOS letzte 2 Hauptversionen, Android letzte 2 Hauptversionen

Browser

• Chrome Desktop & Mobile: letzte 3 Hauptversionen

• Edge Desktop: letzte 3 Hauptversionen

• Firefox Desktop: letzte 3 Hauptversionen

• Safari Desktop: letzte 3 Minor-Versionen

Rechtlicher Rahmen

Diese Beschreibung des Softwaredienstes beschreibt die Beschaffenheit des Softwaredienstes Flip-Plattform. Welche Funktionen im Einzelfall geschuldet sind, ergibt sich aus dem Angebot in Verbindung mit dem Hauptvertrag. Die geschuldete Servicequalität und -verfügbarkeit richtet sich nach dem Service-Level-Agreement der Flip-Plattform. Die aktuelle Version dieser Beschreibung des Softwaredienstes ist unter https://www.getflip.com/de/legal/softwarebeschreibung/ abrufbar. Der Anbieter kann den Dienst im Rahmen der vertraglichen Regelungen weiterentwickeln.